אתה פותח את הדוא"ל הראשון שלך בבוקר ויש 30 הודעות שלא נקראו. לחלופין, התמודדת סוף סוף עם תיבת הדואר הנכנס שלך וממש לפני שאתה עומד לצאת מהודעת דוא"ל אחת נוספת. או מה דעתך על תרחיש זה: אתה נאבק לתעדף בין המשימות האחרות שלך למספר הודעות המסומנות בכוכב.
השאלה הראשונה שצצה לראשך בכל אחד מהמצבים האלה היא האם עלי לפתוח את זה?
די קל להחליט, נכון?
אבל אז, המחשבה השנייה שיש לך היא האם אני צריך להגיב על זה עכשיו?
זה קשה, ולמען האמת, אתה האדם היחיד שיודע את התשובה. כך שלמרות שאני כנראה לא מוסמך לומר לך בדיוק מתי עליך לחזור למישהו, אני יכול לעזור לך לצמצם את האפשרויות שלך.
הם אומרים כך
די פשוט, אבל אם מישהו לוקח את הזמן לומר "בבקשה תחזור אלי היום" או "אשמח לדעת את המחשבות שלך עד היום אחר הצהריים" או "תן לי לדעת מה אתה חושב לפני פגישת שלוש אחר הצהריים" או " אני צריך את זה בהקדם האפשרי, "הם מתכוונים לזה.
זה חל גם על כל תאריך יעד שמישהו נותן לך - כלומר אם הם קובעים תאריך לתגובה שלך, עליך להגיע אליהם עד אז (או, אם אתה מרגיש פרודוקטיבי יתר על המידה, לפני כן).
זה ממישהו חשוב באמת
אם אתה עובד עם לקוחות תובעניים או מנהלים בעלי פרופיל גבוה, ואתה יודע שתגובה מאוחרת תפגע במוניטין שלך (או בחברה שלך), להגיב באותו יום זו תמיד השיחה הנכונה.
זה עניין דחוף
נושאים צצים, מועדים נדחקים, הבוסים זקוקים לדברים ברגע האחרון - אם זה נראה דחוף או עדיפות גבוהה, או שזה משפיע על משהו שאתה עובד עליו כרגע, כנראה שווה את תשומת ליבך המיידית.
העיתוי אינו נכון
השעה 17:00, ומישהו בדיוק חזר אליך. בטח, אתה יכול להגיב מיד ושם, אבל רוב הסיכויים שהם עומדים לעזוב את המשרד ליום זה - וזה ילך לאיבוד בתוך ים ההודעות שהם יקבלו מחר.
אם אתה יודע שהאדם לא יגיב היום, זה בסדר לדחוף אותו לאחור.
אתה זקוק לזמן כדי להשפיע על זה
מישהו שאל אותך שאלה קשה, או שהם רוצים משהו שאתה צריך לבדוק עם הבוס שלך, או שהמילים שלהם תופסות אותך או יעוררו רגשות. תן לעצמך את היום הנוסף לחשוב על זה, להירגע ולעצב את תגובתך - תרגיש טוב יותר ששלחת את התגובה המקצועית, גם אם זה דרש זמן רב יותר.
זה דורש יותר מאשר רק תגובה
אולי לא נדרש מכם רק תגובה, אלא דורש קלט של אנשים מרובים. לחלופין, עליך לשלוח אליהם גיליון אלקטרוני או טיוטת מצגת שהושלמו. תמיד עדיף לקחת יותר זמן לאסוף את החומרים שלך ולכסות את כל הבסיסים שלך מאשר לשלוח תגובה אפויה למחצה לבקשה אפויה במלואה.
זה יראה לך טוב
סופרת המוזה שרה מק'קורד מציגה פעמיים שתרשימו טוב יותר אם תחכה להגיב להודעת דוא"ל. הראשונה היא כשמישהו מבקש רעיונות חדשים - כל עוד זה לא דחוף, הם מבקשים מכם להיות מהורהרים, כך שההמתנה נותנת את הרושם שאתם בעצם מנסים להמציא דברים מעולים.
השני הוא אם מישהו כותב לך הודעה ארוכה - זה ייראה גס רוח אם רק תשלח דוא"ל מהיר למשפט אחד בחזרה, אז תן לעצמך קצת מרחב לבוא עם תשובה יסודית לא פחות.
אתה לא זמין (והם יודעים זאת)
לבסוף, אם אתה בחופשה, או מטייל, או חולה, או סובל מאף סיבה כלשהי - ואתה מתקשר זאת בדרך כלשהי (באמצעות הודעת OOO או מפה לאוזן בין-משרדית) - האדם אינו מצפה לתגובה מיידית.
יצירת התגובה האידיאלית היא קשה דיה, אז השתמש בגיליון הרמאות הזה כדי להבין את הזמן הנכון להעביר אותה, ואתה בטוח לשמור על קשרים מהממים.
עם כל זה נאמר, אתה עלול להרגיש רע לא להגיב מייד. במקרה כזה, קח את עצתו של מומחה הקריירה שרה מק'קורד והגבי את התגובה הזו:
בדרך זו, כולם יודעים שקיבלת את ההודעה והיא נמצאת ברדאר שלך.
