כיזמים, כל מה שאי פעם רצינו זה להיות הבוס שלנו. אך באופן אירוני, רובנו די נוראים בלנהל את עצמנו. רשימות המטלות שלנו ארוכות, הזמן קצר והלחץ לתוצאות גבוה ולעיתים קרובות איננו יודעים מאיפה להתחיל. הכל נראה חשוב. קשה לתעדף. ולעתים קרובות אנו מבינים בסוף היום שכל מה שעשינו כל היום זה להגיב למיילים.
יש שם מאות גורואים לניהול זמן, כל אחד שמקדם דרך אחרת להיות פרודוקטיבי ו"בסדר להתארגן! "אם יתמזל מזלך, יתכן שתגלה שאחת מאותן מערכות מוכנות עובדת עבורך. עם זאת, רובנו נאלצים לגלגל את הטכניקות הללו יחד ולעשות משהו משלנו - משהו שמסביר להעדפות, הרגלים, חוזקות וחולשות הייחודיות שלנו.
עם זאת, מצאתי שיש כמה טקטיקות אוניברסאליות העובדות כמעט לכל אחד. להלן ארבע דרכים פשוטות להיות בוס טוב יותר לעצמך:
נבדקים למינונים ופרויקטים
מפתה לחשוב על כל מה שצריך לעשות כנפילה באותה קטגוריה. אבל האמת היא, רשימת המטלות שלך ככל הנראה מכילה פריטים קטנים, קונקרטיים וניתנים לפעולה, כמו גם פרויקטים מעמיקים ורב-שכבתיים אשר ידרשו פיתוח וחשיבה מסורה. ואסור להתערב בשתי הקטגוריות הללו.
במקום זאת, אפשר רק ללהיטים המהירים לחיות ברשימת המטלות שלך, ולתמודד אותם עם נתחי זמן ייעודיים המיועדים לעבודה עסוקה בלבד. ואז, חשוב לא פחות, גזל זמן עצמאי לעבוד על הפרויקטים שלך לטווח הארוך, ללא הסחת דעת מהמטלות הקטנות שלך.
ערוך רשימת / לא יודעת
פעמים רבות, אפילו כשאנחנו יודעים שיש הרבה מה לעשות, אנחנו לא בטוחים מה לעשות או איפה להתחיל. גודל הפרוייקט מכריע אותנו ואנחנו משתתקים בוהה במשהו ענק כמו "כתוב תוכנית עסקית" ברשימת המטלות שלנו.
בכל פעם שאתה מתחיל להרגיש ככה, חשוב לקחת צעד אחורה ולפרק את הפרויקטים האלה לגזרים הניתנים לפעולה. כדי להתחיל, חשוב על פרויקט אחד בכל פעם וערוך רשימה של הדברים שאתה יודע והדברים שאתה לא יודע. הכרה בדברים שאתה כבר יודע תעזור לך להמציא את הגלגל מחדש ולהעניק לך נוחות רבה יותר שאתה לא נמצא כל כך רחוק מעל הראש שלך, והדברים שאתה לא יספק לך כיוון.
קח דוגמה את המשימה "קבל התקשרות מדוברת יותר". מטרה זו אינה ניתנת לביצוע. אבל, אתה יכול ליצור רשימות שנראות כך:
דע: קהל יעד, הפורמט המועדף עלי
לא יודע: המקומות הטובים ביותר, איך להציב את עצמי
עכשיו אתה יכול להקצות זמן לזיהוי המקומות הטובים ביותר - לחקור באינטרנט, לבקש לעמיתים ולהסתכל ברשימות המקומות שעמיתיהם דיברו. ואז ברגע שיש לך רשימת יעדים, אתה יכול להקצות זמן לחישוב הדרך הטובה ביותר להציב אותם.
קבע פגישות עם עצמך
סביר להניח שדברים יבוצעו אם הם נמצאים ביומן שלך - זה עוזר לנהל אותך באחריות ומונע ממך להעביר את הזמן למשהו אחר. אבל יותר מזה, זה מאלץ אותך להעריך ולהקצות מספר מוגדר של שעות לכל פריט.
לכן, לכל מה שאתה צריך לעשות, הניח נתח זמן ספציפי ונסה להיצמד אליו. זה כולל חסימת תקופות עבור הקציץ הבלתי נגמר של משימות קצרות (כולל אימיילים!) - ככה, הם לא ימצוץ את כל היום שלך ולא ידמם לפעילויות ממוקדות יותר.
כבונוס נוסף, גישה זו מסייעת לך להפריד בין יום למחרת. במקום פשוט להתנתק מהרשימה האינסופית של דברים לעשות, מותר לכל יום ללבוש צורה משלו. וככה, תוכלו לבנות את זרימת היום והשבוע שלכם באופן המתאים ביותר עבורכם.
דע מה המוקד של מחר כיום
אני מעריץ גדול של תצוגה מקדימה של התוכנית של מחר יום או לילה קודם. אני מגלה שאפילו מבט מהיר על הדברים שאעבוד עליהם עוזר לי להתכונן נפשית למחרת. זה מקטין את זמן המעבר שלי למחרת בבוקר ומאפשר לי "להתלהב" מדברים שאולי אפילו לא כל כך מרגשים. במקום להתגייס במשרד מלא אנרגיה רק כדי לגלות שהיום הזה מוקדש לניהול חשבונות, אני מוכן ויכול להתמקד בגובה שמגיע מסדר הדברים. הכרת התוכניות שלך מראש מאפשרת לך לעבוד בצורה פרואקטיבית לעומת תגובתית - וזה מרגיש כל כך טוב יותר.
