דוא"ל. זו גם נוחות משמעותית וגם הסחת דעת בלתי פוסקת. אבל, בלי קשר לאיך שתרגיש עם זה ברגע הנוכחי, דבר אחד בטוח - זה הכרח בלתי נמנע. רוב הסיכויים שלא תוכלו להגיע ליום עבודה בלי לחבר דוא"ל (בסדר, כנראה הרבה יותר מאחד).
ואם אתה רוצה להיות מקצועי ולקבל את נקודתך באופן ברור, זה יעיל, וזה לא גורם לעמיתים שלך לרצות להניח את הראש על שולחנותיהם מתוך תסכול טהור? ובכן, ישנם כמה כללי נימוס שונים שתרצו לדאוג לשמור על העליונות.
"כן כן כן. שמעתי את כל אלה מיליון פעם בעבר, "סביר להניח שאתה חושב. אבל, למרות כמה פעמים הוקצו נקודות אלו הביתה, אני מוכן להתערב שעשית עדיין פוקס-פס משותף לפחות פעם אחת בשבוע האחרון - אולי אפילו ביום.
למותר לציין, אני חושב שכולנו יכולים להשתמש ברענון מדי פעם. הנה רשימה שימושית שתעזור לך לפרט את כל כללי נימוסי הדואר האלקטרוני שאתה נשבע שאתה מכיר - ובכל זאת לא מצליחים ליישם בפועל.
הבסיס
כשאתם בונים בית, אתם מתחילים עם המרתף. לכן, לפני שנצלול לחלקים הספציפיים בדוא"ל שלך, בואו נסתכל על היסודות.
גם אם אתה מתעלם או שוכח כל חלק אחר במאמר זה, לכל הפחות וודא שאתה מסמן את התיבות האלה.
- אם אתה שולח מכתובת אישית - ליישום עבודה או ראיון מידע, למשל - וודא שכתובתך עדיין נשמעת מקצועית. אתה רוצה לעשות רושם נכון, ו- "[email protected]" לא יתכוון.
-
אם קיבלת הודעה זועמת או שאתה מרגיש כועס על עצמך, התרחק מהמחשב לכמה דקות. כיבוי משהו בחום הרגע יביא רק לבעיות.
-
כלול ברכה וסגירה ידידותית. זה גורם לכל המסר שלך להרגיש הרבה יותר שלם, מלוטש ומקצועי.
-
הגהה. נאמר מספיק.
תזמון
תזמון אפקטיבי הוא אחד הדברים האלה שקל לשכוח מהם כשאתה עושה כמיטב יכולתך להעביר את דרכך לתיבת הדואר הנכנס.
אבל, אם אי פעם קיבלת תגובה מיידית של מילה אחת להודעה מתחשבת וממושכת, או שחיכית שבועות כדי לקבל תשובה שחיכית לה בחרדה, אני חושב שתסכים שהתזמון ראוי לקצת התחשבות רבה יותר.
- ככלל, השב להודעות דוא"ל ברגע שאתה מסוגל באופן ריאליסטי. אתה לא רוצה להשאיר אנשים תלויים.
-
אם ההודעה מגיעה לך קצת יותר זמן ומחשבה, אל תפטר מחצי תגובה, מיידית, רק כדי להוריד אותה מהצלחת שלך. במקום זאת, השב ואשר שקיבלת אותו - והודיע לשולח שאתה הולך לקחת קצת זמן לחשוב את הדברים.
-
טיפ נהדר שיעזור לך לבדוק את התגובות שלך? מייסד שותף של מוזה, אלכס קוואולוקוס, ממליץ שככל שתגיב מהר יותר, כך תשובך להיות קצר יותר.
נמענים
לכאורה רשתות דוא"ל אינסופיות. עמיתים לעבודה שממשיכים לשלוח אליך הודעות בהודעות שלא קשורות אליך לחלוטין. אותם חברי צוות שנראה כי אין להם מושג מהו התחום הנוח הזה של BCC.
כולם דברים שאתה בטח מתמודד עליהם - לפחות כשאנשים אחרים מחייבים אותם. אבל, בוא נפנה את הזרקור אליך לרגע. האם אתה מנוגד לאחד מכללי הנימוסים הללו ביחס לרשימת הנמענים שלך?
- המשך בזהירות כשמשתמשים ב"השיב לכולם ", והשתמש בו רק כאשר יש לעדכן את כל האנשים בשרשור זה. הוזהרתם.
-
אל תפחדו להשתמש ב- BCC, במיוחד במקרים בהם אינכם רוצים שכל הכתובות או הנמענים יהיו גלויים לכולם.
-
הנה כלל שימושי לזכור: רישום של מישהו בשדה "אל" פירושו שאתה מצפה לתגובה. לעומת זאת, אם אתה מפקח את אותו אדם, אתה פשוט מחזיק אותו בקשר להודעתך לאחרים.
-
עם כל האמור, ככל שתוכלו לכלול פחות אנשים בדוא"ל, כך ייטב. יותר מדי טבחים במטבח יובילו ככל הנראה לבלבול ולחוטים חוצים.
שורת נושא
מה החלק הראשון של ההודעה שלך שאנשים ישימו עיניים? זה קל: הנושא שלך.
כפי שאתה כבר יודע, שורת נושא נהדרת יכולה לחולל נפלאות עבור הדוא"ל שלך בכללותו. נושא רע? ובכן, בואו נגיד שזה יכול לעורר החמרה רבה בקרב מקבליכם.
- ציין את שורת הנושא שלך ספציפית, במקום להסתמך על ביטויים מעורפלים כמו "צ'ק-אין". הדבר מאפשר למקבלים שלך לאסוף מייד את מסר ההודעה שלך. בנוסף, זה יקל עליכם למצוא אותו כשאתם זקוקים לו אחר כך.
-
לשמור את זה קצר. אמנם אתה רוצה שזה יהיה ספציפי, זה לא אומר שהוא צריך להיות פיסקה עצמאית משלו. נסה לדבוק בפחות מעשר מילים - כל דבר ארוך יותר מזה עשוי להיות המשפט שלו.
-
לא משנה כמה ממהר אתה נמצא, אל תדלג על תחום הנושא לחלוטין. איש לא אוהב לראות את אותו "אי נושא" מבשר רעות בתיבת הדואר הנכנס שלו.
גוף דוא"ל
הנה זה - הבשר ותפוחי האדמה של ההודעה שלך. התחומים האחרים חשובים, אך כאן באמת תבהיר מדוע אתה פונה לאדם מלכתחילה.
כן, תקשורת במקום העבודה נעשתה יותר ויותר סתמית. אבל זה לא אומר שאתה רוצה שהדוא"ל שלך יהפוך לבלוטות לא מאורגנות לחלוטין. וודא שאתה מקפיד על כללי הנימוסים האלה, וההודעות שלך בטוחות מלוטשות ומקצועיות.
- זוהי נקודה נוספת בה תרצו להיות ברורים ותמציתיים ככל האפשר - סביר להניח שתחשבו כי הכלל הזהוב של שליחת דוא"ל. אחרי הכל, אם משהו צריך לקחת דפי טקסט כדי להסביר, סביר להניח שעדיף לך לעשות זאת באופן אישי או בטלפון.
-
הקפידו על כל כללי הכתיבה המסורתיים שלמדתם בבית הספר. זה אומר מבנה משפט נכון, רישיות, פיסוק והתנגדות לפיתוי להעביר את המסר שלך באמוג'ים.
-
ודא שההודעה שלך מכילה פריטי שאלה או פעולה ברורים. בין אם אתה מבקש חוות דעת של עמית לעבודה על משהו או מחפש פרטים על קטע הפרויקט, אתה צריך להיות סיבה מוצקה לדוא"ל - ואתה צריך גם להסביר את הסיבה לכך מפורשת.
-
אם לא נדרשת כל פעולה מצד הנמען ואתה פשוט שולח דוא"ל כדי לספק עדכון, עשה זאת גם ברור. אנשים צריכים להתרחק מהפתק שלך בידיעה מה מצופה מהם.
-
השתמש בנקודות תבליט או ברשימות ממוספרות במידת הצורך. כולנו עסוקים, וקצת עיצוב מקלים הרבה יותר על רפרוף ההודעה שלך ולקבל את הדגשים.
-
הדגש מידע חשוב כך שהוא בולט, אך הימנע משימוש בכל הכובעים, מה שגורם לך להיראות כאילו אתה צועק.
-
השתמש בגופן קריא, והימנע מכמה מדי צבעי גופן שונים. אתה רוצה שההודעה שלך תהיה פשוטה ככל האפשר לקריאה.
קבצים מצורפים
צריך לצרף משהו לדוא"ל שלך? לעיתים קרובות מדובר במחשבה שלאחר מכן, ואתה מסתיים רק עם מה שנדרש ממש לפני שאתה מכה ב"שלח ".
אבל קבצים מצורפים אינם המערב הפרוע של עולם הדוא"ל. לא, עדיין ישנם כמה כללי נימוס שתרצה לוודא שאתה עוקב אחריהם.
- לפני שאתה מצרף משהו, וודא שהוא אכן נחוץ. אין טעם לצרף מסמך Word בן עמוד אחד המכיל שני משפטים.
-
במקרה של ספק, צרף את הקובץ שלך כ- PDF כך שלא תיתקל בבעיות תאימות.
-
אם אתה צריך לשלוח קובץ מצורף גדול, וודא שאתה "רוכסן" או דוחס אותו תחילה.
-
היכנס להרגל לצרף את הקובץ שלך לפני שאתה מגבש את גוף המייל שלך. ככה, תוכלו להימנע מהאימה, "סליחה, שכחתי את הקובץ המצורף!".
אם אתה מגלגל עיניים וטוען ששמעת את כל אלה בעבר, אני לא מאשים אותך. אך רוב הסיכויים שאתה עדיין לא מציית לכללי הנימוסים החוזרים על עצמם מדי פעם.
לכן, קחו בחשבון את התזכורת הידידותית הזו לחלוץ מהטייס האוטומטי והקדישו תשומת לב רבה יותר להודעות שלכם. עמיתיך לעבודה מודים לך.
האם יש לך חוקים אחרים או שרוולים לחיות מחמד להוסיף לרשימה? תודיעו לי בטוויטר!
