אפשרי שתהיה רשימת מטלות שתעניקה לך אנרגיה, תעזור לך לתעדף את היום שלך ומניעה אותך להמשיך להתקדם, אפילו אחרי אותם הסחות דעת או חסרונות בלתי נמנעים. עם זאת, כל כך הרבה אנשים שרושמים רשימות מוצאים את עצמם לא מסוגלים לבדוק את הכל עד השעה 18 בערב.
וזה בעיקר בגלל שהם לא מפרסמים נכון את הרשימות שלהם. למעשה, אנשים רבים הורגים את הפרודוקטיביות שלהם בדרך כלל.
אם אתה אשם באחת מהפעולות הבאות, יכול להיות שאני מדבר איתך.
1. אתה קובע זמן נוסף לערפדי אנרגיה
אפילו אם מעולם לא שמעת את המשפט הזה, אתה יודע מי האנשים האלה: הם מוציאים את האנרגיה שלך על ידי התמקדות בלעדית בעצמם ולא בטובת הצוות. הזמן והסדרי העדיפויות שלך אפילו לא נרשמים לרדאר שלהם. ומסיבה כלשהי, אדם זה שולח לך דוא"ל ללא הפסקה כדי לעזור במשהו, לעתים קרובות יותר מאשר לא, משהו שדורש זמן שמגיע לרשימת המטלות שלך (למרות שאין לו שום תועלת עבורך).
הפתרון
קל. אם זה לא עניין דחוף ומשנה את החברה, אתה יכול להתנתק בנימוס עם פשוט "אני נמצא תחת תאריך יעד צפוף ולצערנו לא יכול לעזור השבוע." אם האדם ממשיך, המשך עם שאלה שמצביעה על כך. גלה מדוע זה לא שייך לצלחת שלך: "אני כרגע עובד. אם זה דחוף, אני יכול להיכנס למנהל שלי ולשאול אותו איך הוא היה רוצה שאעדיף. "
2. אתה מפרט פריטים לא ברורים
במילים פשוטות, כל פריט ברשימה שלא ניתן לרשום כפעולה לא אמור להיות שם. זה כולל שתי משימות מעורפלות (תגובה על פרויקט) או ריבוי שלבים (השקת קו חדש). אתה או תקוע מנסה לזכור לאיזה פרויקט רצית להגיב או להציף אותך מהסיכוי לפתוח קו אחר הצהריים.
הפתרון
במקום זאת, השתמש בביטויים ברורים לפריטים ברשימה שלך, השתמש תמיד בפירוט רב יותר ממה שאתה חושב שאתה צריך. מכיוון שבשעה ארבע אחר הצהריים, המחשבות שלך בתשע בבוקר עשויות להיות זיכרון רחוק. וכשמדובר בפריטים הגדולים יותר, פרק אותם לשלבים קטנים יותר. למעשה, פריט ברשימה יכול להיות "טיוטת ציר זמן להשקה של קו מוצרים חדש." ציר הזמן ההוא הופך לאותם פריטי פעולה קטנים יותר שתוכלו להכניס לרשימה כל שבוע.
3. אתה טוען את הרשימה שלך עם יותר מדי פריטים
אם הרשימה שלך אידיאליסטית יותר ממה שאתה יכול להשיג באופן מציאותי, אתה מגדיר את עצמך לכישלון ומונע מעצמך לקבל את תחושת ההישג בסוף היום הזה. בנוסף, כשאתה כותב יותר מדי דברים, סביר יותר שתמצא את זה מרתיע מדי. לא תדעו איפה להתחיל ותגדילו את ההסתברות לדחיית עיניים.
הפתרון
בל בת 'קופר, קריינית תוכן בחוצץ, שיתפה את הטיפים הבאים עם ג'ף האדן של Inc. כיצד לעבד מחדש את רשימת המטלות שלך:
איך אתה קובע מה הכי חשוב? בדרך כלל מדובר בפעילויות שאינן ניתנות למדידה, כמו גם פעילויות שהן יוצרים, כלומר כאשר אלה מסתיימות, הם מניעים את כל הפרויקט, הצוות או החברה לעבר השגת יעדים.
4. אתה שוכח לתזמן הפסקות
בטח, בעולם אידיאלי אתה יכול להיכנס למשרד בשעה 9 בבוקר ולעבוד ללא הפסקה עד 6 בערב. אבל זה לא עולם אידיאלי ואתה מתכוון להפריע, להת רעב ולהתיישב עם אנדי במשך שעות ארוכות.
הפתרון
זה יכול לכלול טיול רגלי (החביב עליי), לתפוס משהו לאכול או לשתות, או לבקר באתר שימושי או מעורר השראה. זקוקים לרעיונות? רשימה זו מציגה 55 אתרים שימושיים ומעוררי השראה מושלמים להפסקת עבודה מהירה.
5. אתה לא מרשה לעצמך שום חדר חיץ להפרעות
עשית מאמץ רב להבין את סדר העדיפויות שלך ולכתוב אותן. אבל אז אתה מוסח. באמצעות דואר אלקטרוני, על ידי עמיתך לעבודה, על ידי חדשות חדשות - הרשימה עוד ארוכה. כך שלמרות כל העבודה הקשה והאזכורים שלך עם קידוד צבע, אתה לא עוקב אחר ההודעה הראשונה שההודעה הדחופה הראשונה נכנסת לתיבת הדואר הנכנס שלך.
הפתרון
השאיר כמה פערים בלוח הזמנים שלך בכל יום שבהם אתה לא מתזמן כלום. זה ייתן לך שוליים לעבוד ברגעים בלתי צפויים אלה. במקרה הגרוע ביותר? שום דבר דחוף לא צץ ואתה מסיים את היום שלך מוקדם.
בנוסף, אתה יכול גם למנוע הפרעות רבות על ידי היותך פרואקטיבי: הפוך את הסטטוס שלך "עסוק" בכל צ'אט פנימי, הגדר את הטלפון שלך לעבור ישירות לתא קולי, והתאם את הגדרות הדוא"ל שלך כך שתתריע רק כאשר אנשים ספציפיים מסרים לך . (הנה כיצד לעשות זאת ב- Gmail ו- Outlook.)
אין דרך נכונה להכין רשימת מטלות, אך הדרך בה אתה ניגש לשלך יכול לעשות או לשבור את היום שלך. אז בלי קשר למה שאתה משתמש - אפליקציה, מחשבך, עט ונייר מיושן - הימנע מחמשת רוצחי הפרודוקטיביות ותקבל את הדברים הנכונים בזמן .
