אם אתה כמו רבים מ- 9 עד 5, סביר להניח שאתה מבלה את רוב היום שלך בשליחת דוא"ל - ואת שאר המעקב אחריהם.
אם אתה יכול פשוט לענות על השאלה שלך או לקבל את המשוב הזה על הדו"ח שלך בצורה מתוזמנת כלשהי, אתה יכול לדחוף את רשימת המטלות שלך ולהתקשר אליה יום לפני רדת הלילה. אבל במקום זאת, הדוא"ל שלך שלא נענה קבור בתיבת הדואר הנכנס הצפופה של המנהל שלך, ואתה נותר מיואש בתא שלך, שוקל ברצינות אות SOS. מה אתה עושה?
לפני שתלחץ על "שלח" בדוא"ל צ'ק-אין אחר, שנה את שורת הנושא לכל הכובעים והקש על סימן קריאה אדום אהוב, השתמש בטיפים אלה בכדי שתצליח לפתור אותה בפעם הראשונה.
1. הפוך אותו לסנאפי
אתה שומע עצה זו בכל הקשור לכל צורות התקשורת, אך העברת המסר שלך במהירות חשובה במיוחד לדוא"ל. קוביות טקסט ארוכות נראות מרתיעות לקריאה, במיוחד עבור מנהלים שמוצפים כל הזמן בהודעות. אם ההודעה ארוכה מדי, היא מסתכנת להידחף הצידה ולבחון אותה מחדש כשיש יותר זמן (וזה, במקרים רבים, אף פעם).
חשבו קצרים, אגרופים ונקודה. השתמש בכדורים או ברשימות היכן שאתה יכול. שמור את הפסקאות שלך עד ארבע עד חמש שורות כל אחת, כך שיהיו קלות לרפרוף - אתה אמור לראות הרבה שטח לבן בשדה ההודעות. ואם זה קשה מדי, זה עשוי להיות סימן לכך שאתה מנסה לכסות יותר מדי נושאים בהודעת דוא"ל אחת. דבק בנושא אחד בכל דוא"ל ושלח אחרים בכיסוי נפרד.
2. התייחס לכל השאלות והבקשות הפוטנציאליות
יחד עם זאת אתה רוצה להיות מספיק יסודי בדוא"ל שלך כי אין מקום לפרשנות שגויה או צורך שהמקבל שלך יבקש מידע נוסף. (הדבר האחרון שאתה רוצה זה סוף סוף לקבל את התגובה הזו - ובמקום לקבל החלטה, אתה מקבל שאלה!)
לכן, צפו מראש בשאלות שאולי תקבלו מראש, וענו עליהן. לדוגמה, אם אתה זקוק לבוס שלך כדי לבחור מקום לאירוע הקרוב, ספק קישורים לאתרי המסעדות או המלונות, צרף תמונות של החללים שאתה יודע שהיא תרצה להציג וכולל השוואת עלויות עבור האפשרויות. .
זכור: ככל שתעבוד יותר עבור הדוא"ל המקורי, כך תצטרך לבצע פחות מעקב אחריו.
3. קבל ספציפיות בשורת הנושא
כתוב שורות נושא מפורטות כך שלמקבל תהיה הבנה ברורה של הנושא וקריאת הפעולה בגוף המייל. דלג על ביטויים מעורפלים כמו "שאלות בשבילך" ו"רעיון נהדר לפגישה ", ובמקום זאת השתמש במשהו כמו:" משוב נחוץ: פריטי אג'נדה לישיבת התקציב הראשון ברבעון הראשון. "
אסטרטגיה זו תעזור לך גם לחפש את ההודעה בקלות בתיבת הדואר הנכנס שלך אם הנמען יתקשר כדי לדון במקום לחזור באמצעות דואר אלקטרוני.
4. הדגש פריטי פעולה
אם אתה נתקל ביותר מנקודה אחת או מציג יותר משאלה אחת בדוא"ל שלך, וודא שהפריטים האלה בולטים משאר הסיפור על ידי הכנסת אותם מודגשים, הדגשתם או סידורם ברשימה עם תבליטים. הניגודיות מושכת באופן טבעי את מבטו של המקבל לבשר ההודעה (היצירה שלא תוכלו להרשות לעצמם לפספס אותם!) והיא המדריך המושלם לרחפנים שממהרים באמצעות דואר אלקטרוני.
5. הוביל עם מספר הצרכים
כמה זה מתסכל כשמציגים מספר אפשרויות בהודעת הדוא"ל עבור המקבל לבחור, רק כדי לקבל תגובה שאומרת "נשמע טוב!"? כדי להימנע מכך, ודא שהיעדים שלך ברורים מההתחלה. להודעות דוא"ל הכוללות יותר משאלה אחת, שים לב למספר הפניות בשורה הראשונה של ההודעה, כך שהנמען יודע בדיוק כמה לחפש ולכתובת. אם אתה מפזר שאלות לאורך כל ההודעה, אתה מסתכן שהנמען ישקיף על מידע רלוונטי.
6. דע מתי להרים את הטלפון
אם אתה מרגיש שהנושא ידרוש (או דורש) אימיילים מרובים ללא סוף באופק, דלג או עצר את דיון הדוא"ל לחלוטין. עסקים מסוימים מטופלים בצורה הטובה ביותר בטלפון או באופן אישי, במיוחד כאשר לוגיסטיקה או מערכות יחסים מורכבות. למעשה, הנכונות שלך לצאת מאחורי מעטה הדוא"ל אינה רק היעילה ביותר במקרים אלה, אלא גם מראה אסרטיביות ויוזמה.
איחולים ומקווים לא יפתחו את ההודעות שלך, אך יישום עצות אלה. ואם אתה יכול לגרום לדוא"ל שלך להתבלט ולהפסיק להסתובב את גלגליך במעקבים, פשוט תחשוב - אולי באמת יש לך עוד זמן על הידיים.
