כולם תמיד מחפשים דרך להקל על העבודה. ולא חסרים טיפים, טריקים ופריצות המיועדות לעזור למטרה זו.
אבל זה שעובד בשבילי יום יום ויום הוא אוטומציה של משימות חוזרות. הרעיון שעומד מאחורי ביצוע זה הוא שיחסוך את האנרגיה הנפשית שלך לפרויקטים שדורשים חשיבה עמוקה ומיקוד.
אתה בטח חושב, זה נשמע נהדר, אבל איך אני עושה את זה?
כל שעליך לעשות הוא לבנות גיליון לרמות.
הגיליון הקל והשימושי ביותר מכיל פריטים שאתה מעתיק ומדביק בדרך כלל. לא משנה באיזה ענף אתה נמצא. אם אתה משתמש במחשב לצורך עבודתך, כנראה שיש כמה דברים שאתה צריך לחפש אותם באופן קבוע לפני שתוכל להשלים משימה.
מבחינתי, מדובר במספר שורות שונות של קוד HTML שאני זקוק לעיתים קרובות להעלאת מאמרים ל- Muse.
בתנוחות עבר היו לי כמה גיליונות חסכוני זמן ושמירת מיקוד מוכנים: אחד עבור נוסחאות גיליון אלקטרוני של Excel, אחר עבור כותרות תזכיר, והפופולרי ביותר, מסמך עם מספרי טלפון והוראות התחברות למחשבים חדשים עובדים. במקום להתמודד שוב עם הטרחה של לחפש את מספר הטלפון של משרד הכספים , הייתי יכול פשוט לפנות אל המסמך המהימן שלי, להעתיק ולהדביק את מה שהייתי צריך ולשלוח את הדוא"ל מבלי לאבד קיטור.
אז איך בדיוק מתחילים?
שלב 1: שימו לב למה שאתם מוצאים את עצמכם מכתבים מחדש או מחפשים שוב ושוב
אולי אתה שולח המון הודעות דוא"ל זהות או מנוסחות באופן דומה כל יום. אם אתה כותב מאפס כל פעם מחדש, אתה מבזבז כוח מוח יקר (וזמן). כפי שתוכלו לראות בדוגמה שלמעלה, החברים שלי תמיד שואלים אותי איך לעלות למוזה - עכשיו יש לי תגובה מהירה מוכנה.
"גיליון הרמאות" שלך יכול להיות מורכב מכמה תבניות דוא"ל המוכנות לשימוש חוזר, תלוי מי הנמען. (ואם אתה משתמש ב- Gmail, בוודאי עיין בתגובות משומרות - זהו מחליף משחק.)
שלב 2: בחר דרך לאחסן את המידע שלך
אין דרך אחת לעשות זאת - השתמש בתוכנית שהכי הגיונית עבורך. פירוש הדבר יכול להיות מסמך Word, מסמך של גוגל, רשומת פנקס רשימות, או אפילו דוא"ל טיוטה המאוחסנים בתיקיה עם הערות. לא משנה מה תבחרו, הדבר החשוב הוא שתוכלו להפנות אליו בקלות.
שלב 3: השקיעו 20 דקות במילוי המסמך שלכם עם אותם פריטים משלב ראשון
מה שזה לא יהיה (מיילים, נוסחאות אקסל, או אולי מספרי טלפון), שווה קצת מאמץ להקליד אותו למסמך פעם אחת ואז פשוט יהיה לגישה קלה לשימוש חוזר בעתיד. אני יודע בשבילי, זו הייתה הקלה עצומה (וחסכתי כנראה שעות) פשוט להסתכל על הפתק בשולחן העבודה שלי כדי להעתיק ולהדביק את הנוסחאות של אקסל שמצאתי את עצמי מחפשת מספר פעמים ביום.
ואתה יכול אפילו לשמור על בית הספר הישן הזה אם אתה מעדיף זאת. קח את מנהלת המשרד הישנה שלי: היא השלימה את הצג שלה עם תווים דביקים צבעוניים שונים שעזרו לה להתייחס במהירות לקודי מצב ולראשי תיבות שהם היו זקוקים להם מדי יום.
כל מערכת שתעדיף - פתק במחברת הדיגיטלית שלך, מסמך Word או אפילו פתק דביק - תמצא משהו שעובד עבורך. ובעוד אני יודע שלפעמים זה יכול להיות קשה להכות על הפסקה ברשימת המטלות המטורפת שלך כדי לעבוד על משהו שמרגיש מייגע ברגע זה, זה גרזן עבודה שיחסוך לך שעות בתור. אתה יכול לעשות את זה בזמן שייקח לך לתפוס קפה לאורך הרחוב.
אז למה אתה מחכה? זה אחד הדברים הקלים ביותר שאתה יכול לעשות כדי להגדיל את התפוקה היומית שלך.
