זמן אבוד לא נמצא יותר.
בנג'מין פרנקליןזמן הוא משאב מפתח שפשוט איננו יכולים לחדש. 24 השעות של כל יום הן כל מה שנותנים לנו - ברגע שבילינו, שעות אלה אבודות לנצח. משמעות הדבר היא שאם אתם נאבקים להתאים את כל סדר העדיפויות וה"המטלות "שלך ליום שלך, הגיע הזמן לחפש שיטות להשתמש באותן שעות ודקות בצורה יעילה יותר.
להלן מספר הצעות המגובות במחקר שיכולות לעזור לך להפיק את המרב מהזמן שיש לך.
1. ערך כל דקה אחת
כמאמן, הבנתי שברמה בסיסית, אנו נוטים למכור את עצמנו קצרים במחלקת הזמן. במקרים רבים אנו אפילו מאפשרים לאחרים לנצל את זמננו. אז הצעד החשוב ביותר בניהול זמן הוא לקחת בעלות על זמננו, לפנות מקום לפעילויות המשמעותיות והפרודוקטיביות ולבטל פעילויות שיש להן פחות ערך לטווח הארוך.
המבדיל בין משימות ראויות הן התוצאות הקשורות להשקעת הזמן שלך. לדוגמה, אתה יכול להשתתף באופן שגרתי בפגישה שכוללת הרבה הלוך ושוב, אך לא הרבה פעולה. האם ניתן להקדיש זמן מוקצב יותר לפעילות אלטרנטיבית, כגון התחברות עם לקוחות או שיתוף פעולה עם עמיתים? לעתים קרובות, ישנן הזדמנויות "לכרות" זמן לפעילויות יצרניות יותר - אנו פשוט מתעלמים מהן.
לשם כך, בדוק היטב כיצד השקעת את זמנך על ידי השלמת ביקורת בלוח השנה. התחל בתרגיל זה: הקלט את הפעילויות שלך לפי שעה במשך שבועיים. לאחר מכן סקור את הערכים שלך עם השאלות הבאות: האם הזמן הושקע היטב? האם היו יתרונות מוצקים הקשורים לבזבוז הזמן? האם היית הולך באותו מסלול שוב? במקרים רבים, סוגיית "זמן" היא למעשה סוגיית "משימה". אז טפסו את המשימות שמוסיפות מעט לאפקטיביות שלכם.
2. פנו מקום לעוד מיקוד
מהצלצול לטלפונים לעובדים העוברים ליד שולחן העבודה שלך לשיחה, הסחות דעת יש בשפע ברוב הסביבות המשרדיות. (טיפול ב"נוסעים "יכול להיות אתגר אמיתי). למרות שההפרעות הללו הפכו לחלק מקובל בחיי העבודה, הן עלולות לעורר הרס ברמת הפריון שלנו. כשאנחנו במצב עצירה והתחלה כל היום, אנו מוצאים את עצמנו חוזרים על משימות, מאבדים את מקומנו ומסתובבים את גלגלינו. למעשה, זה יכול לקחת 20 דקות או יותר להתמקד מחדש לאחר הפרעה.
בחלק מהמקרים, משרדים פתוחים הם האשם. עם זאת, אנו תורמים גם לבעיה בבחירות שאנו מבצעים. הפסיכולוג דניאל גולמן דן שאנחנו צריכים להשתלט ולהגן על עצמנו מפני לוחות הזמנים שלנו - לבנות זמן בחיי העבודה שלנו כדי להתמקד עמוק במשימות חשובות. עלינו לזהות פרוסות זמן כאשר, כפי שמסביר גולמן, יש לנו הזדמנות "להפקיע" ולהתרכז באופן מלא.
תוכל לשקול להשתיק את הטלפון הנייד שלך או להשתמש בתכונה 'השהיית הדואר הנכנס' של Google כדי לכבות דוא"ל נכנס למשך שעה בערך בכל יום. אתה יכול גם לשאול את המנהל שלך אם להפריש שתי תקופות זמן ללא הפסקה של 30 דקות במהלך יום העבודה שלך, אולי ברגע שהיום שלך מתחיל, בארוחת הצהריים או בסוף היום, שבו אתה יכול להתכופף ולעשות עבודה ממוקדת.
סביר להניח שתופתעו עד כמה יוצא לכם מאותו זמן.
3. דחיינות מאולפת
דחיינות היא אחד האתגרים הנפוצים ביותר במקום העבודה - וגם עבור חלקנו. זה יכול להפוך לבזבוז זמן אדיר. בעוד שדחיינות יכולה לנבוע מהרגשה מוצפת או לא מוכנה (ובמקרה כזה, אל תשהו בחיפוש אחר הכוונה), מחקרים מצביעים גם על כך שדחיינות יכולה להתרחש כתוצאה מאופן בו אנו רואים משימות ומטרות. באופן ספציפי, אנו מטילים משימות מסוימות באור שלילי מאוד - לדוגמה, "אני אסיים את הדו"ח עד יום שישי, כדי שהמנהל שלי לא יהיה מוטרד ממני." אלה נקראים יעדי "הימנעות" - אתה משלים אותם כדי הימנע מתוצאה שלילית - ומעניין לציין שיש להם נטייה גדולה יותר להיות מתואמים עם דחיינות.
אבל הנה החדשות הטובות: אתה יכול לבלום את הדחיינות על ידי ניסיון לראות את המשימות האלה אחרת, למסגר אותן מחדש כיעד "גישה" לעומת יעד "הימנעות". אם אתה חושש משימה מסוימת, נסה לראות אותה בהקשר של תוצאה אולי מושכת יותר. האם השלמתו יכולה לתרום לקידום מטרה גדולה וחיובית יותר - למשל להרשים לקוחות או לראות בהם שחקן קבוצתי? זה עשוי לעזור לך להישאר במסלול. בונוס נוסף? נראה כי יעדי הגישה מספקים סיפוק רב יותר כאשר הם מושלים בסופו של דבר.
נסה אחת מהאסטרטגיות הללו ובדוק אם הדברים משתנים לטובה. ספרו לנו מה שלומכם בטוויטר @dailymuse וב- @MRGottschalk.
רוצה להפיק יותר מהיום שלך? הירשם לשיעור העבודה שלך ב- Hack Your Work באוניברסיטת מוזה!
