לא משנה כמה זמן אנו מבלים בניסיון לייעל את תיבת הדואר הנכנס שלנו - החל מבדיקת אצוות להודעות ועד הוספת פעמונים ושריקות - אימייל משתלט על חיינו. בהתבוננות בסטטיסטיקות שלי מהחודש שעבר, קיבלתי ועיבדתי למעלה מ- 10, 000 מיילים (eek!), כך שמציאת הדרך הנכונה לנהל את כל ההתכתבויות המקוונות הזו הייתה קריטית עבור שפיות היום-יום שלי.
עם זאת, מסתבר שה"דרך הנכונה "לניהול דוא"ל תלויה רבות בסגנון האישי שלך. ריכזתי כמה מהאסטרטגיות הפופולריות והמצליחות ביותר כדי שתוכלו להחליט איזו מהן מתאימה לכם:
1. LIFO: אחרון בפעם הראשונה
טכניקה זו מבוססת על כך שאפשר לדברים הישנים להתמודד עם עצמם. זוהי הדרך הנפוצה ביותר שאנשים מתמודדים עם תיבת הדואר הנכנס שלהם, תוך קריאה דרך הדוא"ל מלמעלה למטה (aka, החל מהדוא"ל האחרון שהתקבל).
זה מאוד נוח ואינטואיטיבי, אך ישנם שני סיכונים ראשוניים באסטרטגיה זו. הסיכון הראשון הוא שסביר להניח שתהיה לך תגובה לא עקבית. בימים שיש לך הרבה זמן להשקיע בדוא"ל, תשיב לאנשי הקשר במהירות הבזק. בימים בהם אתה עסוק ובפגישות, תקבלי הודעות ותיקבר תחת מיילים חדשים יותר.
הסיכון השני הוא שאתה עלול להחמיץ הזדמנויות טובות מכיוון שלא המעקב בזמן. אם תבחר להשתמש באסטרטגיה זו, אך ברצונך להקטין את הסיכונים הללו, הייתי ממליץ לחסום שעה או שעתיים פעם בשבוע במהלכן אתה עובר לגישה הכרונולוגית ההפוכה (המתוארת בנוחות בהמשך). בדרך זו תוכלו לנקות כל ישן שעשוי להיות חשוב.
2. כרונולוגי הפוך
ההפך מ- LIFO, נקיטת גישה כרונולוגית הפוכה פירושה התמודדות ראשונה עם המיילים הישנים ביותר. אם אתה משתמש ב- Gmail, אתה יכול לשנות את המיון של תיבת הדואר הנכנס שלך, על ידי לחיצה על מונה הדוא"ל בפינה השמאלית העליונה.
עם אסטרטגיה זו, לעיתים קרובות תתמודד עם מיילים קשים יותר שהעברת, וזה נהדר עבור כל דחייניות כרוניות. עם זאת, ישנה חסרון אחד באסטרטגיה זו. אם אתה עובד במקום בו אתה כל הזמן מקבל דוא"ל דחוף שבאמת צריך לענות עליו מייד, זה עשוי להיות מסוכן לנקוט בגישה כרונולוגית הפוכה. עם זאת, אתה בהחלט יכול לשלב אסטרטגיה זו עם LIFO במהלך יום העבודה בפועל אם זה המצב.
3. יסטרבוקס
השימוש המפורסם על ידי מנכ"ל זאפס, טוני הסיה, טכניקת יסטרבוקס מתמקדת בהתמודדות היום עם כל הדוא"ל שקיבלת אתמול. הסיה מסביר:
"רשימת ה'מעשה 'שלך בכל יום היא פשוט תיבת הדואר האלקטרוני של אתמול (ומכאן' Yesterbox '). הדבר הגדול בזה זה כשקמים בבוקר, אתה יודע בדיוק כמה דוא"ל אתה צריך לעבור. יש תחושה של התקדמות בזמן שאתה מעבד כל דוא"ל מאתמול ומוציא אותו מתיבת הדואר הנכנס שלך, ולמעשה יש טעם כאשר נותרו לך אפס מיילים לעיבוד מאתמול. יש למעשה תחושת השלמה כשסיימת, וזה מדהים. "
זוהי אסטרטגיה נהדרת עבור כל מי שמרגיש כאילו הוא טובע כל העת בדוא"ל. למרות שאני ממליץ לקרוא את כל הכתובות שלו, החלק הטוב ביותר הוא ללא ספק כמות השליטה שתחזרי על תיבת הדואר הנכנס שלך. בשונה משיטות אחרות, היעד שלך נשאר זהה ליום בו תגלה, עם הזמן תקבל טיפול טוב יותר בכמה זמן יידרש לך אימייל לעבור. האם קיבלת אתמול 25 אימיילים? אוקיי, זה עשוי לקחת קצת יותר משעה. היה לך יום גדול עם 70 מיילים שנכנסים? אתה יכול לתכנן קדימה ולחסום זמן נוסף לניהול עוצמת הקול.
4. אפס תיבת הדואר הנכנס
מונח שטבע מרלין מאן, Inbox Zero הוא אסטרטגיית דוא"ל שלפיה המטרה היא תמיד לשמור על תיבת הדואר הנכנס 100% ריקה. יש כמה יתרונות גדולים לכך: הכל מטופל תמיד, ואינך מבזבז זמן לקרוא מחדש דוא"ל בפעם השלישית לפני שאתה נוקט בפועל. אסטרטגיה זו טובה למעצבי רשימת סוג-A (כמוני!) שאוהבים לקבל שליטה מלאה בתיבות הדואר הנכנס שלהם. אבל מנסיוני, קל לתת לתיבת הדואר הנכנס שלך להכתיב את חייך אם אתה לוקח את זה רחוק מדי. טיפ מקצוען: זוג אפס תיבת הדואר הנכנס עם Boomerang ל- Gmail, אפליקציה המאפשרת לך להגיש הודעות מתיבת הדואר הנכנס שלך עד לתאריך ולשעה שתבחר, כך שתוכל להחליט בין לענות לעיכוב לצורך מאוחר יותר, לפי הצורך.
אם אתה מנסה את זה בפעם הראשונה, אני ממליץ לבדוק את האתגר של לילי הרמן בשבוע להישאר ב- Inbox Zero לפני שתתחיל.
אחרי שניסיתי כל שיטה, אני יכול לומר בוודאות שבחירת אסטרטגיה נועדה להתאים את העדפותיך האישיות לכל הרגלים שתרצה לעודד (או להרתיע). אתה עשוי לגלות שהערבוב והתאמה הכי מתאים לך. עברתי זמן רב ב- Inbox Zero והחלטתי שהלחץ לעשות את האחרונים האחרונים לא שווה את זה. אבל אני שומר את תיבת הדואר הנכנס שלי תחת 20 מיילים עד שאני הולך לישון כל לילה - די קצר בכדי שאוכל לראות את כולם על המסך שלי כדי לבדוק מהירה ששום דבר לא נפל דרך הסדקים. כל עוד אתה לא עבד לתיבת הדואר הנכנס שלך וכל מי שצריך לשמוע ממך מקבל תשובה במועד, מי לשפוט?
