קשה לדמיין את החיים ללא דוא"ל, במיוחד במקום העבודה. אנו משתמשים בו כדי לבקש חוות דעת של עמיתים לעבודה, אנו משתמשים בו כדי לבקש את עצת המנהל שלנו, ומדי פעם (או לא-מדי פעם, תלוי בהרגליכם) אנו משתמשים בה כדי לבקש הארכות תאריך יעד.
עם זאת, ישנן כמה בקשות שאסור לבצע בדרך זו. כמו מה? ובכן, אני אומר לך שלא תטעה (שכל כך הרבה אנשים עושים) לחשוב שדוא"ל הוא המקום הראשון שאתה צריך לפנות אליו כשאתה זקוק למשהו.
1. בקשות הזקוקות לתגובה סופר מהירה
היית שם בעבר: שולח לעמיתתך דוא"ל שזקוק לתגובה בהקדם האפשרי, ואז תוהה מדוע לכל הרוחות לא קיבלת תשובה חמש, ואז 10 ואז 30 דקות אחר כך. אבל האם זו באמת אשמתו של עמיתך שלא דבוק לתיבת הדואר הנכנס שלו כל שנייה ביום? אולי היא בפגישה. אולי הוא בארוחת הצהריים. אולי היא עובדת על פרויקט ענק וכיבתה את הדוא"ל שלה.
בציטוט המתכנת סיירוס סטולר, סופרת המוזה לילי הרמן מסבירה שעליך לשלוח דוא"ל רק למישהו "אם אתה צריך לעשות משהו במהלך היומיים הקרובים." זקוק למענה תוך שעה או שהעולם ייגמר? גש לשולחן של האדם. לא שם? הרם את הטלפון והתקשר. אין תשובה? שלח הודעה. "אימייל לא אמור להיות אמצעי התקשורת המוגדר כברירת מחדל כדי להתמודד עם כל מה שצריך לדעת או לטפל בו בזמן אמת", כותב הרמן.
2. בקשות להעלאה
אנו יודעים כי הרבה "הודעות דוא"ל לדוגמא המבקשות העלאה" קיימות ברשת - גם ראינו אותן. אבל רק מכיוון שהם קיימים אין פירושו שעליך להשתמש בהם, או שתקדיש שעות על יצירת גרסה רהוטה יותר של התבנית הזו. הסיבה לכך היא שכשמדובר במשא ומתן על בליטת שכר, הטון שלך חשוב בדיוק כמו שאתה אומר.
והטון הנכון בדוא"ל הוא מסובך. בהודעה שמבקשת העלאה, איך אתה מראה שאתה מקווה אך לא נואש, או בטוח, אך לא שחצן? (רמז: אינך יכול, אלא אם תבחר למלא את הודעת הדוא"ל שלך עם סמיילים.)
לכן, למרות שאתה בהחלט יכול לבקש פגישה עם המנהל שלך כדי לדון במסלול הקריירה שלך (aka, העלאתך) באמצעות דואר אלקטרוני, עליך לבצע את השאלה לבקש באופן אישי.
3. בקשות לשנות את השגרה שלך
לפעמים יש לנו אפשרות (מדהימה) לבחור מתי ואיפה אנו עובדים. עם זאת, עם הגמישות הזו מגיעה רמת אחריות מסוימת. אם לאחרונה הבנת שאתה עובד טוב יותר בלילה, או שמיקום העבודה המועדף עליך אינו נמצא במשרד אלא נמצא למעשה על ספה בבית קפה, אל תשנה פתאום את השגרה שלך בלי לשאול את הבוס שלך.
אבל אל תבקש גם באמצעות הדוא"ל. רוב הסיכויים שהבוס שלך רוצה הסבר יסודי על השינויים שאתה מבצע וכיצד לוח הזמנים החדש שלך יועיל לא רק לך, אלא לצוות בכלל. שיחה בין אנשים יכולה לעזור לך להישמע כנה יותר ולשכנע אותו או אותה שזה לטובת כולם - ולא רק תירוץ לך לישון בהמשך.
רק מכיוון שהדוא"ל הופך לאחת הדרכים הפופולריות ביותר (אם לא הכי פופולריות) ליצור קשר עם אנשים לא אומר שאתה צריך להשתמש בו לכל דבר. בלי לחשוב פעמיים לפני שתלחץ על כפתור השליחה, אתה יכול לשלוח את מוניטין העבודה שלך מהדלת.
