כמו רובכם, אני לא זוכר חיים מקצועיים (פחות פחות אישיים) שבהם לא התכתבתי באמצעות דואר אלקטרוני. לרוב, זו דרך יעילה ופשוטה לתקשר, וכאשר משתמשים בה נכון היא חוסכת זמן, עונה על שאלות ויוצרת קשרים. די לומר, אני לא מאמין שיכולתי לחיות בלעדיה.
לרוע המזל, עם קלות הדואר האלקטרוני ומהירותו של רבים מאיתנו רגילים לשלוח, להעביר או להשיב, מגיעות כמה בליטות דרך, אם תרצו. יש לי סובלנות מועטה לטעויות רשלניות כמו מילים באיות שגויות (רוב התוכניות מתריעות על סוג ההקלדות מסוג זה עם קו אדום ומפותל), ואומרות שאתה הולך למישהו CC ואז שוכח ממש CC או לה. זו טריטוריה חובבנית. (אם כי אמי מוחלת על כך שהיא שולחת לי מדי פעם הודעות בכל הכובעים.)
ברצינות, מכיוון שהפורום הוא בדרך כלל הדרך היחידה שיש לך לתקשר עם לקוח, בוס או אדם ברשת, חובה שתשיג את זה נכון. ולא רק עבור המדביקים שם בחוץ, אלא גם על עצמך - תשנא שהמקבל יחמיץ את נקודת ההודעה מכיוון שהוא או היא מתמקדים בשגיאה (שניתן להימנע). היום שגיאת הקלדה מאבדת אותך מעט כבוד עם עמית לעבודה, מחר יכול מאוד לאבד לך הזדמנות עבודה עם אדם שאתה פוגש בכנס.
קדימה, שלוש טעויות בסיסיות להפליא שאתה יכול לעשות בלי להבין כמה מאוד לא מקצועיות הן גורמות לך להראות לקורא.
1. אתה שוכח לצרף
מאמן הקריירה רג'יב נתן מודה לעומק על ההנחיות ב- Outlook וב- Gmail המאפשרות לך לדעת שאתה עומד לשלוח הודעה ללא קובץ מצורף כשאתה מצהיר במפורש שאתה, למעשה, מצרף משהו. למה? מכיוון שלפני שהן היו קיימות, הוא ביצע באופן קבוע את השגיאה הכבירה של אי צירוף - לא פעם אחת, לא פעמיים, אלא שלוש פעמים!
נתן מודה שבתחילת הקריירה שלו היה לו הרגל נורא למהר לעבוד. התוצאה של זה הביאה אותו לשלוח דוא"ל לעיתים קרובות עם האומר "אנא ראה את הקובץ המצורף" מבלי לצרף אותו בפועל. נתן זוכר ששלח את המעקב הדרוש: "סליחה על זה! הנה לך! "למרבה הצער, זה לא תמיד נגמר שם. "לבסוף, במעקב השלישי (וסך הדוא"ל הרביעי), צירפתי את הדבר הארור", נזכר נתן.
"בהחלט לא נראה טוב, " נתן מכיר. לאמיתו של דבר, זו הייתה בעיה כה קבועה, עד שבאחת מביקורות הביצועים שלו, הוסמן כי הוא זקוק לשיפור בתחום זה. מאותה נקודה קדימה, נתן הדביק רצועת נייר לראש המסך בו נכתב: "צירפת את הקובץ?"
היה שקד במיוחד באיזכור "המצורף" כך שההנחיות המועילות ("אמרת מצורף? שלח בכל מקרה?") יופיעו לפני שליחת הדוא"ל שלך. לכל אחד מותר להחליק כאן או שם, אבל הרגלו את ההתנהגות הרשלנית הזו ותתחילו להשיג מוניטין של אי היכולת לבצע את המשימה הבסיסית הזו.
2. אתה ממשיך וממשיך
אחד החברים הכי קרובים שלי הוא עורך דין המחייב לפי שעה. כיוון שכך, היא רגילה לכתוב במשורה ולא להשתלח הלאה. יכולתי לקחת ממנה שיעור.
ג'ני פוס, מאמן הקריירה למוזה, מדגישה את החשיבות של אמירת מה שאתה צריך לומר ולא יותר. היא מסבירה, "חוסר היכולת לומר את מה שאתה צריך לומר - בתמציתיות ועם הזמן שקיבל הנמען בחשבון - יכול בקלות להרגיז מישהו שאולי היה מוכן לשמוע אותך, או אפילו לשמוע אותך בחוץ."
זה נכון במיוחד אם אתה "שולח דוא"ל מחפש טובה, קלט, או תמיכה - או אפילו סתם כדי לגעת בבסיס או לשאול שאלה." למרות כמה שימושי הודעות צילום קדימה ואחורה יכולות להיות, זה קיבל להיות משיכה אמיתית עבור אנשים מסוימים, ופוס מזהיר אתכם "לזכור כי האדם שבקצה הקבלה עשוי למצוא דוא"ל (באופן כללי) את נסיעת קיומה. אדם זה יכול היה להיות עד חצות ברוב הלילות רק מנסה לחפור את עצמה ממטח של מיילים. "לכן היא אומרת שאתה צריך להציג את הרעיונות שלך בצורה מסודרת או להסתכן במראה" לא מקצועי או לא מתחשב. " התקלה של נתן שהביאה לשלוח מספר הערות ללא קבצים מצורפים ברציפות, "אל, למען השם, תשלח שלושה מיילים גב אל גב. תקבץ את המחשבות שלך ושלח מחשבות ", מסכם פוס.
תסתפק באמירת רק את מה שאתה צריך באופן פשוט יכול לקחת תרגול, אבל זה שווה את המאמץ בטווח הרחוק. קרא את מה שאתה כותב לפני שאתה שולח וחותך כל דבר מיותר, כגון מילים, שורות, או אפילו פסקאות שלמות שרק חוזרות על הדברים שאמרת או מחדשים אותה מחדש. זה יכול להיות מפתה להסביר יתר על המידה, אך לעתים קרובות יותר מאשר לא, הניסיונות שלך פשוט ייראו חוזרים על עצמם. לימוד לכתוב עם מטרה ותחושת כיוון ישמש אותך היטב בתכתובות הדוא"ל המקצועיות הרבות שלך. הקורא שלך יודה לך על הקיצור ויהיה סביר להניח כי הרבה יותר להגיב בעין - במקום לתת להודעה הארוכה מדי להישאר ללא נקייה בתיבת הדואר הנכנס התחרותית.
3. אתה מאיית את שם האדם לא נכון
לא פשוט לא. אין שום תירוץ לכתוב למישהו ולאיתור שגיאות כתיב בשמו. לכולנו יש את גרגרי המחמד שלנו, וזה שלי, אבל אני בטוח שאני לא לבד. הנה העניין, שמי - והכתיב הנכון בו - נמצא בחתימתי ובכתובת הדוא"ל שלי, שנמצאת ממש שם בחוץ כדי שהשולח יוכל לראות. אני כל כך רגיש בנושא זה שאני בודק בקביעות את איות השמות שלרוב יש יותר מאופציה אחת (קריסטין, סטיבן, מארק, קארי, וכך כל כך הרבה יותר) לפני שאני לוחץ על שלח.
האם זה לוקח שתי שניות נוספות? בטוח. אבל, כמובן, בתכנית הגדולה של הדברים, זה בכלל לא זמן. אני מעדיף להבין את זה נכון בפעם הראשונה מאשר להתנצל על השגיאה הרשלנית שלי. אם אתה כל כך עסוק שאתה אפילו לא יכול לקבל את שמו של האדם שאתה פונה אליו נכון, אז מה עוד אתה נדרש לעשות בחופזה? זה מה שתהה הקורא שלך. הטעות הקטנה והפשוטה הזו, ללא ספק, מדברת כרכים של היכולות האחרות שלך. לכן, בדוק שוב את עבודתך ופנה נכון לאדם.
סביר להניח שאתה שולח ומקבל הרבה דוא"ל בכל יום נתון. הימנע מביצוע שגיאות קטנות, לא זהירות, המעבירות את ההודעה, מעל לכל, שאתה לא מקצועי כמו שאתה באמת. אל תקריבו איכות בשם המהירות, ומטרתו של פיט (או שזה פיטר?), אל תאבדו נקודות כבוד בגלל טעות דוא"ל שניתן להימנע.
