ביום שישי האחרון בשעה 16:30 כיביתי את המחשב, ניקיתי את שולחני וחזרתי הביתה. אחד הפריטים שזרקתי לפח האשפה לפני שעזבתי היה רשימת המטלות שלי לשבוע: 150 פריטים, כולם בדקו. לא עבדתי אפילו לילה אחד מאוחר או בוקר מוקדם באותו שבוע. ואפילו היה לי זמן בבית להכין לעצמי ארוחות ערב הגונות, לראות חברים, ללכת עם הכלב ולראות יותר מדי טלוויזיה.
לפני שאתה מניח הנחות לגבי תוכן רשימת המטלות שלי או על חשיבות תפקידי באופן כללי, אני צריך להזכיר שבמהלך אותו השבוע הובלתי את קריאת ועדת הדירקטוריון, סידרתי סיעור מוחות להצעת מענק לדולר ארה"ב, נפגש עם המנהל המנהל של קרן ראשונה, הוצג בפני יזם מוביל על ידי מנהל מיקרוסופט, הגיש שלוש הצעות למענק וקיבלתי את סקירת הביצועים השנתית שלי (שהייתה מאוד חיובית, אגב).
בקיצור, אני עושה הרבה עבודה בכל שבוע. איך אני עושה זאת בלי להתמוטטות עצבים - ועם זמן פנוי? להלן מספר טיפים.
1. דע מה צריך לעשות
למרות שזה נראה מובן מאליו, הדברים שהכי מדגישים אנשים הם בדרך כלל הדברים שהם לא ידעו לצפות להם. לכן, כדי להתחיל את השבוע, סקור את כל מה שאתה צריך לעשות בפירוט. לדוגמא, נניח שאתה יודע שההצעה אמורה להתקיים ביום שישי, ותפקידך לעשות את הסיפור, אך צוות הכספים אחראי על התקציב. כדי לוודא שכל הפרויקט מסתיים בזמן, הקפידו להוסיף "צ'ק עם צוות הכספים לגבי התקציב" לרשימת המטלות שלך.
אני די אגנוסטי לגבי כלים לרשימות מטלות; רשימות כתובות עובדות עבורי באותה מידה כמו פתרונות אלקטרוניים, כמו Evernote או Asana. אבל יש לי כלל שכל הרשימה צריכה להיות במקום אחד. אתה יכול לפלח ולארגן מחדש את כל מה שאתה אוהב, אבל אתה צריך לראות את כל מה שאתה צריך לעשות במבט אחד.
2. דע מה צריך לבצע קודם
כאשר פיקחתי על צוותים פחות מנוסים, גיליתי שהמחסום הגדול ביותר עבורם הוא לא לדעת לתעדף ולסדר את היום שלהם.
לדוגמה, אם היה פרוייקט גדול בסוף השבוע הבא, הם היו דוחפים קיטור מלא לקראת המועד האחרון, למרות שהם נדרשים לאסוף מידע ממחלקה אחרת - מידע שעלול לבטל את כל העבודות שהם סיימתי. ובינתיים היו פרויקטים אחרים, קטנים יותר שעשויים היו יכולים להתקדם באמת.
העדיפויות שלך עשויות להשתנות גם על פי מצב הרוח או לוח הזמנים שלך. למשל, אם יש לי יום לא יצירתי במיוחד, אני יודע שיהיה יעיל יותר עבורי לתעדף פרויקט נתונים. אם אני בפגישות רוב שעות היום, אני עונה לשיחות והודעות דוא"ל בין פגישות במקום לנסות ולהפוך למשהו גדול יותר בזמן כה קצר.
אתה תהיה הרבה יותר יעיל אם אתה עובד עם סדר העדיפויות והמגבלות שלך במקום לנסות להתנגד להם.
3. בקש עזרה
אם לא הרווחתי שום דבר אחר מהעבודה בעמותות, למדתי שאם אתה לא שואל, אתה לא מבין. איש אינו יכול לבצע את עבודתו של ארגון בלבד. אם אין לך כישורים או זמן לבצע משהו ביעילות, חובתך לבקש עזרה.
למרבה המזל, בעבודה למלכ"רים, אני בדרך כלל יכול למצוא מתנדב שיעזור לי במשימות ארציות יותר. אם אני זקוק למומחיות גבוהה יותר, אני שולף את פנקס הכתובות שלי ורואה אם אני מכיר מישהו שיכול להציע פיתרון. לאחרונה, למשל, התייסרתי בגלל דו"ח ביניים לתורם. היינו באמצע תוכנית חדשה, כך שלמרות שידעתי שעשינו המון, לא ידעתי איך להעביר את זה בטופס הדוח. אז הוצאתי את אחד החברים שלי שיצאו לתקשורת לקפה, והיא הציעה למקד את כל הדו"ח בסיפורים של לקוחות ואיך הם פירשו את התוכנית החדשה.
זו הייתה פריצת דרך - כזו שלעולם לא הייתי צריכה לבד. התורם אהב את זה ויצר אותי במגע עם מחלקת התקשורת שלו כדי לפרסם את התוכנית עוד יותר. ברגע שהיה לי הרעיון, לקח לי שבוע לסיים את הדו"ח - אותה פרק זמן שביליתי לדאוג לו לפני שנפגשתי עם חבר שלי.
4. סגור את הלולאה
מכירים את אותה הרגשה מספקת של בדיקת משהו מרשימת המטלות שלכם? זה לא מרגיש רק טוב; זו דרך חשובה לציין שסיימת משימה וכעת תוכל לעבור למשהו אחר.
אבל לפני שתתקדם, תרצה לוודא שיש לך איפשהו תיעוד של המשימות שהושלמת, כך שתוכל לעקוב אם - אההם - אמהות אינן יעילות כמוך. כשאני מסיימת הצעת מענק, למשל, אני תמיד שמה תזכורת בלוח השנה למעקב עם המממן בעוד שמונה שבועות. באותה תקופה, מרבית המממנים יקבלו את החלטותיהם, ואם לא, הם עשויים להיות מעוניינים ללמוד קצת יותר על הארגון. באופן דומה, הבוס שלך אולי לא יחזור אליך לגבי פרויקט במשך כמה שבועות אם אתה משאיר לו את זה, אך בקשה לאחר מספר ימים יכולה לגרום לו להסתכל מוקדם יותר.
אני מאמין בתוקף בעבודה חכמה יותר, לא קשה יותר. העבודה שלי חשובה מדי עבורי ועבור האנשים שהארגון שלי משמש לקבל כל דבר חוץ מהטוב ביותר. אבל אני יודע מהניסיון שניהול עצמי מרופט על ידי עבודה של שעות פלוס של שעות בשבוע לא יסייע לאף אחד בסוף. עבודה יעילה יותר פירושה תוצאות טובות יותר וסוף שבוע - מה יכול להיות טוב יותר מזה?
