אני לא יודע מה איתך, אבל לפעמים אני מתעורר ומרגיש שאני מבלה את היום שלי בניסיון לא לטבוע בתיבת הדואר הנכנס שלי. ברור שזו לא בעיה שרק אני מתמודד; כמעט כל איש מקצוע שאני מכיר נאבק במעבר דרך ההודעות שלו.
עם זאת יש חדשות טובות: בהחלט יש דרכים להפוך את תיבת הדואר הנכנס לניהול יותר - ולמצוא כמה שהלכתי היישר אל המומחים. להלן הרגלים שחמשת האנשים העמוסים בעולם משתמשים בכיבוש המיילים שלהם. ראה אילו אתה יכול להתחיל להשתמש בכדי לשפר את האסטרטגיה שלך.
1. הם מגיבים במהירות
לאריק שמידט, יו"ר ההנהלה של גוגל, יש כמה עצות כביכול נגד אינטראקטיביות: הגב במהירות לדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך. הוא מסביר את הרציונל שלו לעשות זאת ב- VentureBeat :
יש אנשים שאפשר לסמוך עליהם להגיב מייד להודעות דוא"ל, ויש כאלה שלא יכולים. שאפו להיות אחד הראשונים. האנשים הטובים ביותר והעמוסים ביותר שאנו מכירים פועלים במהירות באמצעות הודעות הדוא"ל שלהם, לא רק לנו או לכמה שולחים בודדים, אלא לכולם.
למרות שאתה לא בהכרח צריך להגיב לכל הודעת דוא"ל תוך שלוש דקות מההופעה בתיבת הדואר הנכנס שלך, רשום כמה זמן ייקח לך באמת. אם אתה חושב שהודעה תקבל תשובה של 30 שניות או שתי מילים בלבד, ענה עליה רק כשאתה קורא אותה. אם זה ידרוש תגובה ארוכה יותר, שלח דוא"ל חזור במהירות ויידע את האדם שראית אותו ומתי תגיב. אתה תקבל מיד כמה נקודות זכות רחוב על הכבוד וההקשבה שלך.
2. הם עושים כיף בדוא"ל
מייסד לשעבר של חברת ההנהלה ופייסבוק של חברת התקשורת רנדי צוקרברג יש כמה עצות בדוא"ל שיגרמו לך לרצות לפרוץ את השבבים והגוואקמולי: ערוך מסיבת סליקה של תיבת הדואר הנכנס עם כמה מעמיתיך או חברים.
הוציאו את היין, הפיצו פלייליסט נהדר, פתחו על האופן בו אתם שונאים לטבוע בדואר אלקטרוני - ואז התמקדו בשעות הבאות בפינוי כמה שיותר הודעות, תוך שיתוף של הודעות מצחיקות שתמצאו, או טיפים מקדימים שתגלו. בדרך.
מעבר בדואר הנכנס שלך לא צריך להיעשות בשתיקה במשרד לבד; זו למעשה יכולה להיות חוויה קולקטיבית באופן מוזר שמאפשרת להפגיש אותך ואת הקולגות שלך (כי מי לא אוהב לשנוא בדוא"ל?).
אה, וברור שדלג על האלכוהול אם אתה מתכנן להגיב להודעות ולא סתם משליך אותם לפח. לחלופין, קח את עצתו של ג'ן דזיורה וכתוב כמה מיילים קשים יותר שלך כשאתה טיפה - אך שמור אותם כטיוטות וקרא אותם למחרת לפני שאתה באמת מכה "שלח".
3. הם מתזמנים זמן "ללא דוא"ל"
קח דף מתוך ספר ההשמעה של אחד ממנהיגי העולם החופשי, ברק אובמה: הזמן האישי שלך הוא קדוש, אז אל תבזבזו אותו לנצח במסע להגיע לאפס תיבת הדואר הנכנס. כפי שדווח על ידי 99U:
לנשיא יש שלושה רגעים בלוח הזמנים שלו שהם ללא ספק שלו: אימון הבוקר, ארוחת הערב שלו עם בנותיו והלילה אחרי שמשפחתו נרדמת.
למרות שזה נראה קל לסחוט דוא"ל אחד נוסף במהלך שעות החופשה, הפוך אותו להרגל לומר לא. תמיד יהיו הודעות דוא"ל לענות ואנשים הטוענים שההודעות שלהם דחופות או חשובות. פירושו של קו זה אומר שתהיו פרודוקטיביים יותר כאשר אתם באמת צריכים לרדת לעסק.
4. הם משתמשים בו כדי להתארגן
למרות שלא הייתי ממליץ בהכרח להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כרשימת המטלות שלך, מייסדת LearnVest, אלכסנדר פון טובל, אכן יש חריג לכלל זה שהיא שיתפה עם Lifehacker:
אני גם נוהג לשלוח לעצמי הודעות בדואר אלקטרוני מכיוון שאני גר בתיבת הדואר הנכנס שלי. בערבי יום ראשון אני מתיישב ומכין רשימות של כל מה שצריך לקרות בשבוע הבא. אני מצלמת לעצמי דוא"ל כדי שאוכל לישון ביתר קלות (המטלות יוצאות מהראש), ואני יכול להיות סמוך ובטוח בידיעה שהרשימה תחכה לי בערב בבוקר.
על ידי עריכת רשימת המטלות שלך כשעדיין יש לך הכל בראש (במקום בבוקר כשאתה מנומנם או גרגרני), אתה משחרר חלק אחר מהיום שלך לבלות על פרויקטים בפועל במקום לתכנן את מה שאתה ' אני הולך לעשות.
5. הם מתחילים ראשית בבקרים
אנשים עסוקים רבים, כמו מנכ"ל AOL, טים ארמסטרונג ומנכ"ל Virgin Virgin, ג'יין-אן גאדיה, מתחילים את ימיהם לעבור על תיבות הדואר הנכנס. לגדאיה סיבה טובה לעשות זאת:
הדבר הראשון שאני עושה זה להסתכל על המיילים שלי ולענות על כל מצטיין. אני לא יכול לסבול שלא עשה שום דבר!
ברור שעדיין תצטרכו להקדיש זמן לאורך כל היום על מנת לקבל הודעות דוא"ל, אך התחלה ראשונית עשויה להקל על הדברים, כמו גם לגרום לך להיות מודע לדברים שאתה צריך לעשות ברגע שתיכנס למשרד.
יש סיבה שרבים מהאנשים הסואנים הסואנים האלה כל כך מצליחים, ומפזרים פה ושם טיפ טיפה לפרודוקטיביות בדואר אלקטרוני!
