כשאתה ניגש לכתוב מכתב המלצה, אתה צריך להיות מחמיא ובתקווה להתרגש לעזור לעמיתך לעבודה או לקולגה הזקנה שלך. עם זאת, תרחיש זה יכול להיות גם עוטף עצבים - אחרי הכל, אתה עוזר להחליט את עתידו של מישהו! איך אתה יכול להתאים את כל התכונות הנהדרות שלה לדף קטנטן אחד? מה אם אתה לא אומר את הדבר הנכון?
עצרו ונשמו. כתיבת מכתב אינה מדע טילים, במיוחד אם אתה מרגיש חיובי כלפי האדם שאתה ממליץ עליו. כתבתי המון מכתבי רישום בימיי, אפילו כתבתי אותם לרוח רפאים עבור מנכ"לים של חברות רבות ושונות (כן, מנהלים מאצילים משימה זו), ולאורך הדרך למדתי כמה דברים שמפשטים את התהליך. עקוב אחר הצעדים הבאים לכתיבת מכתב שיעזור לעמיתך להתקבל לעבודה.
1. עשה את מחקר הרקע שלך
ניתן לבקש מכתבי המלצה מסיבות שלמות - בקשה לעבודה, מועמדות לפרסים, קבלה לבית ספר או דירקטוריון ועוד. כך, גם אם אתה יודע כל מה שיש לדעת על מצבו הנוכחי של המועמד, מוסר העבודה והצלחות העבר, עדיין אין לך את כל המידע הדרוש לך. גלה מדוע המבקש המבקש מבקש ממך מכתב ומה הקוראים שלה הולכים לחפש בו.
לפני שתתחיל לכתוב, הקפד לשאול את הדברים הבאים:
שאלות אלה יסייעו בהנחיית תוכן המכתב שלך ויבטיחו לך למקם את המועמד לתפקיד או לפרס בצורה הטובה ביותר.
2. עקוב אחר הנוסחה
על מכתבי המלצה להתייחס לשלושה דברים: מערכת היחסים שלך עם המועמדת, הערכתך על עבודתה וכיצד היא משתווה לאחרים שעבדת איתם בתפקידים דומים (aka, מדוע היא בולטת). אז בזמן שאתה כותב, בנה את המכתב סביב התחומים האלה:
הסבירו את מערכת היחסים שלכם
ראשית, הסבר את אופי עבודתך עם המועמד, לקראת תחילת המכתב. זו יכולה להיות הצהרה פשוטה המפרטת כשעבדת איתה, למשך כמה זמן ובאיזו יכולת. לדוגמה: "ג'יין הייתה מנהלת חשבונות בחברה שלי משנת 2010 עד 2013, שם הייתה אחראית על תכנון, פיתוח וביצוע אסטרטגיית שיווק עבור חמישה מהלקוחות הגדולים שלנו. כמנהלה הייתי עד … "
הערך את המועמד
לאחר שתסביר את מערכת היחסים שלך, הערכת העבודה של עמיתך היא בעדיפות הבאה. זה אמור להיות בשר המכתב שלך, אם כי התוכן המדויק ישתנה על פי מה שאתה ממליץ לה. לדוגמה, אם אתה יודע שהתפקיד שהיא פונה אליו הוא בניהול, ייתכן שתרצה להתמקד באיזו מידה היא עבדה בצוות שלך וביכולתה הטבעית להיות מנהיגה נהדרת. אם התפקיד אליו היא פונה הוא יותר משרה טכנית, או אולי עמדת כתיבה, התמקד ביכולתה ללהטט במספר פרויקטים בבת אחת תוך הצגת תוצאות.
בכל מקרה, תרצה להסביר את מה שראית בעבודתה ולהצביע על תוצאות מוחשיות שהניבה. זכרו שתמיד עדיף להראות, לא לספר. אם אתה אומר שהיא מסוגלת לפתח וליישם אסטרטגיה שיווקית מתוחכמת, הצב על דברים כמו תקציב השיווק הכולל שהיא ניהלה והאחוז העלייה שצוות המכירות ראה במהלך כהונתה. מספרים או נתונים סטטיסטיים שתוכלו להפנות בהם יעזרו לצייר תמונה חזקה של מה בדיוק השיגה.
ערוך השוואה לאטום העסקה
השוואת המועמד לאנשים אחרים שעבדתם איתם יכולה להיות דרך עוצמתית להציע המלצה חזקה. אתה יכול לומר שמישהו הוא "מנהל הפרויקטים היעיל ביותר שעבדתי איתו אי פעם", או "אחד משלושת העובדים המובילים שניהלתי אי פעם". כמובן, השתמש רק בהצהרות שאתה באמת מאמין בהן!
זו יכולה להיות גם דרך להקל על כל חשש שמנהל גיוס יכול להיות. לדוגמה, אם אתה ממליץ על מועמד צעיר או שאין לו ניסיון רב, אמירה שהיא מראה "בגרות וחשיבה אסטרטגית הרבה מעבר לשנים ורמת הניסיון שלה" יכולה לעבור דרך ארוכה.
במידת האפשר, השתמש בסיפור או באנקדוטה כדי להדגים את אחד התחומים לעיל. קל לקרוא את המכתב ולראות שלמועמדת יש מאפיינים חזקים, אבל בסופו של דבר זורקים אותה הצידה מכיוון שלא היה משהו מדהים או מוחשי לזכור אותה לפי. מצד שני, קשה לשכוח מישהו שהשפיע בצורה ברורה וקשר אמיתי עם עמיתיה לשעבר.
3. הכניסו את הנגיעות הסופיות
עכשיו הלוגיסטיקה: ראשית, האדם האוסף וקורא מכתבי המלצה הוא ככל הנראה עסוק ויש לו המון דפים אחרים לקרוא. בכדי להפיק את המיטב מההשפעה, במהירות, הקצר את המכתב שלך (לא יותר מדף אחד) ולעניין. מבחינת הטון, אתה רוצה להיות רשמי ומקצועי, אבל גם נלהב. המלצה פושרת עשויה באותה מידה להיות טובה, אז וודאו שאתם מעבירים כמה אתם אוהבים את המועמד.
השתמש במכתב המכתב של החברה שלך וכולל את חתימתך ופרטי הקשר בתחתית כלול תאריך, פנה למקבל בשמו (במידת האפשר) וסיים בהצהרה על נכונותך לדון עוד יותר במועמד, כגון "אם יש לך שאלות נוספות, אנא אל תהסס להתקשר אלי."
מכתבים הם רק ההתחלה של סוגי ההמלצות השונות שאתה עשוי להתבקש לעשות, אך שלבים אלה יכולים לעזור לך לעבור על כל צורה שהיא. בין אם אתה משמש כהפניה של עובד לשעבר בטלפון ובין שאתה ממליץ לעמית בלינקדאין, עשה את המחקר שלך, עקוב אחר הפורמט והיה נלהב. אתה (ועמיתך) אמור להיות טוב ללכת!
לבסוף, זכור שאם עמית מבקש ממך המלצה, עשית השפעה עליה והיא תהיה אסירת תודה לנצח אם תעזור בדרכה להצלחה. תהליך כתיבת המכתבים אולי נראה מלחיץ, אבל זה באמת כבוד.
