אני אובססיבי בלהיות פרודוקטיבית ככל האפשר מבחינה אנושית, בין אם זה קביעת מועדים טובים יותר או למצוא את הדרך היעילה ביותר לתזמן את ימי.
אבל תיבת הדואר הנכנס שלי הייתה עדיין מציצת זמן אדירה. והבעיטה היא: שלחתי הרבה מאות אותם מיילים שוב ושוב.
זה כשהתחלתי להשתמש בתגובות משומרים. אם אינך מכיר אותם, אתה יכול לשמור תגובה שתגבש ואז, במקום להקליד אותה שוב ושוב, תוכל ללחוץ ולהכניס אותה לדוא"ל שלך, ולחסוך לך זמן ומאמץ.
עדיין לא נמכרו? כתבתי חמש תבניות נפוצות וחוסכות זמן כדי להתחיל בעבודה שישכנעו אותך שזה הגיוני. (אך ראשית, עליך להתקין הגדרה. אם אתה משתמש ב- Gmail, תמצא הוראות כאן. אם אתה משתמש ב- Outlook, הם נקראים "חלקים מהירים", ואתה יכול לראות אותם כאן.)
1. לדחות תשובה
לפעמים אתה יכול לפטר תשובה מהירה. אך פעמים אחרות, תגובתך תדרוש מחשבה נוספת או עבודת רגליים. מכיוון שלא ברצונך להתעלם מהאדם בינתיים, שלח את זה כדי ליידע אותו שתענה כשאתה יכול. זה נראה כמו זה:
2. לנטרל מצב
אתה יודע שאחד הדברים הגרועים ביותר שאתה יכול לעשות כשמתחים מתרחשים הוא לספר למישהו מה אתה מרגיש בדוא"ל. במקום להסתכן בכך שרגשות חזקים, השתמש בתבנית שנוצרה מראש כדי להיות בטוח שאתה משתמש בטון מתאים במקום העבודה. זה נראה כמו זה:
3. לשתף הוראות
האם אתה כל הזמן אומר לאנשים כיצד לנווט באתר שלך או להשתמש בבסיס הנתונים שלך? במקום להקליד שוב ושוב על ההוראות, הקלד אותה פעם אחת ולא תצטרך לדאוג לחסר שלבים כשאתה נלחץ או עסוק במיוחד (או משכפל את העבודה כל השבוע). זה נראה כמו זה:
4. להצביע על עבודה בעלת עדיפות נמוכה
יש לך יותר מדי בצלחת שלך? שמור על דוא"ל תמציתי וכנה, תוך כדי שאתה מציע חלופות. נסה את זה:
5. לשליחת קובץ מצורף
"אנא מצא מצורף …" צריכה להיות אחת מהתשובות הנפוצות ביותר בדוא"ל, מה שהופך אותה למועמדת מושלמת לתבנית תגובה משומרת. (רק הקפד לצרף את הקובץ בפועל לפני שאתה לוחץ על "שלח!"). נסה את זה:
שמירת תגובות דוא"ל תעזור לך לנהל את תיבת הדואר הנכנס שלך - ואת הזמן שלך. בדרך זו, אתה יכול לכתוב אותם כשאתה מרגיש מפולס וחושב בבהירות, והיה לך שימושי לאותו יום מלחיץ ומועך בזמן.
לבסוף, אל תשכח שרק בגלל שהם ניצלו, זה לא אומר שהם משובצים באבן. אל תהסס לשנות אותם אם אתה צריך, כך שהם באמת יעבדו בשבילך להתקדם.
