בדיוק עזבת את הפגישה שלך עם הבוס שלך, והראש שלך מסתובב. היא הקצתה אותך לפרויקט חדש ואתה מרגיש סופר לא ברור לגבי כמה היבטים שלו.
הייתי כאן בעבר - המון. זה לא הכי כיף. ולמרות שזה אידיאלי עבור המפקחים להציג לעובדיהם את כל הפרטים הנחוצים מההתחלה, זה לא תמיד קורה.
לכן מכיוון שאני שונאת את התחושה המיועדת לכישלון, פירטתי ארבע שאלות שאני תמיד נותנת למשימה שלי עם מעט הוראות ללא הדרכה. לא זו בלבד שזו דרך נהדרת להפגין יוזמה, אלא שהיא הופכת את כל הפרויקט להרבה פחות כואב.
1. מתי זה נועד?
יש הבדל גדול מאוד בין משהו שמגיע בסוף היום לבין תאריך יעד של "החודש הבא" או "עד השנה הבאה ברגע זה."
כשהתחלתי את ההופעה הנוכחית שלי, הבמאי שלי אמר לי את כל המטרות שהיו לה לצוות שלנו ולתפקיד שלי. חזרתי את חמשת החצרות למשרדי, הסתכלתי ברשימה שלי ומיד הפעלתי את הלחץ על עצמי לסיים הכל ברגע זה, בהקדם האפשרי, בסוף היום, או אחר!
כשהבטאתי סוף סוף עד כמה הייתי המום בה, היא הבהירה כי לא, היא לא ציפתה שאהיה עובדת פלא. מכיוון שבעוד כמה דברים, כמו אירוע "פריצת האביב הבטוחה", היה צריך להסתיים בתאריך מסוים (כמו, אממ, לפני חופשת האביב), לאחרים היו קווי זמן הרבה יותר מקלים - או בכלל לא.
אתה לא רוצה להניח שצריך לעשות את זה ממש ברגע זה ולהפיל את כל השאר כדי להתמודד עם זה, וגם לא רוצה לפעול תחת ההנחה שזה לא דחוף (כי אם זה - ואתה לא מסיים את זה בזמן - ובכן, זו בעיה. ומביכה).
2. האם יש מישהו אחר שעלי לדבר עליו?
יכול להיות שיש אנשים שעבדו בעבר על המשימה המדויקת הזו. תרצה לדעת אם יש מקום מסוים שאתה צריך לאסוף אותו, אם יש שיטות שניסו שלא פעלו, או אם יש לך טיפים מועילים אחרים עבורך.
יתר על כן, יתכנו אנשים שאתה צריך לשתף פעולה ולפצל את עומס העבודה איתם. אתה לא צריך לקחת על עצמך כל משימה יחידה סולו לחלוטין. (מכיוון שאתה גם לא צריך להיות עובד נס!)
לבסוף זה יעזור להבטיח שתקבל כל אישור הדרוש. לדוגמה, אם נאמר לי למסור הצהרה לעיתון האוניברסיטה על משהו במשרדנו, אני צריך לנהל אותו על ידי מנהל התקשורת לפני שאעשה שום ציוץ.
3. מדוע אני עושה זאת?
אני יודע, אני יודע - זה נראה בהתחלה. אך בשום אופן אינני מתכוון שתעבור את השאלה הזו בסאס. מה שאני כן מתכוון זה שתבקש מהבוס שלך למטרה של מה שהיא הקצתה לך.
לא רק אני חושב שזה יכול לעזור לך לקשור ערך רב יותר לעבודה שאתה עושה, אלא שזה גם יכול לספק הקשר חשוב שיעזור לך להחליט לאיזה כיוון לכוון.
לדוגמה, אם אני מתבקש לתכנן סדנת טיפים לניהול מתחים ולעזוב את החדר מבלי לשאול את השאלה, אני אסכן לעבור על זה בדרך הלא נכונה. מכיוון שאם הקהל הממוקד הוא סטודנטים לתארים מתקדמים, סביר להניח שאבחר משבצת זמן לערב כאשר לרוב אין שיעורים. זה יתייחס לאנשי הלחץ הטיפוסיים שעומדים בפני התלמידים - איזון לוחות זמנים לשיעורים, ארגונים, לימודים לגמר וכדומה.
אולם אם זה מיועד לצוות העובדים, אני אתזמן את זה במהלך יום העבודה הרגיל של 9 עד 5 ואתייחס לנושאים כמו התמודדות עם עובד לעבודה בלתי אפשרי, איזון בין חיי העבודה, טיפול בילדים או משפחה מזדקנת. חבר וכו '.
אם אני לא יודע למי התכנית מיועדת, קשה להפוך אותה לאמינה.
4. מה בדיוק אתה מצפה ממני?
בתחילת סמסטר הסתיו, המנהל שלי ביקש ממני לסייע ביריד ארגון הסטודנטים. הבטחתי שחלק מהתלמידים שלנו נרשמים לעבוד ליד השולחן ואספו את כל החומרים.
ואז, יום לפני, היה לי פריק קל. אוי שטויות, חשבתי. שכחתי לחלוטין להזמין את הטבלה בפועל לאירוע זה, ולמערכת התזמון בדרך כלל לוקח לפחות שלושה ימים לאשר!
כעבור כמה שעות נודע לי שהמפקח שלי כבר עשה את החלק הזה. פו! אבל אם הייתי יודע מההתחלה אילו פריטים נמצאים ברשימת המטלות שלה ואילו מהם נמצאים בשלי, הייתי יכול לדלג על שעתיים של ניסיון להוריד דופק גבוה במיוחד.
כן, כמו שציינתי קודם, זה נחמד כשהמנהל שלך מפרגן לך הכל מההתחלה. אבל הנה העניין: יתכן שאין לך בוס נהדר. וגם אם כן, הוא כנראה לא מושלם, וכנראה שהוא קורה הרבה. זה גם חלק מהאחריות שלך לשאול את השאלות הנכונות ולקבל כמה שיותר מידע. הגדרת עצמך להצלחה זה כיף - אני מבטיח! - וארבע השאלות הללו יעזרו לך לעשות זאת.
