שלשום שלחתי דוא"ל לעמית עם כמה שאלות וקיבלתי את התגובה, "אני יותר איש טלפון - האם אתה יכול להתקשר אליי בנושא זה?"
אני חייב לומר, הייתי קצת המום.
לא לעתים קרובות אתה פוגש מישהו שמעדיף להרים טלפון כדי לנהל עסקים. בהינתן הבחירה, הייתי מניח שרוב העובדים במקום העבודה הטיפוסי יבחרו בדוא"ל בשיחת טלפון בכל יום. וזה הגיוני: דוא"ל הוא מהיר, יעיל ואינו טומן בחובו סיכוי לשתיקות מביכות או לרעשי רקע מסיחים.
אך למרות ההעדפה המוחצת של אימיילים, ישנם כמה מצבים שפשוט עובדים טוב יותר כאשר אתה מרים טלפון.
1. זה דחוף
כ- 60% מהאנשים מחכים יומיים שלמים כדי להשיב להודעת דוא"ל. אז אם אתה שולח דוא"ל שזקוק לתגובה בהקדם האפשרי - אפילו עם שורת נושא שכוללת "דחוף!" - יש סיכוי טוב שתישאר לרענן את תיבת הדואר הנכנס שלך שוב ושוב במשך 48 השעות הבאות, ותעבור על האצבעות שלך תגובה.
מצד שני, ביצוע שיחת טלפון בעניין קריטי יכול לעזור לך להעביר תחושת דחיפות, לוודא שהאדם האחר יודע בדיוק מה הוא או היא צריכים לעשות, ולענות על כל שאלה מבלי להיזכר בשרשרת דוא"ל בלתי נגמרת. . עד שתנתק, אתה יכול להיות בטוח שכולם נמצאים באותו דף ומבינים מה צריך לקרות כדי לטפל בבעיה.
2. אתה לא מקבל תגובה
אולי שלחת בדוא"ל בקשה שאינה בדיוק דחופה, אך בשלב מסוים אתה זקוק לתגובה - ואחרי כמה ימי שתיקה, אתה מתחיל להימם.
יש רק כל כך הרבה פעמים שאתה יכול להניע את הבקשה יחד עם אימייל נוסף שאומר "היי, רק רצית לעקוב אחר זה - האם היה לך הזדמנות להסתכל על זה?"
אם אינך מקבל תשובה לאחר הדוא"ל המקורי והודעת מעקב אחת, ברירת מחדל לשיחת טלפון. יהיה לך סיכוי הרבה יותר טוב לקבל מענה מיידי - או לפחות לשים אותו על המכ"ם של עמיתך כנושא שזקוק לתשומת לבו או לה.
3. זה לוקח יותר מכמה משפטים
בשלב מסוים כנראה שקיבלת רומן של אימייל שלקח לך 20 דקות לקרוא - ועדיין השארת אותך עם שאלות לקראת הכניסה בסוף. אל תכפיף אחרים לעינוי זה.
אם כל מה שתצטרך להעביר לוקח יותר מכמה פסקאות - נניח שאתה מסביר את הדקויות של משימה או הבהרת תהליך מחלקה בפני מישהו בצוות אחר - זה בדרך כלל יעיל יותר להרים את הטלפון. זה יאפשר לאדם האחר לשאול שאלות, ומתוך טון קולה, עד שתנתק, אתה יכול להיות בטוח שהיא מבינה לגמרי.
4. אתה רוצה משוב מועמד
אולי יש לך רעיון מבריק לכתבה או למגרש מכירות, ואתה רוצה לראות מה חושב עמיתך לפני שתתחיל.
באמצעות דוא"ל אתה עשוי לקבל תשובה כמו: "בסדר. זה נשמע טוב. "למרות שתשובה זו חיובית, היא לא מעוררת שום חשש או מעוררת הצעות נוספות. בקיצור, זה לא משוב מאוד שימושי.
אולם שיחת טלפון - שמטבעה מתחייבת ליותר מתשובה מהירה ובלתי מחויבת - תאפשר לכם לשמוע את נימת הקול של עמיתכם, לצלול עמוק יותר לדקויות הרעיון שלכם, להתייחס לכל שאלה שיש לעמיתכם, בסך הכל, קבל משוב מהורהר יותר, גלוי יותר.
5. אתה רוצה לבנות מערכת יחסים
דוא"ל נהדר לתקשורת מהירה ויעילה. אבל לפעמים אתה זקוק למגע אישי יותר - כמו כשאתה פונה לעמית או לקוח חברה מרחוק חדש.
בטח, אתה יכול לכתוב דוא"ל מבוא נחמד להפליא. אבל שיחת טלפון יכולה לעזור לך להעביר חום ואמיתיות שדוא"ל אינו יכול - וזה לא יכול לעזור לך לבנות מערכת יחסים ממשית עם האדם מהצד השני, ולא להפוך לעוד איש קשר בדוא"ל בספר הכתובות שלו. .
6. אינך רוצה תיעוד של השיחה
לטוב ולרע, מיילים נשמרים לנצח אי שם בחוץ, מוכנים להצעת מחיר או להעברה בהתראה של רגע.
לכן, אם אתה צריך לדון במידע סודי או רגיש שאינו שייך בכתב עדיין - כמו שמועות על מיזוג של החברה או עובד לעבודה שגויס על ידי חברה מתחרה - שיחת טלפון היא הטובה ביותר.
זה נכון גם לשיחות מזדמנים שאתה מעדיף לשמור על פרטיות, כמו כשאתה זקוק לעזרה של עובד לעבודה כדי לעמוד בבקשה ברגע האחרון ורוצה להסביר את נסיבות המצב - כמו "אני שונא לשאול אותך לטובה בשעה 16:45, אבל המנהל שלי השליך את הכדור על הצעת סמית 'ואנחנו צריכים לחבר אותו יחד הלילה. "
זה אולי נכון ובהחלט עוזר להסביר את הקשר הבקשה, אבל זה לא בדיוק משהו שצריך לעשות את דרכו חזרה למנהל שלך באמצעות שרשרת דוא"ל שהועברה. בטלפון אתה יכול להיות גלוי מבלי לרדוף אחר דבריך להגיע למקום הלא נכון (ובכן, כל עוד אתה סוגר את דלת המשרד).
אהרון קוויקן, מנכ"ל ושותף מנהל ב- Kwittken, עשוי לסכם את זה בצורה הטובה ביותר: "כל מה שאתה צריך לחשוב על זה פעמיים, כל דבר שאתה חושב שעשוי להיות רגיש, כל דבר שאתה חושב שדורש כישורי מערכת יחסים שלך … בהחלט אתה צריך להרים את הטלפון."
