אימייל, כמו כל צורה של תקשורת, הוא דבר אישי. האופן בו אתה בודק, מנהל ומשלח את הכל, מקווים ספציפיים למסמכים אלקטרוניים הוא לרוב שילוב של העדפה והרגל.
עם זאת, ישנם כמה כללים חותכים ויבשים שעלינו לנהוג על מנת להפיק את המרב מתקשורת הדוא"ל, מהפרודוקטיביות שלנו וזמננו. המשך לקרוא לשלוש טעויות נפוצות בתיבת הדואר הנכנס, כיצד הן פוגעות בך בעבודה וכיצד לבצע את השינוי לניהול דוא"ל טוב יותר.
טעות מספר 1: השארת דוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך
אתחיל בזה שנוי במחלוקת ביותר: השארת כל הדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך. אני יודע שאתה חושב שזה אותו דבר בין אם אתה משאיר הודעות דוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך לאחר שטיפלת בהן או לא, אבל המוח שלך מתחנן להשתנות. מחקר משנת 2011 שנערך על ידי מכון המדע העצבוני של פרינסטון קבע כי "כאשר הסביבה שלך עמוסה, הכאוס מגביל את יכולת המיקוד שלך." זה נכון גם לסביבה הווירטואלית שלך; ככל שתוכלו לראות יותר הודעות דוא"ל - אפילו הודעות שכבר אינן חשובות - כך המוח שלך יבלה יותר באופן מודע במחשבה עליהן.
המחקר מציע כי הפחתת העומס בתיבת הדואר הנכנס תגרום לך להיות פחות מוסחת, פרודוקטיבית יותר ומסוגלת לעבד מידע טוב יותר. אם זו לא סיבה טובה לגנוז את אותם 3, 679 מיילים ישנים בתיבת הדואר הנכנס שלך, אני לא יודע מה כן.
כיצד לבצע את השינוי
התחל להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך לדואר חדש בלבד. אם סיימתם עם דוא"ל, יש לאחסן אותו בארכיון, להגיש אותו או למחוק אותו (ראה להלן לשימוש בו מתי). אתה תמיד יכול לחפש כל דוא"ל שתצטרך אחר כך.
טעות מס '2: מחיקה מתי אתה צריך לארכיון או להגשתך (ולהיפך)
אז עכשיו כשאתה משתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך לדואר חדש בלבד (הידד!), השאלה היא: מה עליכם לעשות עם כל הדוא"ל שעשיתם?
האפשרויות הן: א) מחק או ב) קובץ בתיקיה הרלוונטית (או בארכיון, עבור משתמשי Gmail). אנשים רבים מבצעים את הטעות של הסטה רחוק מדי על הקצוות: מחיקת כל ההודעות או שמירת כולם. האמת, איזון בריא הוא הפיתרון הטוב ביותר. איחסון אימיילים שלא תצטרך תורם למכסת האחסון בחשבון הדוא"ל שלך ומקשה על מציאת הדוא"ל שרצית לשמור כשאתה מחפש אותם. ומחיקת יתר? אתה עלול בסופו של דבר להיות כמו חבר שלי שמחק דוא"ל לאישור טיסה וכמעט החמיץ את הטיסה שלו.
כיצד לבצע את השינוי
כשתסיים עם אימייל, קח שתי שניות לחשוב אם אולי תרצה לקבל גישה אליו שוב בעתיד. אם לא: זמן למחוק. אם כן: העבר לארכיון או הגש!
טעות מספר 3: שימוש בתיבת הדואר הנכנס שלך כרשימת מטלות
עבור אנשים שלא אוהבים רשימות מטלות, פיתרון קל (או כך לפחות הם חושבים) הוא להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלהם כאחת. עכשיו, כשמדובר במשימות סטנדרטיות הקשורות לדוא"ל כמו "השב לדוא"ל של ג'רי על זמני פגישה", אני חושב שהאנשים האלה מתים. משימות אלה לא צריכות להיות ברשימת מטלות בכלל, אלא יש לענות עליהן כחלק מהדרך הרגילה של העסק.
אבל לגבי משימות אמיתיות, כמו "צור הצעה ללקוח חדש" או "שכר דירה למשרד", אני ממליץ בחום למצוא מערכת רשימת מטלות שעובדת עבורך ולהיצמד לה. למה? מכיוון שאם אתה רוצה לבצע את המשימות החשובות ביותר בכל יום, אתה צריך להיות מסוגל לתעדף ולמקד את רשימת המטלות שלך. השימוש בתיבת הדואר הנכנס שלך כרשימת מטלות מכניס את זמנך לידיים של אנשים אחרים. עם כל אימייל חדש מגיע מטלה חדשה, בין אם תרצו ובין אם לא. אבל הצורך במודע להוסיף משימה לרשימת המטלות שלך הוא סיכוי לקבוע אם אתה באמת צריך לעשות זאת כרגע, במקום עבודה אחרת.
עדיין לא משוכנע? ג'יל דאפי, ליאו באבוטה וג'סי גרנר מציגים גם תיקים מצוינים לכך.
כיצד לבצע את השינוי
עברו על תיבת הדואר הנכנס שלכם ושלפו כל מטרה פעילה שניתן לבצע. אם זה היה הדבר היחיד שהופך אותו דוא"ל לתיבת הדואר הנכנס ראוי, ארכיב, הקלד או מחק את הדוא"ל עכשיו. ובאמת, אם אתה באמת מתעקש להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כרשימת מטלות, נסה את תיבת הדואר, אפליקציה שיכולה לעזור להפוך דוא"ל למטלות ולהוציא אותם מתיבת הדואר הנכנס.
