אם אתה עובד בעמותות, כנראה שהיית חלק מאירוע התרמה, בין אם זו הייתה גאלה בזבזני או שעת שמח פשוטה בבר מעבר לפינה. ארגונים רבים, ובמיוחד קטנים, סומכים על אירועים אלו כדי לגייס הרבה מזומנים בפרק זמן קצר.
אבל כשנכנסים לוועדת התכנון (או אפילו צריך לעצב את האירוע לגמרי לבד), זה כבר לא סתם ערב מהנה שתזכו להשתתף בו. עכשיו, עליכם לחשב את כל הפרטים בכדי ליצור ערב בלתי נשכח - כזה שיפתה את הנוכחים שלכם להפיל מעט מזומנים בכובעכם.
כמובן שגודל הארגון שלך ורמת התורמים שלך יקבעו את סוג האירוע הטוב ביותר שאפשר לארח וזה בהחלט ישפיע על אופן התכנון שלכם. אבל לא משנה גודל או היקף גיוס הכספים שלך, מניסיוני, מצאתי שיש כמה אלמנטים עיקריים שגורמים לאירועים האלה לעבוד. אם אתה יוצא לאירוע ההתרמה הראשון שלך, וודא שיש לך את חמשת הצרכים האלה.
1. תקציב
שמעת את האמרה "דרוש כסף כדי להרוויח כסף" - וזה נכון ב 100% לאירועים. בטח, אם אתה משכנע מספיק, אתה בטח יכול לקבל כמה חיונות שנתרמים לאירוע שלך - כמו חלל אירועים, אלכוהול, אוכל ואפילו בידור. אבל למרות הנדיבות הזו, עדיין תזדקק למזומן בכסף עבור הוצאות אחרות לא מעטות, כמו הסעות, ארוחות לצוות ומתנדבים וטיפים.
כדי לוודא שתוכל להניף אותו, צור תקציב לפני שתתחיל לתכנן את הפרטים. אם אתה מבין היטב את המצב הכלכלי שלך, תוכל להבין בקלות אם יש לך הכספים לתכנון ארוחת ערב מושבתת - או אם תצטרך להסתפק בקבלת פנים עם משקאות מזדמנים בלבד. ואז, כשאתה מתחיל לקבל תרומות ולעשות תכניות מוצקות, עקוב אחר התקציב שלך מקרוב. תצטרך לאזן את העלויות הבלתי צפויות עם תרומות חדשות או להתאים את התוכניות שלך לפי הצורך.
2. אלופים
על מנת לקיים אירוע מוצלח, אנשים צריכים לתרום ולהופיע. אבל כדי להשיג מספיק תורמים להשתתף, אינך יכול להיות האדם היחיד המקדם את האירוע. תזדקק לקבוצה של אנשים אחרים שמוכנים להגיש את התרמה בפני חבריהם, עמיתיהם לעבודה ורשתות - וכמובן, לעודד אותם לתת.
זה מה שנקרא "הוועדה המארחת שלך", המורכבת בדרך כלל מאנשים שכבר תומכים בארגון בכספם או זמנם. בנוסף להכרת הארגון שלך היטב, על כל מי שבוועדה להיות מעגל קשרים רחב שיעודדו להגיע אליו.
למרות שכל ארגון משתמש בוועדות מארחות בצורה מעט שונה, הצלחתי ביותר כאשר הייתי מעורב ישירות את הקבוצה בתהליך התכנון. כמובן שמידת המעורבות שלהם תלויה באנשים, לכן השתמש בשיקול דעתך: יש אנשים שמחים לאסוף כוסות בקוסטקו או לבקש ספונסרים גדולים של חברות, בעוד שאחרים מעדיפים רק שמותיהם רשומים על ההזמנה ולהפוך אותם כמה שיחות טלפון לחבריהם.
3. הזדמנויות מרובות לתת
הכלל הראשון של התרמה הוא לשאול. ובטוח, כשתארחו אירוע, כולם יודעים שצפויים להשתעל במחיר הכרטיס. אבל, אתה יכול גם לשלב הזדמנויות אחרות למשתתפים לתת.
הסוג הנפוץ ביותר של השאלות מגיע בצורת הגרלה או מכירה פומבית שקטה (וכן, אתה יכול לעשות את שניהם). קל להפליא לקבל פרסים עבור פעילויות מסוג זה על ידי בקשת עסקים מקומיים לתרום; אתה רק צריך לוודא שהפרסים תואמים את הקהל שלך. במילים אחרות, חבילת יום ספא תצליח מאוד בארוחת הצהריים עם נושא האם - לא כל כך בטורניר הגולף. לפעמים זה אומר פירושו מלאכת פרסים לחלוטין ובמקום זאת תורמים להגיש הצעות מחיר על מרכיבי התוכנית: $ 100 עבור לבנה במרכז הקהילתי החדש שלך, למשל, או 1, 000 דולר ללימודים למלגה.
אם אתה יודע שהאורחים שלך אינם מהסוג שמצליחים להוריד יותר כסף, בקש מהם להירשם להתנדב לתוכניות והיוזמות הקרובות שלך. זה יעסיק אותם במשימה שלך ויגדיל אותם יותר לתת בעתיד - ולספר לחברים שלהם עליך.
4. חוויה שלמה
תרומה לאירוע נתפסת בעיני אנשים רבים כמחליפה שווה - הם נותנים לך קצת כסף ואתה מעניק להם חוויה. התפקיד שלך, אם כן, הוא להפוך את האירוע לחוויה מדהימה כל כך שכדי שהוא יהיה הוגן הם צריכים לתרום אפילו יותר.
ארגונים מסוימים עושים זאת עם אורחים ובידור בפרופיל גבוה. אבל, אם אין לך את ביונסה או ביל קלינטון בחיוג המהיר שלך, אולי תרצה לשקול מקום בלעדי, פעילות יוצאת דופן (מרתון ריקודים, מישהו?), או ארוחת ערב ברמה גבוהה. חשוב מכך, חשוב על דרכים לשקף את המשימה שלך באירוע. אם אתה ארגון עם שירות ישיר, אתה יכול להזמין לקוחות לדבר. בתי ספר או תכניות אמנויות יכולים להציג את עבודת התלמידים שלהם. בכך שתציע לאורחים שלך חוויה המשקפת את הייחודיות בארגון שלך, אתה מציע חוויה שלא ניתן לשכפל אותה. וזה באמת לא יסולא בפז.
5. מעקב
באופן מפתיע, המרכיב החשוב ביותר בגיוס כספים הוא המעקב שקורה לאחר האירוע. אל תתפתו לנוח על זרי הדפנה (או לינוק את ההנגאובר שלכם); צא בטלפון, שלח דוא"ל ועדכן את האתר שלך. תרצה לפנות באופן אישי לכל תורם (או תורם פוטנציאלי) שפגשת בלילה הקודם ולהודות להם על תמיכתם. זו יכולה להיות ההזדמנות המושלמת לקבוע כמה שיותר פגישות המשך - צעד אחד לעיבודם לתרומתם הבאה.
ואל תשכח את הספקים והמתנדבים שלך! תודה להם שעזרו לכם להפוך את הלילה להצלחה. הם מבינים שאתה מותש, אז דוא"ל מהיר זה בסדר, אבל עבור כל מי שבאמת נתן מעל ומעבר, פתק כתוב בכתב יד הוא קלאסי במיוחד. (סמוך עליי, הם יזכרו את התודה שלך כשהאירוע הבא שלך יתגלגל.)
כל אירוע לוקח הרבה זמן ומאמץ כדי להצליח. אך על ידי ביצוע הטיפים שלמעלה, תוכלו לארח אירועים שיוצרים וצומחים בעקבותיהם אשר יביאו יותר אנשים - וכסף - לארגון שלכם. ומי יודע? יתכן ותהנו מאוד!
