תכונת ה- Subtotal של Excel פועלת על ידי הוספת הפונקציה SUBTOTAL למסד נתונים או לרשימה של נתונים קשורים. באמצעות התכונה סיכום מצטבר מציאת מידע וחילוץ מידע ספציפי מטבלה גדולה של נתונים מהירה וקלה.
למרות שזה נקרא "תכונה סיכום", אתה לא מוגבל למציאת סכום או סך של שורות שנבחרו של נתונים. בנוסף לסך הכל, אתה יכול גם למצוא את הערכים הגדולים ביותר עבור כל חלק של מסד נתונים.
זה צעד אחר צעד הדרכה כוללת דוגמה כיצד למצוא את המכירות הגבוהה ביותר עבור כל אזור המכירות.
השלבים במדריך זה הם:
- הזן את נתוני המדריך.
- מיון מדגם הנתונים.
- מציאת הערך הגדול ביותר.
הזן את נתוני מערך הביניים
הצעד הראשון לשימוש בתכונה סיכום ביניים ב- Excel הוא להזין את הנתונים בגליון העבודה.
כאשר אתה עושה זאת, זכור את הנקודות הבאות:
- חשוב להזין נתונים כראוי. שגיאות, הנגרמות על ידי הזנת נתונים שגויה, הן המקור לבעיות רבות הקשורות לניהול נתונים.
- אין להשאיר שורות או עמודות ריקות בעת הזנת הנתונים. זה כולל לא השארת שורה ריקה בין כותרות העמודות לבין השורה הראשונה של הנתונים.
עבור הדרכה זו
הזן את הנתונים לתאים A1 עד D12 כפי שניתן לראות בתמונה לעיל. למי שלא מרגיש כמו הקלדה, הנתונים, הוראות להעתקתו ל- Excel, זמינים בקישור זה.
מיון הנתונים
לפני החלת סכומי ביניים, הנתונים שלך חייבים להיות מקובצים לפי עמודת הנתונים שברצונך לחלץ ממנה מידע.
קיבוץ זה נעשה באמצעות התכונה 'מיון' של Excel.
במדריך זה, אנחנו רוצים למצוא את המספר הגבוה ביותר של הזמנות לכל אזור המכירות ולכן הנתונים חייב להיות מסודר על ידי אזור כותרת עמודה.
מיון הנתונים לפי אזור המכירות
- גרור תאים נבחרים A2 ל D12 כדי להדגיש אותם. תהיה בטוח לא כדי לכלול את הכותרת בשורה הראשונה בבחירה שלך.
- הקלק על ה נתונים הכרטיסייה של הסרט.
- הקלק על ה סוג כפתור הממוקם במרכז רצועת הנתונים כדי לפתוח את תיבת הדו שיח מיין.
- בחר מיין לפי אזור מהרשימה הנפתחת שמתחת טור כותרת בתיבת הדו-שיח.
- תוודא ש הנתונים שלי מכילים כותרות מסומנת בפינה השמאלית העליונה של תיבת הדו-שיח.
- לחץ על בסדר.
- הנתונים בתאים A3 ל D12 צריך להיות מסודר עכשיו לפי סדר אלפביתי על ידי העמודה השנייה אזור. הנתונים עבור שלושת נציגי המכירות מהמזרח באזור צריך להיות רשום הראשון, ואחריו צפון, ואז דרום, ואחרון באזור המערב.
מציאת הערך הגדול ביותר באמצעות סכומי ביניים
בשלב זה, נשתמש בתכונה סיכום ביניים כדי למצוא את סכום המכירות הגבוה ביותר לכל אזור. כדי למצוא את הערך הגבוה ביותר או הגדול ביותר, התכונה 'סיכום ביניים' משתמשת בפונקציה MAX.
עבור הדרכה זו:
- גרור בחר את הנתונים בתאים A2 ל D12 כדי להדגיש אותם.
- הקלק על ה נתונים הכרטיסייה של הסרט.
- הקלק על ה סיכום ביניים כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח סיכום ביניים.
- עבור האפשרות הראשונה בתיבת הדו-שיח בכל שינוי ב: בחר אזור מהרשימה הנפתחת.
- עבור האפשרות השנייה בתיבת הדו-שיח השתמש בפונקציה: בחר MAX מהרשימה הנפתחת.
- עבור האפשרות השלישית בתיבת הדו-שיח הוסף סיכומי ביניים ל: לבדוק את סה"כ מכירות רק מרשימת האפשרויות המוצגות בחלון.
- עבור שלוש תיבות הסימון שבתחתית תיבת הדו-שיח, סמן את:החלף את סיכומי הביניים הנוכחייםסיכום להלן נתונים
- לחץ על בסדר.
- טבלת הנתונים צריכה לכלול כעת את סך המכירות הגבוה ביותר עבור כל אזור (שורות 6, 9, 12 ו -16) וכן את הנתונים גרנד מקס - (המכירות הגבוה ביותר הכולל עבור כל האזורים) בשורה 17. זה צריך להתאים את התמונה בחלק העליון של הדרכה זו.
