בואו נהיה אמיתיים. העובדה ש- Gmail מאפשרת לך לחלק את תיבת הדואר הנכנס שלך לחמש תיקיות משנה יכולה להיות רק דבר אחד: רוב המיילים שאנו מקבלים הם שטויות מוחלטות. וכשאתה שולח פתק לעמית, לבוס שלך או למנהל שכירות, סביר להניח שהוא נוחת איפשהו בין משהו קריטי לספאם של ויאגרה או GIF של BuzzFeed.
אז איך תוודאו שההודעה שלכם תשים לב ויותר חשוב - תקראו? שים את עצמך בנעלי המקבל שלך, וודא שכל דוא"ל שאתה כותב עונה על חמש השאלות האלה.
1. מדוע עלי לפתוח את זה?
שורת הנושא שלך היא מזהה המתקשר של כתובת הדוא"ל שלך - היא תקבע אם היא תיענה או תתעלם ממנה. הפוך אותה לספציפית וישירה כך שהנמען שלך יידע בדיוק למה לצפות מההודעה. אם תצטרך את עמיתך לעבודה כדי לתת לך משוב עד יום שלישי, אל תקבור פתק בשורה האחרונה. כותר את הדוא"ל שלך "תגובה עד יום שלישי: הערות מהפגישה של היום" במקום "היי" (שזה המקבילה לדוא"ל לשמיעת "אנחנו צריכים לדבר").
אם אתה מגיש מועמדות למשרה, השתמש במילות מפתח כמו שם המשרה או החוויה שלך כדי להתבלט. כתיבת "מנהל קהילה עם 4 שנות ניסיון" היא דרך קצרה ומתוקה להציע את האישורים שלך מלפנים.
2. מי אתה?
אם אתה כותב למישהו בפעם הראשונה - למשל, מנהל שכירות או מישהו ששמעת מדבר באירוע אך לא נפגשת - תרצה ליצור קשר במהירות האפשרית. לדוגמה, לפני שכתבתי דוא"ל קר לחברה על משרות פרילנסריות פתוחות, נודע לי שהמייסד ואני שנינו למדנו באותה המכללה. הכנסתי את "אלום בייל" גם בנושא שלי וגם במשפט הראשון של המייל שלי; קיבלתי תגובה ותאם לי ראיון תוך 48 שעות.
השתמש בכל בסיס משותף שתוכל למצוא - בתי ספר, חברים משותפים או אינטרסים, עמותות מקצועיות - כדי ליידע את הנמענים שאתה שווה להתחבר אליהם. או אם אתה עובד בחברה גדולה ואתה פונה למנהל שאותו פגשת בעבר, תזכורת מהירה למתי ולאן התחברת לאחרונה תעזור לריצה את זיכרונה.
3. מה אתה צריך?
זו הסיבה שאתה כותב מלכתחילה! הגיע הזמן להסבר הגדול, נכון? עדיין לא. מכוון להיות ברור ומשכנע במשפט אחד או שניים. בעבודה, חשוב על המייל שלך כעל קשר ראשוני קצר שיכול ליצור שיחה חיה בטלפון או באופן אישי אם יש צורך בהסבר נוסף.
הדבר נכון במיוחד להודעות דוא"ל קרות כאשר הנמען לא צופה את ההודעה שלך. אם אתה כותב לבקש פגישת קפה, היה ספציפי אך השאר מקום לתככים. למשל, כתוב "אשמח לשתף את מה שלמדתי בנושא שיווק תוכן, וללמוד כיצד אוכל לתרום לפרויקטים הנוכחיים שלך." זכור: אנשים עסוקים לא רוצים שהמוח שלהם "יבחר", שהם רוצים להיות חכמים יותר על ידי החלפת רעיונות.
4. מה יש בזה בשבילי?
חשוב על המייל שלך כעסקה: מה שאתה רוצה מהמקבל שלך אמור להועיל לה ככל שזה מיטיב לך. בתפקיד, כולנו מחפשים אישור מהקולגות, המנהלים והלקוחות שלנו. איך מה שאתה מבקש יכול לעזור למקבל שלך להשיג זאת? היה מפורש עם ביטויים כמו "אני יכול להיות נכס לצוות שלך", "זה עשוי לעזור להציג את הרעיונות שלך בצורה ברורה יותר", או אפילו "המשוב של הלקוחות מראה שהם מחפשים פתרונות כמו אלה."
5. האם תעריך את זה?
עם כל כך הרבה אימיילים לא-אישיים המגיעים לתיבת הדואר הנכנס שלנו בכל יום, גרמו לשלכם להתבלט על ידי הצגת מעט אנושיות. בין אם אתה פונה לעמית או לאיש קשר קר, אתה מבקש את הזמן של אותו אדם למעקב מהורהר לדוא"ל שלך. הראה שאתה מעריך את המאמץ על ידי כניסה ל"תודה "או" בכנות "(ברצינות, " הכי טוב "זה יותר מדי מבלבל). נימוס קטן יעשה דרך ארוכה להשגת התגובה הרצויה.
שמור את השאלות האלה על גבי פתק של הודעה, ובדוק את ההודעות שלך נגדן לפני שאתה שולח. לא רק שתשתלט על עבודת הדואר האלקטרוני, אתה תהיה מתקשר טוב לעזאזל בכל תפוצה מקצועית.
