שאלה מהירה: האם אתה מתרגש כשמזמנת פגישה צצה בלוח השנה שלך? אני הולך לנחש שהתשובה היא לא. ובכל זאת מפגשים תכופים - לפעמים אפילו יומיים - הם חלק מהתרבות בחברות רבות.
אני חושב שרוב הזמן ישיבות צוות הן בזבוז זמן. בטח, אני מבין שמפגשי ידיים נחוצים מדי פעם. אבל לרוב, ישנן דרכים אחרות ויעילות יותר לשמור על כל מי שבחברה או במחלקה שלך מעודכן במה שקורה במשרד.
להלן ארבעה דברים שכדאי לקחת בחשבון בפעם הבאה שאתה חושב לתכנן פגישה.
1. הפרעות הן רוצחי פרודוקטיביות (ורווח פוטנציאלי)
כשעשיתי קצת מתמטיקה והבנתי שמפגש של שעה עם 17 אנשים (גודל הצוות ב- ShortStack, כולל הצוות המרוחק שלנו שמצטרף אלינו דרך Google+ Hangouts) הוא באמת פגישה של 17 שעות, מייד הגעתי להצעה ל צמצם את ישיבת הצוות שלנו לכל שבוע אחר.
אם אתה רוצה מוטיבציה מסוימת להפחית את משך הזמן שאתה וצוות העובדים שלך מבלים בישיבות, בדוק את MeetingCalc. כשאתה מחבר את המשכורת הממוצעת של הצוות שלך, בתוספת מספר המשתתפים בפגישה, ואז רואה את עלות הזמן שהוקדש, רוב הסיכויים שתבצע גם שינויים. קחו בחשבון שמפגש של שעה עם 17 עובדים שמרוויחים בממוצע 40, 000 דולר לשנה עולה 232.88 דולר. אם אתה נפגש מדי יום או אפילו רק פעמיים בשבוע, המחיר הזה מסתכם במהירות.
2. הודעות מיידיות הן דרך יעילה להוציא את מרבית החדשות - מהירות יותר
ב- ShortStack אנו משתמשים באפליקציית העברת הודעות בשם Slack. לכל אחד יש את החשבון שלו, שניתן להשתמש בו לתקשורת פרטית בין אנשי צוות, ואז ישנם ערוצים הכוללים את כל חברי המחלקות מסוימות.
לדוגמה, יש לנו ערוץ "כללי" שבו חדשות שמשפיעות על כולם יוצאים; ערוץ "פיתוח" בו חברי צוות ה- dev, שכוללים אנשי צוות מרוחקים, חולקים עדכונים על שינויים טכניים, וערוץ "תמיכה" לפטפט בנושאי שירותי לקוחות.
ולעתים קרובות אנו משתמשים בסלאק במקום בפגישות. לדוגמה, לאחרונה עיצבנו את הבלוג שלנו וזה היה פרויקט די גדול. עסקים מסוימים עשויים להרגיש שיש צורך לקיים פגישה בכדי להודיע על כך. עם זאת, זו הייתה תקופה מושלמת להשתמש בחדר הצ'ט "הכללי" שלנו. הוצאנו את הפתק שהבלוג החדש פועל והצענו לכולם לבדוק את זה. אם זה היה שינוי גדול יותר, נניח, שינוי פלטפורמה שדרש הדגמה, היינו מתקיימים פגישת צוות מהירה. אבל מכיוון שזה היה משהו שכל הצוות יכול היה לבדוק בזמן שלהם, בחרנו להישאר בחדר הצ'אט.
(אה, ויש לנו גם ערוץ "אקראי", בו אנו חולקים דברים שלא קשורים לעבודה: סרטוני טריקים מטופשים-אנושיים, חדשות חשובות על מצב הנישואים של ג'יי זי וביונסה, וסימני חתולים, כמובן .)
3. יש דרכים אחרות להיפגש
כמה מחברי צוות הפיתוח של ShortStack מטיילים ביחד בכל אחר צהריים בערך בשעה 15:00. כן, טכנית הם בפגישה, דנים בהתקדמות הפרויקטים השונים עליהם הם עובדים, אבל זה מרגיש שונה מפגישה אופיינית במשרד. אני יודע שפעילות גופנית גורמת לדמי לזרום וגורם לי לחשוב טוב יותר, ולכן אני תומך במלוא ההליכה והשיחות אחר הצהריים האלה.
בנוסף, לא נדיר שצוות הפיתוח עובד על פרויקטים שאינם כוללים את שאר המשרד. טיולי אחר הצהריים שלהם הם הזמן המושלם עבורם לשוחח על פרויקטים אלו ולקיים "פגישת צוות" משלהם מבלי לנצל את כל זמנם של העובדים האחרים למשהו שאולי לא ישפיע עליהם או לערב אותם.
קראתי גם את המחקר שמראה כי מפגשי הליכה מגבירים את החשיבה היצירתית, משהו שכולם יכולים להשתמש בו קצת יותר. וקראתי שהליכה בקבוצה גורמת לאנשים להרגיש יותר שיתופי פעולה מכיוון שכולם נעים באותו כיוון, תרתי משמע, לעומת ישיבה סביב שולחן. (מידע נוסף על היתרונות של מפגשי הליכה, כאן.)
4. יש לתכנן כל פגישה תוך התחשבות בפריון
יש זמן ומקום לישיבות צוות גדולות יותר. אבל כשמגיע הזמן הזה, עליכם לדאוג להפיק את המרב מהכי הרבה זמן על ידי סדר יום ואולי אפילו יעדים מוצהרים בבירור. ב- ShortStack, עוזרת המשרד שלנו שולחת דוא"ל כמה ימים לפני הפגישות שלנו בכל שבוע ומבקשת פריטי סדר יום. ואז יש לנו אדם אחד מכל מחלקה שיעביר עדכון מהיר - שלוש דקות בערך - על מה שקורה בתוכן / יחסי ציבור, מכירות, תמיכה בלקוחות, פיתוח ומחלקות אחרות. זה כאשר אני גם מעביר את עדכון "מצב העסק" ומגיש בקשות רחבות משלי. ברוב השבועות, פגישת הצוות שלנו נמשכת כ 40 דקות, מקסימום.
המפגשים הללו נהגו להתקיים כל שבוע ונמשכים זמן רב יותר מאז שכל אדם העידכן את העדכון שלו. מכיוון שהפחתנו את התדירות ואת האורך, שמתי לב שיש לנו פגישות מאולתרות יותר בקרב קבוצות קטנות יותר. נראה שזה גורם לצוות להרגיש מוסמך יותר לטפל בדברים החשובים והמתוזמנים ואז הם חולקים עדכונים בפגישה הגדולה יותר.
אני סקרן לדעת מה כולכם חושבים על פגישות? כן או לא? פרודוקטיבי או בזבוז זמן? אם אתה לא מעריץ, מה אתה עושה במקום זאת?
