אודה בזה: לא הייתי טבעי כשמדובר בניהול מתמחים. אלה היו הדיווחים הישירים הראשונים שלי אי פעם, ועשיתי את כל טעויות הטירוף. הקדשתי יותר מדי עבודה ופחות מדי עבודה; הסברתי יתר על המידה, הסברתי פחות מדי; וכן הלאה וכן הלאה.
החדשות הטובות הן, ניהול מתמחים - כל אחד, באמת - הוא מיומנות שבה אתה יכול להשתפר באופן משמעותי עם תרגול. אבל זו לא סיבה להתחיל בתחתית. למד מהניסיון שלי, והמשך המשך לקרוא לחמש דרכים להיות מנהל מתמחה מצליח.
1. יש אוריינטציה
לא משנה אם יש אוריינטציה גדולה יותר ורשמית יותר במשרד שלך, ההזמנה הראשונה שלך לעסקים היא לחסום שעה בערך לדבר עם המתמחה שלך. תלוי עד כמה היית מעורב בתהליך ההעסקה, ייתכן שתרצה להתחיל עם היכרות. בשלב הבא עברו על העבודה שאתם מבצעים ואת היעדים המחלקתיים במהלך החודשים הקרובים. ענה על כל שאלה לגבי האופן בו אתה והצוות שלך משפיעים על ייעוד הארגון. לקח זמן למסגר יעדים מזכיר למתמחה כיצד אפילו משימות נפשיות יתרמו לתמונה הגדולה.
בשלב הבא, פרש את הציפיות הספציפיות שלך - בנוסף לאחריות המוצהרת בתפקיד. האם אתה מדבקה לדקדוק נכון בכל התקשורת? איך אתה מרגיש שאנשים קופצים ליד שולחן העבודה שלך עם שאלות? האם תרצה להעתיק אותך בכל הדוא"ל? פריסת הציפיות הללו בשלב מוקדם תמנע תקלות ותגדיר את שניכם להצליח.
2. שאל (והתבונן) בסגנון הלמידה שלו או שלה
לפני שתקרא את ישיבת האוריינטציה לסיום, תרצה לתת למתמחה את הרצפה. מה המטרות שלו או שלה להתמחות? האם יש מיומנויות ייחודיות שהוא או היא מחזיקים, או תחומים שבהם הוא או היא מעוניינים במיוחד ללמוד או להתמודד?
אולי המידע החיוני ביותר שתוכלו לאסוף הוא כיצד הוא או היא הכי מקבלים מידע. שלא כמו בהשכרה ארוכת טווח, שם המפקח היה מצפה מהעובד להתאקלם בסביבה מרכזית-פגישה או פגישה-פובית; אצל מתמחה, המיקוד שלך צריך להיות על תקשורת מקסימאלית.
כלומר, גם אם תרצה שהמתמחה שלך פשוט פעל לפי הוראות הדוא"ל, אם הוא או היא צריכים לדבר על זה ולשאול כמה שאלות כדי שתתקין את זה, עדיף שתדע זאת עכשיו. יהיה כדאי להקדיש זמן כדי לוודא שהוא או היא מבינים את מה שאתה מבקש - לעומת הצורך לבצע את הפרויקט בעצמך ברגע שהוא או היא יסגירו אותו (חוויה מתסכלת מסביב).
3. ספק רשימת משימות כתובה
אוקיי, אז המתמחה שלך אומר שהוא לומד שמיעתי. זה אומר שאתה צריך פשוט לדון בכל פרויקט ואז לתכנן לסיים אותם בדיוק כפי שציפית - נכון? ובכן, לא ממש.
המתמחה שלך חדש בארגון ולעבוד עבורך, כך שסביר להניח שיש איזו הקשבה סלקטיבית, גם אם זה לא נועד. לכן בכל שבוע עליכם לשלוח (או לעדכן) רשימת פרוייקטים כתובה עבור המתמחה שלכם. כלול את הדברים הבאים: תאריך הפרויקט; רמת העדיפות שלו; למי יש לשלוח את הפרויקט שהושלם (יצירה קריטית אם ברצונך לסקור פרויקטים לפני שהם יוצאים למקום אחר!); ואיזה מטריה היא נופלת. הקטגוריה האחרונה היא קריטית מכיוון שהיא מקשרת הקשר עם המשימה ומספקת דחף חזק יותר להשלמתה נכון (כלומר, הגשת הגישה היא הרבה יותר מעניינת כשאתה יודע איזה פרויקט אתה מקדם).
בונוס: רשימת המשימות הכתובה תחסוך אותך בימים שבהם אתה טרוק. אם המתמחה שלך מסיים פרויקט אחד, אתה יכול לכוון אותו או אותה לרשימת המשימות של הפרויקט הבא.
4. הוביל על ידי דוגמה
רק בגלל שהאחד הזה ברור מאליו, זה לא אומר שלא כדאי לחזור עליו. "עשה כמו שאני אומר, לא כמוני, " לא עובד. אם אתה מטייל באותה שעה בכל יום, לא תהיה לך אמינות לומר למתמחה שלך שהגעה של 15 דקות באיחור אינה בסדר. באופן דומה, יהיה קשה לדון בלבוש בלתי הולם עם מתמחה כשאתה בודק ברצינות את גבולות עסק הקיץ מזדמן בעצמך.
כדי להתקדם מעבר למובן מאליו, עליך להציב במצפון את הדוגמא של להיות בוס תומך ושחקן קבוצתי. חלק ממפקחי הטירונים חוששים בטעות כי שיחה עם מתמחה תיצור תחרות על תפקידו. נהפוך הוא, דיבור על העבודה הנהדרת של המתמחה שלך מדגים איזה מנהל חזק אתה, שיפתח אותך להזדמנויות מנהיגות נוספות. לכן, הקפידו לתת אשראי היכן שהוא נובע!
5. בקש עזרה
גם אם אתה מנסה לעשות הכל נכון, אתה יכול למצוא את עצמך מנהל מתמחה בגישה חסרת דעות, אפילו חוסר יכולת לכאורה. כשזה פשוט לא עובד, האדם הראשון שאתה צריך לדבר איתו הוא המתמחה שלך. אולי הוא או היא מתקשים בגלל מה שהוא או היא תופסים כחוסר עבודה משמעותית. אולי מה שאתה רואה כחוסר תשומת לב לפרטים הוא המתמחה שלך הנאבק לסיים את המשימות שלו בזמן.
זכרו, למתמחים לעיתים רחוקות יש בסיס עצום של ניסיון קודם. לכן יתכן ושאין להם כלים (או ביטחון) לתקשר עם מפקח - עליכם לקחת את ההובלה!
עדיין יש לך בעיות? האדם הבא שעליך להתייעץ איתו הוא מישהו שאתה מחפש אליו כמנהל (באופן אידיאלי, הבוס שלך). אדם זה יכול לתת לך תובנה מניסיון, והבוס שלך צריך לדעת אם הוא או היא אוכפו אותך במתמחה בסיוט.
כשמדובר במנחה מתמחים בפעם הראשונה, אתה משלב מישהו עם ניסיון מועט בניהול יחד עם מישהו עם מעט ניסיון מנוהל. עם זאת, זו חוויה נהדרת לשניכם ללמוד. אז השתמשו בצעדים שלמעלה כדי להפוך את קיץ נהדר ובנו קשר יחסי עבודה חזק עם המתמחה.
