דוא"ל. לא יכול לחיות עם זה. אתה לא יכול לעשות את העבודה שלך בלעדיה. האם אני צודק?
בשנה שעברה שלחנו מעל 2.5 מיליארד מיילים. והנה החדשות הרעות. למרות כמות רבה של תיעוב, מספר זה צפוי רק לגדול. אמצעי האחסון הוא נושא, וכך גם הזמן שאתה מקדיש לו. למעשה, הדיווחים אומרים שאתה בודק את זה בערך 36 פעמים בשעה. 36 פעמים. תוך שעה אחת.
ברגע שתתחיל להשתכשך במה שיש בתיבת הדואר הנכנס שלך, לוקח בערך 16 דקות למקד מחדש את תשומת ליבך לעבודה האחרת שלך. אה, ואם אתה צריך מסמך שנקבר בהודעת הדוא"ל שלך איפשהו, לוקח לך כשתי דקות למצוא אותו. עשה את המתמטיקה: זה מוסיף במהירות למכת פריון שלך.
אתה צריך את זה כדי שיעשה את העבודה שלך. אתה לא יכול פשוט לתעלה את זה כמו הרגל רע. למען האמת, אין ספק שמשהו סומך עליו בכדי לקבל מידע, אישור או תשובות מעמיתים לעבודה, כך שתוכלו לעבוד מחדש.
אבל אם לא ברור לך מה אתה רוצה מאחרים כשאתה שולח דוא"ל, או אם אתה לא שואל שאלות טובות, זוכר את זה 36 פעמים בשעה? כן, ראו שההערכה עולה בצורה משמעותית. אני בספק אם זה נשמע מושך. להלן ארבעה טיפים שבהם תוכלו להשתמש בכדי למזער ולהאיץ את חילופי הדברים ולתקשר טוב יותר מתמיד.
1. הבהירו את שאלתכם
האם אי פעם השלכת רעיון לעמית וסיום "מחשבות?" אם המטרה שלך היא לקבל קלט ממישהו במועד אחר לוחץ, כיוון פרוייקט או המלצה על אפשרויות, אתה צריך לתת לו משהו נוסף ספציפית לעבודה. אחרי הכל, הוא לא רוצה לבזבז זמן רב יותר בניסיון לפענח את ההודעה שלך מכפי שאתה רוצה להשקיע בקריאת התגובה שלו.
אם רק שלחת תוכנית שצריכה פעולה, למשל, במקום להסתיים בפתוח וסתום, "מחשבות?" שאל שאלה ספציפית, כמו, "מה יידרש כדי ליישם את התוכנית הזו באופן ריאלי עד השבוע הבא ? תן לי לדעת אם יש משהו שאוכל לעשות בכדי להעביר אותו בהקדם האפשרי. "עמיתך יוכל להגיב במהירות ובישירות, ותקבל מענה איכותי בהרבה.
2. חתוך למרדף
שרה, חברת הפרויקט מסוג A שאתה עובד איתו לעיתים קרובות, רוצה הכל שבועות לפני כן. היא שוב בעניין. אתה מקבל דוא"ל למשלוח עם תאריך יעד קצר עד גיחוך. אתה מתוסכל ומתפתה להגיב עם "אתה יכול לתת לי יותר זמן לפרויקט הזה?" בתקווה לנהל משא ומתן חוזר על המועד האחרון. אם תעשה זאת, זה ייקח חצי תריסר תגובות נוספות כדי לפתור את ציר הזמן בלבד.
במקום זאת, אמור לעמיתך מהיכולת שלך לעשות, והשאיר את זה בזה. "היי שרה, יש לי שלושה פרויקטים נוספים שקיבלו עדיפות בתור שלי עכשיו. אעשה זאת בסוף היום ביום חמישי הבא. אם אוכל לעשות זאת מוקדם יותר, אני אודיע לך. תודה על סבלנותך. "בום. בוצע.
3. הפסיקו לשאול שאלות
חלק מההודעות מייצרות דואר מיותר מכיוון שאתה מזמין תגובות ללא היכרות. כדי להימנע מכך, הפסיק לסגור עם "האם זה הגיוני לך?" במקום זאת, אמור "תודיע לי אם יש לך שאלות." אם למקלט יש שאלה, הוא יודיע לך; אחרת, הוא יידע כי אין תגובה.
אתה יכול גם לסגור עם משהו כמו "תן לי לדעת אם אנחנו לא מיושרים בזה", או "תודיע לי אם אתה רוצה לדבר על זה יותר." שפה תמציתית זו מבהירה שהשיחה סגורה אלא אם כן יש נושא בסוף המקלט.
4. אל תזניחו את הכותרת
שורת הנושא של ההודעה שלך היא זהב יעילות. השתמש בנדל"ן זה כדי לתת לקורא שלך ראש בראש לגבי כמה תשומת לב הם צריכים להקדיש ומתי. עמד בראש ההודעות האלו עודפות.
השתמש בכותרת שלך כדי לציין את הדחיפות, המסירה וציר הזמן. לדוגמה, כותרת יכולה לקרוא משהו כמו "פעולה הדרושה עד הצהריים יום שישי | פרויקט Acme צפוי בשבוע הבא. "
עכשיו הקורא שלך יודע שזה הולך לדרוש קצת תשומת לב. היא מודעת לכך שיש תאריך יעד להגיב ולעבודה עליה היא צריכה להתמקד להשלמתם בשבוע הבא. אותה אמירה קונקרטית אחת מונעת המון קדימה ואחורה.
בהתחשב בכמות הדוא"ל שדורשת זמן ותשומת לב, הן כשולח וכמקלט, אתה יכול לראות כיצד כמה טכניקות פשוטות יעזרו לך לשלוח הודעות שיוצרות פחות תגובות בתמורה ולשפר את התקשורת הכוללת בינך לבין עמיתים לעבודה או לקוחות שלך. . זה לא יהיה מגניב? כשאתה הופך את התקשורת שלך ליעילה במיוחד, לא רק שתרגיש יותר בשליטה בתיבת הדואר הנכנס שלך, הקולגות שלך יעריכו את היעילות שאתה עוזר להם להיות גם כן.
עם זאת, זכור שלפעמים הדבר הטוב ביותר הוא פשוט להעביר את השיחה במצב לא מקוון. ככלל אצבע, אם אינך יכול לפתור את הבעיה בשלוש חילופי דוא"ל, או שהתקשורת השגויה מתרחשת בגלל שרשור ארוך-משוגע, הצע שיחה חיה כך שתוכל לפתור את העניין במהירות.
