עומס עליכם בעבודה כשאתם מגיעים למשרד ביום שני בבוקר. אתה מונע פרויקטים ומגיב להודעות אימייל אינסופיות, ולפני שאתה יודע זאת השעה שבע בערב ובקושי יצרת שקע ברשימת המטלות שלך.
אבל אז מגיע יום שישי ואתה משייט. בילית את החלק הקודם של השבוע בלחץ וממהר לסיים משימות, רק כדי לבזבז את שארית השבוע בכפיית האגודל.
אז, מה אתה יכול לעשות כדי אפילו לצאת מעומס העבודה שלך? התחל בכך ששאל את עצמך את שלוש השאלות האלה:
1. מי מפעיל את הלחץ עליכם על מנת שהכל ייעשה ברגע ?
לכל אחד יש מועדים - אבל כמה מאותם מועדים אתה כופה על עצמך, וכמה נכפים עליך על ידי מישהו אחר?
אם אתה מבין שאתה הסיבה, עליך לקפוץ לשאלה שנייה. אבל…
אם זה הבוס שלך
המנהל שלך עשוי לצפות ממשימות מסוימות ממך בזמנים מסוימים ולא להיות מודע לכך שהמועדים האלו יוצרים אי-אחידות בזרימת העבודה שלך. ולמרות שאתה יכול לדווח למישהו שלא אכפת לו מה הבחירות שלו משפיעות עליך, אני מקווה שזה לא המקרה.
כך או כך, לא תדע עד שתעלה את זה. מצא זמן לשבת עם המנהל שלך - באופן אידיאלי כאשר הם לא מוצפים - ולדון באילו מועדים הכי חשוב לעמוד, ואילו מהם הם עשויים לשקול להסתובב או להאריך. (רמז: תבניות דוא"ל אלה עשויות לעזור לך להתחיל את השיחה.)
אם זה הענף שלך
אבל לפעמים, זו רק הענף שאתה מוצא את עצמך בו זו הבעיה. עבודות מסוימות פועלות על פי לוחות זמנים של ספרינט, אחרות עובדות סביב מועדים לא נוחים. אם אתה מרוצה מהתפקיד שאתה נמצא בו, ייתכן שתצטרך פשוט לקבל שכך זה עובד.
עם זאת, ישנם דברים קטנים שתוכלו לעשות שיגרמו לזה להרגיש פחות מכריע (אך יותר מכך בהמשך).
2. האם אתה מטפל במשימות לא דחופות בדחיפות?
אנו עושים זאת כל הזמן - נכנס דוא"ל שאנחנו מרגישים מחויבים להגיב אליו מייד, או שהבוס משליך פרוייקט אחר ואנחנו מניחים שעלינו להתחיל באותו יום, או שלקוח מבקש פגישה אחר הצהריים ממש.
לפעמים מצבים אלה דחופים. אבל בפעמים אחרות אתה פשוט מתייחס אליהם בדרך הרגל. אז קחו נשימה עמוקה בפעם הבאה שתמצאו את עצמכם באחד מהמצבים הללו, ערכו רשימה של כל מה שעליכם לעשות ותעדפו זאת כמו עכשיו או אחר כך . במקרה של ספק, בקש מועד אחרון או אם זה בסדר לדחוף אותו לאחור. (ספוילר: אנשים נוטים יותר לומר "כן, כמובן" אם אתה מסביר מדוע.)
אה, ואם אתה עדיין נאבק לתעדף משימות, אסטרטגיות רשימת מטלות אלה עשויות לעזור.
3. האם הייתם יכולים לבלות ימים איטיים לקראת קדימה?
רק בגלל שכל המועדים שלך מועברים למספר ימים זה לא אומר שאתה צריך להשלים את כולם בו זמנית. נצלו את ימיכם האיטיים יותר על ידי עבודה קדימה. זה יכול להיות אפילו פשוט כמו לתאר דוח, כך שכל שעליך לעשות הוא למלא את החסר בהמשך. לחלופין, לבזבז שישי בעריכת מיילים שאתה בדרך כלל שולח ביום שני, ולתזמן אותם (בעזרת כלי כמו בומרנג) לצאת בזמן המתאים.
אתה לא יכול להתקדם בימים איטיים מכיוון שיש קטעים חסרים, אתה צריך כניסה מהבוס שלך, או שאתה מחכה לעריכות של עמית? שקלו להשתמש במקום זה במקום להתארגן ומוכנים לימים העמוסים.
נקה את שולחן העבודה שלך, הגדר את רשימת המטלות שלך לשבוע שלאחר מכן (נסה תבנית זו), קרא מאמרים בתעשייה שלעולם לא הספק לך לקרוא, או אולי אפילו פשוט תירגע על ידי אכילת ארוחת צהריים מהשולחן שלך או תפוס קפה עם עמית - כל מה שנדרש כדי לוודא שתהיה האני הטוב ביותר שלך כאשר הלחץ יכה שוב.
זה לא תמיד מרגיש הוגן כי ימים מסוימים ישאירו אותך במשרד מאוחר בעוד שאחרים עוזבים אותך ותוהים מדוע אתה שם בכלל, אבל לפעמים זו בדיוק המציאות. עם זאת, אם תפיק את המרב מהזמן שיש לך, אין סיבה שהכל לא ייעשה כשצריך לעשות זאת.
