שליחת דוא"ל היא השיטה הקלה והפחות פולשנית לבקשת בקשות בצוותים. אבל זה בדיוק מכיוון שהדוא"ל כל כך חסר מאמץ שהוא יכול להיות בזבוז זמן מוחלט. כיבוי דוא"ל מעורפל שלא מבהיר לנמענים בבירור מה עליהם לעשות או מדוע שאלתך חשובה, רק יביא עבודה רבה יותר לכולם.
האימיילים היעילים ביותר מתייחסים לשורת הנושא כמו תעודת זהות המתקשר ומשתמשים במילים שמגיעות לעיקר.
להלן כמה דברים ואל תעשה לבחירת מילים שתעביר את המסר שלך בבירור וימנע ממך להרגיז (או לבלבל) את עמיתיך לעבודה:
1. כאשר יש משימות שיש להשלים
אל תכתוב: וכו '
האם כתוב: ה, זה או אלה
המורים שלך בבית הספר לדקדוק צדקו - היו ספציפיים! אפילו אם הדוא"ל שלך עוקב אחר שיחה או פגישה אחרונה, סביר להניח שהוא יוגש כמשהו שאפשר לעשות מאוחר יותר. כאשר הנמען שלך מוכן לקרוא אותו, לראות "מעקב אחר פגישות צוות וכו '" לא יועיל. במקום זאת, היה ברור לגבי מה שאתה צריך וכתוב: "אנא פתר את השאלות האלה מישיבת הצוות" או "הדו"ח שנדון בישיבת הצוות." חשוב על הנושא שלך כמו לכתוב מראש פריט רשימת מטלות, כך שיהיה קל לתיבה זו להיבדק.
2. כשאתה משתף דוא"ל נוסף
אל תכתוב: "FWD:"
האם לכתוב: עזרה
הודעה זו תמיד גורמת לי לחשוב על שנות ה -90, כאשר היה מקובל לראות מיילים שהלכו ככה: "Fwd: fwd: fwd: fw: שלח את זה ל 10 אנשים וזה יהיה יום המזל שלך!" אלא אם כן אתה באמת אתה שולח מכתבי שרשרת בעבודה (ברצינות, אל תעשה), אתה בטח רק משתף משהו שמישהו אחר כתב שאתה רוצה שעמיתך יקרא או יעשה משהו בקשר לזה. במקרה כזה, עשו לה טובה וכתבו "האם אתה יכול לעזור לי לפענח את זה?" או "נראה כאילו הלקוח זקוק לעזרה." בטח, ייתכן שתכננת לכתוב את ההודעה בגוף המייל, אבל הנושא הוא מקום טוב בהרבה אם אתה רוצה שיבחינו בו במהירות.
3. כשאתה מנסה להיות אישי
אל תכתוב: היי
האם כתוב: אתה
שליחת "היי" בשורת נושא בדוא"ל זה אותו דבר כמו לשלוח "אנחנו צריכים לדבר" עם חבר או מישהו שאתה יוצא איתו. אל תעשה את זה! אתה תגרום לנמען לחשוד בכל מה שיבוא אחר כך, ואתה עלול בסופו של דבר להמתין זמן מה לתגובה מכיוון שהוא עשוי לא להיפתח לעולם . מכיוון שאולי בעצם תצטרך לשוחח בצ'אט על משהו אישי או פרטי, נסה "מתי יש לך זמן לשיחה של 15 דקות?" גישה זו מסלקת את הקצה ומכניסה את הכוח לידי המקבל לבחור זמן שמתאים לו. .
4. כשאתה זקוק לו עכשיו
אל תכתוב: דחוף
האם לכתוב: היום
כאשר הזמן קצר והלחץ גבוה, "דחוף" הוא מילה שיכולה רק לגרום לבהלה. והבהלה היא הדבר האחרון שאדם שאחראי למשימה צריך לעשות. אם יש לך מספיק זמן לזהות את הצורך ולשלוח דוא"ל, יש לך זמן להודיע מראש כי "זו צריכה להיות העדיפות הראשונה שלך היום." אם זה באמת דחוף, התקשר לשיחת טלפון או ביקור באופן אישי. במקום זאת.
5. וביטוי בונוס נוסף
אחרון חביב הוא ביטוי שכולנו אומרים לסיום המיילים שלנו, אך לעיתים רחוקות להשתמש בהם כדי לפנות ישירות לעמיתינו לעבודה: "תודה." הודעה מוקדמת ופשוטה של הערכה תעשה דרך ארוכה בחיזוק הקשר ביניכם. וחברי הצוות שלך. כתוב שאתה מכיר במאמציהם ומעריך את תפקידיהם. וזה בטוח מכה בנפילת אמון.
