אם אתה אומר את המילה "פגישה" לצוות שלך, סביר להניח שאתה נפגש עם גניחות ומלמולים של "למה?" ולא "לעזאזל כן! אנחנו לא יכולים לחכות! "
אחת הסיבות לכך שפגישות רבות נוטות לעבור בצורה כה קשה היא מכיוון שהן לא מתחילות כמו שצריך. כפי שבטח שמתם לב, הדקות הראשונות לעתים קרובות נותנות את הטון לשארית זה. אם אין לזה התחלה חזקה, חברי הצוות שלך יוצאים החוצה או יוצאים מהמסלול. ואתה יודע ששום דבר לא מרגיש גרוע יותר מלהוביל דיון ולראות שאנשים מתחילים להגניב מבטים בטלפון שלהם.
כמובן שאם לקחת את הזמן להכנה, תוכל להימנע מכך. אחרי הכל, הפגישות שלך לא צריכות פשוט להתרחש באמצעות טייס אוטומטי. אתה לא צריך להתחיל כל אחד על ידי פשוט להתחיל לסדר היום ולהמשיך הלאה. במקום זאת, אתה יכול לבעוט אותו בדרכים שונות ומגוונות.
1. ספר לכולם על מה פגישה
רוב האנשים מכוונים ל- WIIFM (מה זה בשבילי?). כדי להעסיק את המשתתפים, ראשית עליכם להזכיר להם מדוע הם יושבים איתכם בחדר ונרחקים מעבודתם. כן, בטח הזכרת משהו כשקבעת את הפגישה, אבל תמיד טוב להצהיר מחדש על המטרה. (רמז: אם אינך יכול להגיע למטרה משכנעת, כנראה שאתה צריך לבטל את הפגישה.)
לאחר מכן, עקוב אחר השאלה מדוע הצוות שלך נמצא שם במיוחד כדי לדון בעניין זה. אינך צריך להצביע על כל חבר ולשתף מדוע הוא או היא צריכים אותה בפגישה, אבל אתה צריך להבהיר שכולם שם מסיבה כלשהי. "כצוות השיווק של החברה, עלינו לבוא עם שלושה רעיונות מוצקים להגדיל את הקהל שלנו ברבעון הבא" או "כל מי שהיה בחדר הזה הומלץ על ידי המנהל שלך בגלל כישורי הארגון שלך." (שוב, אם יש מישהו ב הישיבה שאין לה מטרה, אל תגרום לו או לה להשתתף בה.)
2. עידוד חיוביות
האופן בו אתה מתחיל את הפגישה נוטה להכתיב כיצד כל שאר זה הולך. אם הפגישה מתחילה בטענות, באחיזה וביבבה, יכול מאוד שהיא תסתיים גם ככה. מצד שני, אם אתה פותח באופטימיות, זה יכול להשפיע לטובה על שארית הדיון.
אתה יכול לבקש מחברי הצוות שלך לשתף כל אחד במשהו שמתנהל כשורה. לחלופין, אם הקבוצה גדולה מדי, תוכלו להתחיל לשבח את הקבוצה על ההישג האחרון - בין אם זה גדול או קטן. לא משנה מה קורה בתוך החברה או המחלקה שלך, זה המפתח להתחיל את השיחה בנימה מרוממת. אחרת אנשים מתחילים לקשר פגישות עם הרצאות, חדשות רעות ודיווחים מאכזבים.
3. שתף ציטוט סטטיסטי מפתיע או נוקב
ציטוט מבהיל או תובנה אינו רק פותח טוב לנאום; זה יכול להיות גם המזון לדיון נהדר. תן לצוות שלך כמה דקות לדבר על המשמעות לפני שתעבור למטרה העיקרית של הפגישה.
ברור שזו צריכה להיות סטטט או ציטוט שמתייחסים איכשהו לתוכן הפגישה הכוללת. אולי זה מספרים מתחזיות הצמיחה האחרונות של החברה, או אולי זה ציטוט מזעזע ממחקר חדש בענף. יהיה אשר יהיה, זה אמור להיות רלוונטי מספיק כדי לשמור על הצוות שלך ממוקד ומעקב.
4. ספר סיפור
סיפור יכול ללמד מוסר השכל, להחדיר שיעור חשוב או אפילו לגרום לאנשים לצחוק. החלק הטוב ביותר בעניין הוא שזה לא מגיע מהפה שלך, שמרכך את "המכה" (אם יש צורך בריכוך מכה).
כמו ציטוט או סטטוס, כדאי שתשתף איכשהו סיפור שקשור לפגישה. עם זאת, יש לך קצת יותר גמישות כאן. לדוגמה, אתה יכול לשתף סיפור הצלחה; משהו שהלך טוב עם לקוח, או איש צוות שעבר מעל קריאת התפקיד. או שתוכלו לדבר על משהו שקראתם לאחרונה הכולל הפצה מוצלחת להפליא של מוצרים שגרמה לכם לחשוב מחדש על האסטרטגיה שניצבתם בתחילה. אנשים נוטים להתייחס היטב לאנקדוטה ללא קשר להקשר. שלא לדבר על כך שהלב מעורב בתהליך המחשבה, במקום רק את התודעה.
פגישה טובה היא קצת סוג של אמנות, אז תנו לעצמכם קצת זמן להבין את הזרימה. יתכן והדברים לא יתנהלו בצורה מושלמת בפעם הראשונה, אבל תמיד יש מקום לשיפור אם תאמצי לגרום לזה לעבוד.
