אתה יודע שאתה צריך לחזור למישהו בהקדם האפשרי כאשר הוא או היא שולחים דוא"ל שכותרתו "דחוף". אתה יכול לדמיין את האדם האחר בוהה במסך שלו, מבטל את הבהוב או מרענן את תיבת הדואר הנכנס שלו, מכיוון שהוא מחכה לך המספרים הסופיים, האישור, הקדימה, התשובה או השלבים הבאים.
אבל האם ידעת שזו לא הפעם היחידה שאתה צריך לתעדף בחזרה בחזרה? זה נכון: אם אתה נותן להודעה לשבת כמה ימים באחד התרחישים הבאים, אתה מסתכן להיראות לא רגיש או לא מקצועי.
זה מאזן קשה בוודאות, מכיוון שבכל מקרה אתה רוצה לומר את הדבר הנכון. אך חשוב להקדיש זמן להשיב.
1. כשצבצתם לפני
האם אתה מכיר להציב דוא"ל לניהול הדואר הנכנס שלך? כפי שמסביר מייסד שותף ומנכ"ל המשנה למילואים, אלכס קוואולוקוס:
שלח קצר "תודה שחשבת עליי - אני מחודש בערך החודש אבל אם תושיט יד, אשמח לעזור בכל זאת שאוכל." אנשים רבים לעולם לא יעברו מעקב - לא בגלל שהם שכחו או בגלל שהם כבר לא זקוקים לזמנך ועצותיך - כך שתוכל להיות סמוך ובטוח שהאנשים שעוקבים אחריהם הם אלה הזקוקים ביותר לעזרתך.
בעוד שאסטרטגיה זו תחסוך מכם לענות לכל האנשים שאינם מגיעים אליהם, אך הסחר הוא שאם מישהו עושה כפי שאתם מבקשים - ממתין זמן רב לאחר מכן, ואז אתם באמת חייבים לה לשלוח תגובה. היא מכבדת על ידי יצירת קשר איתך במועד מאוחר יותר, ולכן אתה רוצה להראות לה את אותה אדיבות.
כמובן שאתה עדיין יכול להיות עסוק מכדי לעזור (וזה בסדר). אבל אסור היה להיות עסוק מדי בכדי לשלוח תשובה מועילה - גם אם זה נותן תשובה קצרה, מכוון אותה כלפי מישהו אחר או מתן קישור למשאב - ותוך 24 שעות אם אפשר. בנוסף, הרכבת תשובה אמיתית חוסכת מכם להתחיל שרשרת דוא"ל "אחזור אליכם בהמשך" בלתי נגמרת, שתיראה כמובילה את האדם האחר הלאה.
2. כשסיפרת לך משהו אישי
אנשים רבים מתקשים לחלוק מידע אישי עם עמיתיהם לעבודה. לכן, אם מישהו לוקח את הזמן כדי לשתף אתכם בחדשות מציקות באמצעות אימיילים, תמיד יש צורך לבצע חזרה בחזרה.
זה לא חייב להיות תשובה ממושכת, וזה בסדר אם אתה לא בטוח במאה אחוז בדבר הנכון לומר. אתה יכול כמעט תמיד להוביל עם "אני כל כך מצטער לשמוע …" ואז, להתייחס למחשבה אל כל פריט הפעולה שהיה בדוא"ל (בהנחה שהיה כזה, שיש בדרך כלל) עם משהו כמו "בבקשה קח את הזמן שלך …" או "אל תהסס להגיע אליך כשאתה חוזר."
ואם יש נושא הרגיש זמן המחייב אותך לבקש משהו מוחשי, קח כמה דקות כדי להבין את השאלה הכי מינימלית לפני שאתה מגיב.
לדוגמה, כך תוכל להגיב לעובד לעבודה שאומר לך שהוא לא יוכל לסיים את מצגת הלוח שתגיע השבוע בגלל מוות במשפחה:
גם כשאין לך את המילים הנכונות המדויקות - ואף אחד לא עושה - תשובה מגלה במהירות שאכפת לך. זה גורם לדאגה שלך להרגיש אמיתית יותר, ומבהיר שלא חלף על פני חדשות אלה או הוספת אותה לרשימה כמו בכל הודעה אחרת.
כן, כולנו נלחמים במאבק הטוב בכדי להגיע לאפס תיבת הדואר הנכנס; ואני מבין לחלוטין את הדחף לרצות לדחות את המייל הקשה הזה מכיוון שתוכל לענות על 10 הודעות בסיסיות באותה פרק זמן. אבל לא כדאי לגרום למישהו אחר להרגיש לא חשוב - או להסתכן במוניטין שלך כאדם מתחשב. אז קח את הזמן להשיב להודעה באחת מהקטגוריות האלה: אתה לא היחיד שישמח שעשית.
