15 כללים של צ'אט ברשת עם עמיתים לעבודה - המוזה

אה, רפוי! הכלי הפופולרי יותר ויותר (יחד עם HipChat ו- Google Chat) מתיימר להגביר את שיתוף הפעולה ולהפחית דוא"ל במשרדים. למרות שזה יכול להיות נכון, זה יכול להיות גם מצב תקשורת יתר-מהסיכוי, בלתי הולם, ואני שומע וקורא יותר ויותר רטוטים על האופן בו צוותים אינם יעילים כמו שהם צריכים להיות.

אני מאמין שרוב הנושאים הללו נובעים מהעובדה שעדיין לא נקבעו והופנמו קבוצה חדשה של נורמות חברתיות בכדי להפיק את המרב מכלי התקשורת החדשים והמדהימים האלה. אז ברוח כללי הדוא"ל, הטלפון והפגישה שלי, הנה 15 כללי תקשורת דיגיטליים שאפשר לחיות עליהם:

קל לשוחח בצ'אט בשאלה - למעשה, קל מדי. אז לפני שתעשה זאת, וודא שאתה לא סתם מתעצל ונמנע ממציאת התשובה בעצמך. בפעם הבאה שאתה רוצה לשאול את עמיתך "שאלה מהירה במיוחד", שאל את עצמך את שתי השאלות הבאות: האם אוכל לגוגל זאת? האם אוכל למצוא זאת בכונן הפנימי או במסמכים שלנו?
אם מישהו לא מקוון או משתמש בסטטוס "אל תפריע", התייחס אליו כאל דלת משרד סגורה. שלח הודעה לעמיתים שלך רק אם זה סוג הנושא שאתה מנסה למשרד שלהם, כי זה למעשה מה שאתה עושה. עם זאת, כשאתה לא רוצה להפריע לך, עשה את זה ברור לעיתים קרובות ככל האפשר על ידי כניסה או הפעלת DND.
לא צריך תגובה היום? אז תמיד עליך לשלוח דוא"ל במקום צ'אט. פירושו של צ'ט פירושו "אני זקוק לזה עכשיו." צריך את התגובה היום, אבל צריך גם את זה בכיסוי אדמה רב? אם יתברר יותר מחמש דקות כדי להבין זאת, עליך תמיד לבחור באימייל. זה נותן לקולגה שלך באדיבות להחליט מתי להפריע לעבודתו או להתמודד עם סוגייתך.
דע שכשאתה אומר "יש לך רגע?" (או כל גרסא שלה), אתה באמת אומר "אני הולך לפנות את הזמן שלך ברגע זה." מכיוון שהתשובה שתקבל כמעט תמיד היא בדרך כלל "כן "מה קורה?" והמציאות היא שהאדם כנראה היה באמצע משהו אחר. במקום זאת, נסה, "כשיש לך דקה, אשמח להקפיץ ממך משהו. לא למהר! "
בדומה לאימיילים וטקסטים, ניתן לאמוד את הטון באמצעות צ'אט. לכן, תמיד תנו לאנשים את התועלת מהספק וקבלו כוונות טובות. חושבים שהם מטריפים או סרקסטיים? קרא מחדש את ההודעה לעצמך בטון נעים ובחיוך כבדיקת בטן. מצד שני, אם אתה חושש שההודעה שלך עלולה להתפרש לא נכון, זרוק GIF או אמוג'י בכדי להבהיר את כוונותיך.
בדיוק כמו שהתשובה לכל החברה כולה היא הגרועה ביותר , שליחת צ'אט שרלוונטי רק לקומץ אנשים ל- 50 עמיתים הוא דבר מעורר חרדה. לכן, כשאתה מתלבט במי לולאה, לולאה בהתחלה.
אם זו הודעה שאתה רוצה שהצוות שלך יוכל לחזור אליה, השתמש בדוא"ל. היוצא מן הכלל כאן הוא אם החברה שלך משתמשת באופן קבוע בצ'אטים המוצמדים וכולם יודעים להשתמש בתכונה ההיא והיכן לחפש מידע מפתח.
השתמש בכלים ותוספים כדי להפוך את הצ'אט לחכם יותר. לשאול "האם כולם חופשיים לארוחת צהריים צוותית ביום חמישי?", פותח שדרת שיטפונות של תשובות ובחזרה לאחור. תוסף קלפי פשוט כמו Simple Poll מטפל בזה היטב ומפחית את כל הרעש הזה להודעה בודדת:

תמיד יש שיחות ניואנסות או קשות באופן אישי. לחלופין, אם זה לא אפשרי, עשה זאת באמצעות טלפון או וידאו צ'אט - זה כולל מתן משוב בונה, משא ומתן וסקירת פרויקטים.
למדו כיצד לקרוא בין השורות בשיחה. מכיוון שפטפטים כל כך כלאחר ידיים מקל על הנושא, זה קורה הרבה. (וזה בסדר! הפסקות טובות!) אבל אם שמתם לב שאתם שולטים בשיחה או מספקים 75% מתגובות ה- GIF, זה כנראה אומר שזה לא הזמן הטוב ביותר עבור האדם האחר.
אל תניח אף פעם שמישהו ראה את ההודעה החשובה שלך בצ'אט קבוצתי. אם זה משהו שאתה 100% רוצה שמישהו (או כולם) יראו, שלח דוא"ל במקום זאת.
אם אתה משוחח עם קבוצה ואז הוא הופך לשיירה של אחד על אחד שכל הערוץ לא צריך להיות פרטי (או לא צריך להיות), העביר את הדיון מחדש. אפילו אם זה לא סודי, לרוב עדיף שהשיחות הללו יהיו מחוץ לקבוצה.
אלא אם כן המשרד עולה באש, נסה לקחת דקה לומר "היי, מה שלומך?" למישהו לפני שהוא מתחיל לשיחה. זה יגרום לכל מה שתגיד לעבור הרבה יותר חלק.
אם שיחה אינה מצריכה ישירות את הקלט שלך, אל תרגיש לחוץ לפנות אותך אם אתה עסוק. ובאותה פתק, אם אתה עסוק, אל תסיח את דעתך על ידי ביצוע כל שיחה יחידה.
לבסוף, האחרון הזה אינו באמת כלל, אלא רק תזכורת. אפילו אם הבוס שלך לא ישתתף בצ'אטים קבוצתיים מטופשים, הוא או היא עדיין יכולים להתבונן. ואם אתם נאבקים להשלים משימות בזמן, הוא או היא לא יתרגשו לראות עד כמה אתם פעילים. אז, כיף, תעריך שאתה עובד בחברה שמכירה GIF טוב, אבל גם תעשה את העבודה שלך.