האם חווה אי פעם את תחושת האימה הזו בשעות אחר הצהריים המאוחרות כשאתה מסתכל על העבודה שסיימת עד כה וחושב "למה זה לוקח לי כל כך הרבה זמן ממה שהוא צריך?" ואז, כשהיום נגמר רק כעבור שעה או שעתיים, אתה זועף שלא בזבזת את זה בצורה יותר יעילה. הייתי שם. בחלק מהימים הרגשתי שעבדתי כל כך קשה, אבל עשיתי מעט מאוד.
ואז, יום אחד זה היכה אותי: יש הבדל גדול בין להיות עסוק לבין להיות פרודוקטיבי. כן, כן, כולנו שמענו את זה בעבר. אבל האם באמת חשבתם על זה ושחשבתם בזמנים ההם שאתם יושבים ליד המחשב שלכם כל היום, אבל בסופו של דבר אין הרבה מה להראות לזה?
כן? להלן הסיבות הנפוצות ביותר שזה קורה לך (שוב ושוב):
בעיה 1: הגדרת עדיפויות רבות מדי
מי לא השיב ל"מה שלומך? "עם" עסוק! "זה לא כל כך חוסר סדרי עדיפויות (מה שמוביל לעיתים קרובות לבטלה), אבל יש יותר מדי כאלה. כששמים דגש זהה על עבודה, חיי משפחה, ארוחת צהריים, התעמלות, בילויים עם חברים, התנדבות, עדכון פרופילי המדיה החברתית שלך, קריאת שלושה עיתונים בכל בוקר - בסופו של דבר אתה מתחיל הרבה פרויקטים ומסיים מעט מאוד.
הפיתרון: חתוך את הרשימה שלך
עצם המילה "עדיפות" מרמזת שהחלטת שמשהו חשוב יותר מכל דבר אחר. תרגום: לא יכול להיות לך 20 "סדרי עדיפויות." רק שלושה או ארבעה פריטים חשובים ברשימה יעזרו לך להשיג הרבה יותר. תתחיל לראות שהפרודוקטיביות נמדדת לפי כמה עבודה אמיתית שאתה עושה על כמה פרויקטים ולא על ידי התקדמות שטחית רבה על רבים. מתקשה לזהות מה עליכם לשים קודם? מאמר זה הוא נקודת פתיחה נהדרת.
בעיה 2: אתה מנסה להתאים לכל המפגשים
האם אתה תמיד מאחר ומשנה את זמני הפגישה (או מבטל אותם לגמרי!) ברגע האחרון? זה כנראה בגלל שאתה מתחייב יתר על המידה ומנסה לאזן את זה על ידי סחיטת התקשרויות לחריצי זמן מציאותיים. אתה יודע למה אני מתכוון: הזמנת שלוש פגישות סטטוס של גב אל גב עם חמש דקות בלבד בין כל אחת, למרות שיחות יכולות להתרחש ואתה עובר מקצה אחד של המשרד לקצה השני. נראה שאתה מרוויח את זמנך, אך בסופו של דבר, אתה כל כך עסוק בכך שאתה מפספס את ההזדמנויות החשובות באמת להעביר פרויקט קדימה.
הפיתרון: אמור "לא" יותר
הצעד הראשון כאן הוא להכיר בכך ש"לא "אינו הדבר הגרוע ביותר שאפשר לומר. למעשה, "כן, אני אהיה שם" ואחריו "סליחה, אני מאחר באיחור של 20 דקות!" למעשה עושה רושם גרוע יותר. אם אתה מבלה את כל היום שלך בטרוף מישיבה אחת לפגישה לאחר מכן ובזבוז זמן להתנצל ולהסביר, תסיים את אחר הצהריים מותש ותרגיש כאילו לא השגת את כל מה שציינת לעשות.
תהיו כנים עם עצמכם לגבי מועדי זמן, מחויבות הזמן הנדרשת, אופן התאמת מערך המיומנות שלכם, ופרטים דומים כדי לקבוע למה עליכם להקדיש את זמנכם. תלמד להגיד כן אסטרטגית ולא לומר כן לכל דבר.
בעיה 3: אתה תמיד מוסח על ידי האינטרנט
כמה זמן עבר שבדקת את הדוא"ל או הפייסבוק שלך? היו כנים: האם האתרים האלה פתוחים בלשונית אחרת שנייה ממש ברגע זה? למעשה, לאדם הממוצע יש חמישה חשבונות במדיה החברתית והוא מבלה כמעט שעתיים ברשתות אלה מדי יום. בהתחשב בעובדה שרוב האנשים עובדים שמונה שעות, זה כמעט רבע מהיום שלך!
הפיתרון: תרגול שליטה עצמית (או התקן אפליקציות בצורה ריאלית יותר כדי לרסן את השימוש)
הדרך האולטימטיבית להגן על עצמך מפני הסחות דעת מקוונות היא תרגול שליטה עצמית. אם התפקיד שלך לא מחייב שתהיה נגישה דרך הדוא"ל באופן קבוע, קבע זמן מוגדר לבדוק אותם, רצוי לא ב"שעות הזהב "שלך. בשבילי, זה אחר הצהריים שבו אני מתחיל להרגיש עייף מכתיבה ולהיאבק תישאר עם מוטיביציה. זה כשאני מבלה כשלושים דקות בתשובה לאימיילים לא חיוניים שהתעלמתי קודם לכן, צחצח את עדכוני החדשות החברתיים שלי וקראתי כמה פוסטים בבלוג.
כמובן שכמה ימים אני רק רוצה לשבת באימייל ולבדוק את פייסבוק ולא לעשות שום דבר אחר. בנקודה זו אשתמש במערכת חסימת שמונעת ממני גישה לאתרים מסוימים בשעות קבועות ביום. אני אוהב את התוסף דפדפן פוקוס, אבל יש אינספור מערכות חסימות אחרות, הן בחינם והן בתשלום, שיעשו את העבודה.
בעיה 4: אתה רב משימות
קפיצה בין משימות, בהייה ברשימות ארוכות של מטלות, וניסיון לבצע משימות מרובות בכל פעם מובילות לחיים עמוסים. קשה לעשות משהו כשאתה מנסה לעשות הכל בבת אחת. כשיש כל כך הרבה סביבך, אין פלא שאתה מרגיש שאתה טובע.
הפיתרון: נסה אסטרטגיה אחרת
אמנם לוקח כמה דקות נוספות בקצה הקדמי, אולם גישה לכל משימה במיקוד ובבהירות תביא למוצר סיום טוב יותר. בכל פעם שאתה חש פיתוי לעבור למשימה אחרת, שאל את עצמך: האם כדאי לעבור מצבים ברגע זה? האם עלי לקחת הפסקה? או, האם אני באזור כרגע ופשוט מרשה לעצמי להסיח את דעתו מרשימת המטלות המתגברת שלי?
בהתחשב במה שאנו יודעים על אובדן זמן רב-משימות, סביר להניח שעדיף לבדוק שיטת פרודוקטיביות כמו טכניקת פומודורו או שיטת הפעולה אם אתם מרגישים שאתם צריכים לבצע הרבה דברים שונים בכמה שעות בלבד.
בעיה 5: אתה מצפה לפרודוקטיביות רק לקרות
סליחה, אבל זה לא כל כך פשוט. היציאה לעבודה ולהיות פרודוקטיבית מזוהה באופן שגוי כמילים נרדפות. אנשים מניחים שכאשר הם עוברים דרך הדלת, הם ירגישו מוטיבציה קסומה לעשות דברים.
הפתרון: מצא מערכת שמתאימה לך
יש יותר מדרך אחת לארגן רשימת מטלות. אפילו לאפליקציות תזמון שונות יש מטרות שונות (aka, לא סתם להשתמש ב- Wunderlist כדי לרשום כל דבר על דעתכם איננו הדרך היעילה ביותר להתמודד עם כל הפרויקטים).
כדי להבין אם מערכת חדשה עובדת, שמור יומן פרודוקטיביות בו אתה עוקב אחר השעה ביום בו עבדת הכי טוב, מה עזר לך לבצע את המשימות השונות שלך, וכיצד הרגשת כשעזבת את המשרד. ככל שעובר הזמן, תוכלו להביט לאחור, למצוא דפוסים ולזהות היכן נדרשים שיפורים. יש כל כך הרבה מערכות ואפליקציות שם, שצריך להיות אחד בשבילך. בין אם זה בסיסי כמו השמעת רעשי הסביבה באוזניות החוסמות רעש, או מורכב כמו הרחבות דפדפן מרובות.
הפרודוקטיביות טובה באותה מידה כמו המאמץ שאתה מוכן להשקיע בזה. אבל כמו שאומר מאמן הכדורסל ג'ון וודן, "אל תטעו בפעילות להישגים". כשאתה עושה את העבודה כדי להפוך לאדם פרודוקטיבי יותר, זכור את מטרת הסיום: אתה צריך להקדיש את הזמן והמאמץ לעשות את כל טיפים וטריקים שאתה שומע עובדים בשבילך.
