רוצה להפוך לתקשורת טובה יותר במשרד? ובכן, ברור שכן.
אתה במזל, מכיוון שהענקת כישורי התקשורת שלך דחיפה רצינית לא צריכה להיות התחלה מדהימה. למען האמת, אתה יכול להתחיל פשוט לחסל כמה מילים המנוגדות לרוב מהאוצר המילים שלך - ואני לא רק מדבר על ה"כמות "וה"אמ"ם הברורים שכולנו נוטים לפלפל לאורך המשפטים שלנו.
גוזרים את שש המילים האלה מתקשורת במקום העבודה שלך, ואתה בטוח ישפיע על הקהל שלך - במקום להרגיז אותן.
1. הם
נשמע מוכר? בטח שמעת דברים כאלה מהקולגות שלך, וכנראה שנפלת באותה מלכודת גם כמה פעמים. "הם" זו מילה שקל להישען עליה, אך לעיתים קרובות היא משאירה את בן / ת הזוג השיחה שלך תוהה, "הם? מי הם בדיוק? "
קח את הזמן להימנע מהכללות וברר על מי בדיוק אתה מדבר, למשל "מחלקת השיווק ביקשה שנעשה את זה כך". זה יבהיר את המסר שלך הרבה יותר ויחסוך הרבה בלבול בטווח הרחוק.
2. נכון?
לאחרונה הייתי בשיחת טלפון עם מישהו שנדמה היה שסיים כל משפט אחד עם המשפט שלה, "נכון?" זה נראה כאילו היא מחפשת הסכמה, אבל היא מעולם לא עצרה בשבילי כדי לאשר את מה שהיא אומרת. . למותר לציין שלא לקח לי זמן להבין שהיא מתייחסת לזה יותר כמו פיסוק - ולא כאל שאלה ממשית.
אולי אתה לא משתמש יותר מדי במילה הזו כמו שהיא עשתה. אבל, זה עדיין כזה שתרצה להיות מודע אליו במודע. סיום המשפטים שלך עם שאלה זו גורם לך להישמע כאילו אתה מבקש אישור - גם אם אינך. אז הסרתו לחלוטין (למעט במקרים נדירים שבהם אתם זקוקים לתשובה) תגרום לכם להראות הרבה יותר בטוחים.
3. מהיר
"אתה יכול לכתוב מחדש במהירות את שלושת החלקים שסימנתי?", שאל אותי אחד העורכים שלי בדוא"ל. במבט ראשון, לא היה שום דבר לא בסדר בבקשתה - עד שהבנתי שהיא השתמשה במילה "מהיר", וידעתי שלא יהיה שום דבר מהיר בעבודה מחודשת של כל היצירה שלי.
זו לא מילה רעה מטבעה. אבל כמו בכל דבר, זה תלוי בהקשר בו משתמשים בו. ולא פעם אני שומע את זה מוזרק למשפטים ומצבים שהם הכל חוץ מהר. "האם אוכל לקפוץ במהירות?" שואל עמיתך בפגישה לפני שהוא מתחיל לספייל של עשרים דקות. לחלופין, "אני רק צריך לדאוג לזה במהירות", אומר הבוס שלך - לפני שהוא גורם לך לחכות חצי שעה נוספת לישיבה המתוכננת שלך.
ניתן להבין את הניסיונות שלך לצמצם את כמות המאמץ או הזמן שמשהו ידרוש. אבל בסופו של דבר זה מטעה. גזור את המילה "מהיר" מהמשפטים שלך אלא אם כן אתה באמת מתכוון להיות, ובכן, מהיר .
4. סתם
המילה הזו "סתם" היא מילה שאני רואה מתגנב בהודעות דוא"ל יותר מכל מקום אחר, ואני בהחלט לא חסין מפני קסמי המילה הארבע-אותיות הזו בעצמי. אני נוטה לסמוך על זה כל כך בכבדות, כי הרגלתי לחזור דרך ההודעות שלי ולמחוק את המילה הזו בכל מקום שהיא מופיעה - שהיא בדרך כלל לפחות שלוש פעמים בכל הודעה בודדת.
אני מוכן להמר שאתה אשם באותו הדבר. מסיבה כלשהי, ריסוס המילה הזו מסייע לגרום למסר שלך להיראות מעט פחות אגרסיבי. "אני רק בצ'ק-אין" נשמע מעט פחות כוחני מאשר "אני נכנס."
אבל זה לא משנה את העובדה שזו עדיין מילת מילוי מיותרת שאינה מוסיפה דבר להודעה שלך. לכן, אם יש לכם ספק, בעטו אותה עד לרסן.
5. סליחה
אני כל מה שמוצץ את גאוותך ומתנצל כשזה מוצדק. אבל, אם תתחיל לרשום כמה פעמים בכל יום אתה נותן למילה הזו ליפול מהפה שלך, סביר להניח שתופתע באיזו תדירות אתה מתנצל - על שום דבר.
כפי שכותבת מוזה, אג'ה פרוסט, מסבירה ביצירה שלה על כתיבת מיילים מקצועיים, "אני מנסה להתרחק מלומר 'סליחה' במצבים שאינם ראויים לה: כשאני עושה טעות זעירה, כשאני אומרת את דעתי, או כשמישהו מציין משהו שפספסתי. "
עקוב בעקבותיה ועשה כמיטב יכולתך להימנע מהתנצלות למילוי הדממה. וכשמשהו באמת מצריך את חרטתך, הימנע עם "אני מתנצל" במקום זאת. זה יישא קצת יותר משקל מכוס, "סליחה!"
6. בעצם
יש משהו מתנשא במלה הזו, לא? בין אם ברצונך לחלוק חילוקי דעות בישיבת צוות או להראות לעובדת יום טוב יותר לעשות את הפרויקט שלה, התחלת המשפט שלך ב"מעשה "בדרך כלל גורמת לך להיראות רזה ואפילו קצת בוחנת.
ברוב המקרים, אתה יכול לגזור את המוקדמות הזו לחלוטין. אבל, אם אתה מרגיש צורך להחליף אותו במשהו , ידידותי, "אתה יודע" צריך לעשות את העבודה - בלי אוויר מתנשף כזה.
התגעגעתי למשהו ששמעת שוב ושוב במשרד? תודיעו לי בטוויטר אילו מילים מנוצלות יתר לדעתכם צריכות להוסיף לרשימה זו!
