להיות יועץ זה הופעה די תובענית. תקדיש זמן רב לדרך, לעיתים קרובות תצטרך להסתגל לציפיות של לקוחות חדשים ולעתים קרובות תעבוד מאוחר בלילה, תסתכל על מסך המחשב שלך ותיצור שפע של Excel ו- PowerPoint מסמכים. איך יועצים עושים את הכל ועדיין נשארים חדים?
הנה הסוד: אנחנו לא עושים את זה לבד. מרבית היועצים מסתמכים על מספר כלים כדי להעביר אותם בימים העמוסים שלהם. לכן, אם אתם מחפשים דרכים להקל על חייכם, בדקו את האפליקציות, המוצרים והכלים הללו שכולל פרט להציל את חיי בשלוש השנים האחרונות בעבודה כיועץ ניהול.
1. עכבר אלחוטי בגודל נסיעות
זה נשמע טיפשי, אבל שמע אותי. ביום הראשון שלך כיועץ, אתה תהיה מחונן עם המחשב הנייד שלך - שיהפוך בקרוב לחייך - ואם יהיה לך מזל, עכבר. לא היה לי כל כך מזל. כשהתחלתי, התחלתי לעבוד במהירות על פרויקט שכלל עבודה שעות ארוכות במחשב שלי, ובזכות משטח המגע שלי פיתחתי כאב חריף באצבע המורה (ברצינות).
אחרי אותו פרויקט (וייעוץ של הפיזיותרפיסט שלי) חיפשתי עכבר. התחלתי להשיג עכבר זול וחוטי שכאב לנסוע איתו לפני שלבסוף השתעלתי את המזומנים וגיליתי את כוחו של עכבר אלחוטי באיכות טובה. כעת יש לי עכבר קל משקל שלמעשה מצמיד שטוח כשהוא לא בשימוש, מה שהופך אותו למושלם לזרוק בכיס שלי כאשר אני רץ בין פגישות או שומר על המשך. אבל הכי חשוב, זה מאפשר לי לעבוד שעות ללא כאבים.
2. סמארטפון עם יכולת קשירה
כיועץ, אתה אף פעם לא יודע לאן אתה עובד, ולכן לעולם אינך יכול להיות בטוח שתהיה לך גישה אמינה לאינטרנט. היו אינספור פעמים שהגעתי לאתר לקוח והתקשיתי להתחבר לרשת הארגונית, או כשהייתי בשדות תעופה עם גישה מוגבלת או יקרה ל- WiFi.
כדי להבטיח שתוכל לבצע את עבודתך כשאתה צריך, הוסף יכולות קשירה או נקודה חמה לסמארטפון שלך. לעיתים קרובות זה כרוך בתשלום נוסף בחשבון הטלפון החודשי שלך, וייתכן שתצטרך להשקיע בתוכנית נתונים מעט גדולה יותר כדי שתוכל להשתמש בה באופן קבוע, אך ההשקעה שווה לא להיות תקועה בלי אינטרנט כאשר הבוס שלך או הלקוח מצפה למשהו. (מכשיר WiFi נייד כמו MiFi יעבוד גם הוא, אבל אני מרגיש שזה רק עוד דבר אחד שצריך לזכור - הטלפון שלך כבר נמצא איתך לכל מקום שאליו אתה הולך.)
3. תיבת הדואר הנכנס של Microsoft Outlook Delayed
כמה פעמים פגעת בשליחה במייל, רק כדי להבין ששכחת לצרף מסמך, להעתיק את כל מי שהיה אמור להיכלל, או הוכחה לטעויות? אם אתה יועץ עסוק ומחסור שינה כמוני, לא פעם.
לכן, אחד הדברים שבהם אני משתמש (ומספר לכל שכירה חדשה שאני עובד איתה להוסיף) הוא "כלל" ב- Microsoft Outlook שמעכב את השליחה בפרק זמן מסוים. כרגע יש לי כל הודעה שנשלחה מעוכבת בדקה אחת אלא אם כן אוסיף תג "עדיפות גבוהה", ובשלב זה היא משאירה את הדואר הנכנס שלי מייד. קל להוסיף את הכלל (לאתר התמיכה של Microsoft Office יש הדרכה נהדרת כיצד להגדיר זאת) וחסך ממני לטעות פעמים רבות מביך.
אם אתה משתמש ב- Gmail, הוסף את המעבדה בטל שליחת Gmail עבור יכולת דומה. זה לא ייתן לך מספיק זמן להבין טעויות, אבל זה עדיין יכול להיות מציל הצלה כשאתה מבין מיד לאחר שלחצת על שלח איגרת את שם הנמען שגוי.
4. קורא עדכוני RSS
היועצים צפויים להיות בקיאים בנושאים עולמיים, מגמות בתעשייה ומנהיגות מחשבתית. אבל אנחנו אנשים עסוקים - קשה לעיין בעיתון כל יום כאשר בקושי יש לנו זמן לאכול ולישון מחוץ לעבודה!
מה שעזר לי יותר מכל היה להקים קורא עדכונים (אני משתמש ב- Feedly) בו אני מנוי לפרסומים המכסים נושאים ספציפיים שקשורים לתפקידי: עיתוני עולם, פרסומים עסקיים, בלוגים בענף, חדשות על לקוחותיי הנוכחיים והעבריים יחד עם המתחרים שלהם. ואז, כשאני נכנס לעבודה כל יום, אני מקדיש זמן לקריאה בעדכוני. זה עזר לי להיות מודע לתנאי הענף המשתנים, אך גם אפשר לי להבין יותר על הלקוחות שלי ולנהל איתם שיחות משמעותיות.
אם אין לך כבר קורא RSS, הקם את עצמך להגדיר אותו על אחד ולגשת מערכת למועד שתפנה זמן לקרוא אותו בפועל. לרבים יש אפליקציות סלולריות גם כן, כך שתוכלו לעלות במהירות עם הנסיעה היומית!
5. גוגל
אני יודע, זה נשמע כמו עוד בסיסי, אבל פגשתי יותר מדי יועצים מוקדמים שבאמת לוקחים את גאונות החיפוש הזו כמובן מאליו.
חשוב על: לעיתים קרובות מצפים מהיועצים לקבל את כל התשובות, אך לעיתים קרובות אנו לא עושים זאת! בין אם אתה מנסה להבין איזו טכניקת Excel מסובכת (איך מוסיפים מאקרו של Excel?) או שאתה צריך להגיע במהירות למהירות בענף חדש בו אתה עובד (מה המגמות האחרונות בתחום הבריאות?), כמה מיומנויות חיפוש מוצקות של Google יכולות להועיל באמת בכדי לגרום לך להיראות כאילו אתה נמצא בראש הכל.
זה לא מספיק רק לדעת להקליד בסרגל החיפוש של גוגל - צריך לדעת לחפש נכון. כמה מהטריקים האהובים עלי כוללים חיפוש לפי סוג קובץ (הזן "סוג קובץ:" ואת קיצור הקובץ בן שלוש האותיות), חיפוש בכל השפות - וזה חשוב במיוחד להקצאות מעבר לגבול (לחץ על "כלי חיפוש נוספים" ואז בחר "תורגם דפים זרים ") - וגלישה בספריית הנתונים הציבורית של גוגל לקבלת נתונים סטטיסטיים חשובים.
נסה גם לשאול את גוגל "מה השעה?" כשאתה מתכנן פגישות ברחבי העולם, הזן את מספר הטיסה שלך לחיפוש של גוגל כדי לברר במהירות את מצב הטיסה שלך, או הקלד את סמל התיוק של הלקוח שלך כדי לקבל את מחיר המניה הנוכחי. לקבלת רעיונות נוספים, בקר בטיפים והטריקים של גוגל.
יועצים - ספרו לנו אילו כלים לא תוכלו להסתדר בלעדיהם!
