אימייל: אנחנו אוהבים את זה, אנחנו שונאים את זה, אנחנו אוהבים לשנוא את זה. אך מכיוון שזה לא הולך לשום מקום בקרוב, אנו כאן כדי לעזור לך להפיק את המיטב.
מטיפים להעברת תיבת הדואר הנכנס שעלה על גדותיך וכלה באסטרטגיות שיעזרו לך להקטין אותה פחות מלכתחילה ועד דרכים חכמות כדי לוודא שהדוא"ל שאתה שולח משפיע רבות, יש לנו את כל מה שאתה צריך כדי להפוך את תיבת הדואר הנכנס שלך ל מעצמת תקשורת.
אם תרצה: שמור על תיבת הדואר הנכנס
-
הדרך הקלה ביותר להפסיק לקבל כל כך הרבה אימיילים מלכתחילה היא לבטל את הרישום לאותם עשרות ידיעונים שאתה סוג-מהסוג המיועד לקרוא - אך לעולם לא תעשה זאת. Unroll.me הוא הדרך הקלה ביותר לזהות את אותם פראיירים בתיבת הדואר הנכנס שלך - ולבטל את הרישום המוני.
-
אם אתה מקבל המון דואר לא רצוי מאנשים פרטיים, אתה יכול גם לנסות את BoxBe. BoxBe משתמש במה שהיא מכנה "רשימת אורחים" בהתאמה אישית כדי להבטיח שתקבל דוא"ל מאנשים החשובים לך, תוך סינון הודעות מכל אחד אחר ל"רשימת המתנה "נפרדת. כל מי שאינו ברשימת האורחים שלך יקבל בקש לאמת את ההודעה שלהם לפני שהיא תועבר לתיבת הדואר הנכנס שלך.
-
נסה להשתמש בתגובה אוטומטית בדוא"ל - ולא רק כשאתה מחוץ למשרד. התגובה האוטומטית שלך לא צריכה להיות ארוכה או מפורטת, אך הודעה מהירה "היי קיבלתי את הדוא"ל שלך ואחזור אליך כשאני יכולה!" ההודעה עשויה למנוע מהבונים הלהוטים לשלוח דוא"ל מעקב לפני הייתה לך הזדמנות להגיב. הנה כיצד להגדיר את זה.
-
התנגד לדחף להגיב לכל דרך אימייל נכונה. כפי שמסבירה אלכסנדרה פרנזן, "הרבה דוא"ל 'דחוף' נוטים לפתור את עצמם ללא עזרתך. על ידי בחירתך לא להגיב באופן מיידי, אתה מאמן אנשים להיות יותר סומכים על עצמך - תוך כדי יצירת ציפיות שפויות ומציאותיות לגבי המהירות שתוכל להשיב. "
-
למנוע דוא"ל מעקב על ידי סיום ההודעות שלך עם הוראות ברורות במקום שאלות. במקום לומר, "האם עלינו להתחבר מחדש בשבוע הבא?" נסה, "אני אתקשר אליך ביום שלישי בבוקר כדי להתחבר מחדש." אם זה לא יצליח, המקבל שלך יודיע לך - אבל אחרת, אתה מונע מיותר קדימה ואחורה.
אם תרצה: צמצם את הזמן שאתה מבזבז בדוא"ל
-
רוצה לשמור על מיילים קצרים ופרודוקטיביים? התחייב להכניס לכל הודעה חמישה משפטים - או פחות. יש אפילו אתר שנבנה כדי לעזור: five.sentenc.es! כפי שהוא מסביר, "התייחס לכל התגובות בדוא"ל כמו בהודעות טקסט SMS, באמצעות מספר מוגדר של אותיות לתגובה. מכיוון שקשה מדי לספור אותיות, אנו סופרים במקום זאת משפטים. "זקוקים לעצות כלשהן כדי לשמור על דברים קצרים, אך עדיין מנומסים? לאליוט בל יש כמה טיפים מעולים.
-
אם אתה מוצא את עצמך שולח דוא"ל לאותן הודעות שוב ושוב, שמור תבניות בתיקיית הטיוטות שלך (להלן 27 מלכתחילה) או נצל את המעבדה "תגובות משומרות" של Gmail, המאפשרת לך לשמור כל מספר של תגובות ולהכניס אותן בקלות להודעות הדוא"ל שלך. (ראה כיצד להגדיר את זה, באדיבות Gadgetwise.)
-
לשלוח המון המיילים מהטלפון שלך? נסה טקסט אוטומטי, כלי שמאפשר לך להקליד קיצור בהתאמה אישית ואז מתרחב לטשטוש טקסט שלם. לדוגמה, הקלדת "rl8" יכולה להתרחב ל"אני מאחר באיחור ", וזה שימושי כשאתה רץ לפגישה. (הנה כיצד להגדיר את זה.)
-
אלא אם כן העבודה שלך מחייבת להיות מגיבה מיידית להודעות דוא"ל, הגדר רק כמה פעמים בכל יום שתבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך. הזמן הזה יכול להיות שונה בכל יום, הוא פשוט צריך להיות מכוון (למשל, היום אני אפריש מ 9-10 בבוקר כדי לעבור על תיבת הדואר הנכנס שלי, ואז אבחון את זה שוב בין 4-5).
-
הוסף שני תגים (או מסננים ב- Gmail) לתיבת הדואר הנכנס שלך: "תשובה מהירה" ו- "דורש זמן ממוקד." כשאתה יודע שיש לך חסימת זמן מוצקה ללא הפסקה, התחל על ידי פתיחת תיקיית הזמן הממוקדת שלך והחליט אילו מהם אתה הכי רוצה צריך להתמודד. ובפעם הבאה שיש לך כמה דקות לחסוך בזמן שאתה מחכה לאוטובוס או בתור לקפה, פתח את תיקיית ה"תשובה המהירה "שלך במקום לבדוק את אינסטגרם.
-
הגדר את הדוא"ל שלך כך שברגע שטיפלת בדוא"ל אחד והגשת אותו או מחקת אותו, אתה מועבר היישר לדואר הבא בתיבת הדואר הנכנס שלך במקום לחזור לרשימת הדוא"ל. (ב- Gmail אתה יכול לעשות זאת באמצעות האפשרות 'התקדמות אוטומטית' במעבדות Gmail.) זה מקטין את כל הזמן שתשקיע להחליט לאיזו הודעה כדאי לשים לב הבא!
-
צריך לעבור חבורה של דוא"ל בפרק זמן קצר? נסה את משחק הדוא"ל, שנותן לך חמש דקות לעבור כמה שיותר הודעות דוא"ל ותגמל אותך בנקודות. זה מתמקד גם בהתמודדות עם 10-20 מיילים בכל פעם, מה שהופך את הקרב לתיבת הדואר הנכנס שלך להרגיש בגודל יותר ביס.
אם תרצה: ארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך
-
אל תשמור את כל הדוא"ל שלך בתיבת הדואר הנכנס שלך - מחק, הקלד או ארכיב אותם לאחר הטיפול בהם. מחקר משנת 2011 שנערך על ידי מכון המדע העצבוני של פרינסטון קבע כי "כאשר הסביבה שלך עמוסה, הכאוס מגביל את יכולת המיקוד שלך." זה נכון גם לסביבה הווירטואלית שלך; ככל שתוכלו לראות יותר הודעות דוא"ל - אפילו הודעות שכבר אינן חשובות - כך המוח שלך יבלה יותר באופן מודע במחשבה עליהן.
-
עבור אנשים שלא אוהבים רשימות מטלות, פיתרון קל (או כך לפחות הם חושבים) הוא להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלהם כאחת. אבל עבור משימות אמיתיות, כמו "צור הצעה ללקוח חדש" או "שכר דירה במשרד", הגיע הזמן למצוא מערכת רשימת מטלות שעובדת בשבילך. השימוש בתיבת הדואר הנכנס שלך כרשימת מטלות מכניס את זמנך לידיים של אנשים אחרים - עם כל אימייל חדש מגיע מטלה חדשה, בין אם תרצה או לא. אבל הצורך במודע להוסיף משימה לרשימת המטלות שלך הוא סיכוי לקבוע אם אתה באמת צריך לעשות זאת כרגע, במקום עבודה אחרת.
-
אתה יכול להשתמש ב- Gmail בכדי שהודעות דוא"ל מסוימות ידלגו על תיבת הדואר הנכנס שלך באופן אוטומטי. לדוגמה, אם אתה משלם אוטומטית את חשבון הכבלים שלך, אתה יכול לארכיב אותו באופן אוטומטי ולהוסיף את התווית "פיננסי". אתה אף פעם לא צריך לראות אותו, אבל אם אתה זקוק לו, אתה יודע איפה למצוא אותו. אם כבר מדברים על מציאת דברים …
-
לפני שאתה שולח דוא"ל כלשהו, קרא אותו לחיפוש. מה היית מחפש כדי למצוא דוא"ל זה בהמשך? האם המילים האלו בדוא"ל? יתכן שתרצה לשנות את "הערות מהפגישה עם ג'ק" ל"הערות מהפגישה באוגוסט עם ג'ק סמית מאמזון. "
-
יש למעשה טונות של פקודות חיפוש שהופכות את מציאת דוא"ל ישן להרבה יותר קלה. להלן פריימר כיצד למצוא כל דוא"ל לפי נושא, נושא, שולח ועוד.
אם אתה רוצה: להפוך את תיבת הדואר הנכנס לקירור יותר
-
האם אי פעם הלוואי שתוכל לשים פתקים דביקים בכל תיבת הדואר הנכנס שלך? ההערות עם הכיתוב בשם Gmail עבור Gmail מאפשרות להצמיד הערות ותגים לכל הודעת דוא"ל - להצמיד הערות לשרשור הדוא"ל, בראש תצוגת הדוא"ל שנשלחו, או באמת בכל מקום אחר בתיבת הדואר הנכנס.
-
התוספת של ג'ימפי רפורטיבי היא חלומו של עובד ברשת: התוסף מציג את פרטי הרשת החברתית של אנשי הקשר שלך ממש בתוך תיבת הדואר הנכנס שלך, כך שתוכל להתחבר אליהם בלינקדאין, בפייסבוק ובטוויטר אפילו בלי לעזוב את ג'ימייל. אתה יכול גם לראות רשימת אגרופים של אימיילים אחרונים מהם ולהקליט הערות פרטיות לצרף לכתובות שלהם בחשבונך.
-
בדומה ל- Gmail בסטרואידים, Gmelius הוא הרחבת דפדפן עבור Chrome, Firefox ואופרה המגדילה באופן משמעותי את חוויית ה- Gmail שלך עם הכל, החל מממשק מנקה (לא עוד מודעות!) ועד היכולת לחסום מעקבים בדוא"ל כדי להגן על פרטיותך. תכונה מועדפת נוספת היא כפתור "ביטול הרישום" האוטומטי שמחליף את כפתור ה"ספאם "של Gmail בכל פעם שגמליוס מגלה רשימת תפוצה.
-
אתה מכיר את המיילים האלה שאתה יודע שלא תגיע אליהם עד מאוחר יותר, אבל אתה חושש שתשכח? התוסף Boomerang, הזמין כרגע לג'ימייל ו- Outlook, מושלם להתמודדות איתם. אתה יכול לתזמן דוא"ל שייעלם ולחזור מאוחר יותר - כשאתה מוכן להתמודד עם זה - השאר את תיבת הדואר הנכנס שלך ברורה יותר עד אז. Boomerang מאפשרת גם לתזמן דוא"ל שיישלח במועד מאוחר יותר ולהגדיר דוא"ל חוזר.
-
עיין במעבדות Gmail - המאפשרות לך לנסות תכונות Gmail נוספות להוסיף "לבטל שליחה" ולצפות ביומן שלך בתיבת הדואר הנכנס. היכנס להגדרות Gmail שלך ולחץ על "מעבדות" כדי להתחיל.
-
מצא את עצמך חותם או שולח הרבה מסמכים וחוזים? Hellosign for Gmail מאפשר לך לחתום על מסמכים ולמלא טפסים מבלי להשאיר את תיבת הדואר הנכנס שלך - מציל חיים אמיתי עבור אלו מאיתנו ששונאים סורקים, מדפסות ומכונות פקס.
אם תרצה: קרא את הדוא"ל שלך
-
הפוך את 50 הדמויות הראשונות של כל הודעה לתמציתיות וניתנות להפעלה ככל האפשר, אומר Fast Company . פותח מפתה הופך את הסבירות הרבה יותר לכך שהמקבלים שלכם ימשיכו לקרוא.
-
גושי טקסט ארוכים נראים מפחידים לקריאה, אז חשבו כיצד להפוך את הטקסט לקריא יותר. השתמש בכדורים, ברשימות, בהדגשה ובפסקאות קצרות וניתנות לדחיפה בקלות. מתקשים לכרות אותו? זה יכול להיות סימן לכך שאתה מנסה לכסות יותר מדי.
-
אם אתה נתקל ביותר מנקודה אחת או מציג יותר משאלה אחת בדוא"ל שלך, וודא שהפריטים האלה בולטים משאר הסיפור על ידי הכנסת אותם מודגשים, הדגשתם או סידורם ברשימה עם תבליטים. הניגודיות מושכת באופן טבעי את מבטו של המקבל לבשר ההודעה (הקטע שאי אפשר להרשות לעצמם להחמיץ!).
-
הפוך את כל השאלות שאתה שואל ספציפיות ככל האפשר. "מה אתה חושב על ההצעה?" אינה שאלה טובה. "האם נוכל להמשיך עם הצעת הספק של 20, 000 דולר עד יום שישי?" עדיף.
-
מקווה לתפוס את הבוס שלך או מישהו חשוב ביום פחות עמוס אבל לא יודע את לוח הזמנים שלו או שלה? הימנע מדוא"ל בדואר שלישי וחמישי. אלה הם ימי ההיקף הגבוהים ביותר לתיבות הדואר הנכנס של אנשים, ואינך רוצה שההודעה החשובה שלך תלך לאיבוד בתוך ים של עלוני מידע, הצעות והתכתבות אחרת.
-
הפוך את ספירת שורות הנושא שלך - דבר שנותן למקבל מושג ברור מה יהיה בדוא"ל. (בונוס: זה גם יעזור לך לחפש את ההודעה בקלות בתיבת הדואר הנכנס שלך אם הנמען יתקשר כדי לדון במקום לחזור בדוא"ל.)
-
חוקרים מקרנגי מלון גילו כי להודעות הדוא"ל היעילות ביותר יש שורות נושא הפונות לאחד משני דברים: סקרנות (נהדר אם אתה בשיווק) או כלי עזר (ככל הנראה הכי טוב לכולנו). סרטון של דקה למידע נוסף.
-
רוצה באמת לוודא שההודעות שלך נקראות? MailTrack של סיומת Chrome מאפשר לך לראות אם ומתי אנשים קראו את הדוא"ל שלך. ואם אתה שם לב שזה יושב שם שלא נקרא? עיין בטיפים הבאים למעקב בדרך הנכונה.
