הרם את היד אם ברגע זה יש לך לפחות דוא"ל אחד שכבר היית צריך לשלוח - לפני יום, לפני שבוע, אפילו (eek!) לפני חודש.
אני יודע שיש כמה הודעות שאיחרתי לשלוח. עם זאת, הם תמיד מחליקים בנוחות עד שממש לפני שאני הולך לישון - בשלב זה אני מבטיח לעצמי שאשלח להם דבר ראשון מחר בבוקר.
ואז הזמן עובר, וחולף עוד קצת, ולפני שאני יודע זאת, אני מתמודד עם מצב שכמעט מביך להגיב. האם לא עדיף להעמיד פנים שהוא נתפס בספאם?
לא. וכדי להפוך את שליחת הדוא"ל לבסוף לקלה מעט יותר, יצרתי תבניות זוגיות שתשמור גם את המוניטין המקצועי שלך ותביא את המקבל להבנה רבה יותר של העיכוב.
1. להודעות דוא"ל "ידידותיות" שאינן דורשות תגובה טכנית
ממש קל להתמהמה עם תשובתך לסוגים אלה של מיילים, מכיוון שלרוב האחריות היומית שלך מקבלת עדיפות. אבל סמוך עלי, עדיף לשלוח תגובה מאוחרת מאשר לעולם לא לשלוח תגובה אחת. רק דאג להרחיב התנצלות מכל הלב ולהוכיח שלמרות תגובתך המייגעת, אתה מתעניין בחייו של האדם האחר.
2. לקבלת דוא"ל לבקשה
כשמישהו מבקש ממך מידע או עזרה ואתה שוכח להגיב (או לדחות את זה כי זה אף פעם לא הזמן הנכון), אתה יכול להרגיש די אשם. הראה לאדם שהושיט יד שאתה לא אידיוט בכך שאתה עושה הכי טוב שאתה יכול לעזור לו או לה עכשיו.
3. לקבלת דוא"ל חדשות רעות
קל להפליא לדחות חדשות רעות (ולמצוא מיליון סיבות לעשות זאת). עם זאת, אתה צריך לקרוע בסופו של דבר את ה- Band-Aid. ראשית, התנצל, ואז נסה להסביר את המצב, ולבסוף, למעשה, עשה מאמץ לעזור!
4. עבור כל דוא"ל אחר
לכל אותם הודעות דוא"ל שונות, הו-גוש-אני-באמת-שיש-תשובה, אתה יכול להשתמש בתבנית זו כמתחיל.
מענה לדוא"ל מאוחר תמיד דורש מעט כוח רצון. אבל אתה יודע שתרגיש טוב יותר ברגע שתעשה זאת - ועכשיו כשיש לך את התבניות האלה, אין תירוץ לא לדחוף "שלח".
