בין אם אתה עובד עבור סטארט-אפ זעיר, תאגיד ענק, או כל דבר שביניהם, תקשורת טובה ושיתוף מידע קבוע הם חיוניים להצלחה. ישנות כמו העסק עצמו, פגישות אמורות להיות דרך חשובה לוודא שכולם עובדים קשה לעבר אותו כוכב צפון.
ובכל זאת, רובנו שונאים אותם. כפי שסביר להניח שאתה יודע טוב מדי, פגישות הן לרוב נגד פרודוקטיביות ותופסות יותר זמן ממה שהן שוות. אין הרבה יותר גרוע מלצאת מהחדר לתהות מה אתה פשוט עושה שעה עושה, במיוחד ביום עמוס ריבות.
אבל האם הם חייבים להיות ככה? לא. כדי להפיק את המרב מכל פגישה שאתה מתזמן או להשתתף בה, אתה רק צריך להימנע במודע מהמצב הכי מפריע. צריך עזרה? הרכבנו רשימה של טריקים בהם תוכלו להשתמש לפגישות קצרות ופרודוקטיביות יותר אשר יש סיכוי גבוה יותר להיות שימוש יוצא מן הכלל בזמנם של כולם.
1. גירוש בעיות טכניות
שניות שהושקעו בתקלות טכניות עלולות להשתנות במהירות תוך דקות או גרוע מזה, לקחת חצי מהפגישה. זה נפוץ במיוחד כשמדובר בתקשורת עם אנשים שאינם נוכחים פיזית. מכיוון שהדבר האחרון שמישהו רוצה זה לשבת בסביבה כשאתה מנסה לחבר את המחשב הנייד שלך למקרן או להאזין ל 10 דקות של "האם אתה יכול לשמוע אותי עכשיו?" ממישהו שמצטרף מרחוק, צייד את עצמך בכלים הנכונים להכנת הכל פועל בצורה חלקה.
בנוסף לטכנולוגיית שיתוף והקרנת המסכים עבור כל מי שבאתר, תוכנה אמינה המחברת אותך עם חברי צוות מרוחקים היא חיונית. הגרסה החינמית של מפגשי סקייפ היא פיתרון נהדר, שכן כל אחד יכול להצטרף במהירות עם כתובת אתר מותאמת אישית (וקל לזכור) מכל מכשיר - מבלי שתצטרך להקדיש זמן להרשמה לחשבון או לחפור מספרים לחיוג.
2. תכנן פגישות קצרות יותר
המפגש המסורתי בן השעה יכול להימשך למה שנראה כמו לנצח, עם לחץ מועט לעטוף דברים ולהמשיך הלאה. אז תכנון פגישה קצרה יותר יכול לעשות פלאים להתייעלות - פשוט אין זמן לבזבז!
כשאתם קובעים פגישה, קראו לאתגר את עצמכם להיות ממש כנים לגבי כמה זמן ייקח - ואולי לתזמן קצת פחות זמן ממה שאתם חושבים שאתם צריכים. זכור שאורך הפגישה לא תמיד צריך להיות במרווחים של 30 דקות וכי הגילוח של חמש או 10 דקות בלבד שלא תצטרך להפסיק כל אחד יכול להוסיף במהירות.
עצה למקצוענים: שקול להגדיר טיימר במחשב שלך שכולם יכולים לראות במהלך הפגישה - צפייה בזמן שמתקתק יעזור לך לעקוב.
3. קבע סדר יום ספציפי והדבק בה
יצירת סדר יום אולי נראית כמו נוהג מתוארך, אך זו למעשה אחת הדרכים השימושיות ביותר כדי לשמור על פגישה להתקדם במהירות. חשבו על זה: אם אתם פשוט שולחים מסביב להזמנה לדון ב"היצע מוצרים "ללא הקשר אחר, כולם עשויים להגיע לפגישה עם רעיונות שונים לגבי מה שעתיד להיות מכוסה, ותבזבזו זמן לעלות על אותו דף.
במקום זאת, שלחו סדר יום יום או יומיים לפני הזמן, והיו ספציפיים ככל האפשר. נסה את הפורמט הפשוט הבא לכל נושא שאתה צריך לדון בו:
- נושא ספציפי
- מה צריך להיות מוכן לקראת הפגישה
- אילו עדכונים יינתנו במהלך הפגישה
- על אילו שאלות יש לענות במהלך הפגישה
חשוב במיוחד לקבוע זמן לכל נושא - זה ישמור אתכם כנים לגבי מה שיכול להשתלב באופן מציאותי בפגישה ויאפשר לכם לשחרר את דרכם להעביר אנשים קדימה כשמגיע הזמן לפרט סדר היום הבא.
4. הראה, אל תספר
תמונה אומרת 1, 000 מילים - וזה תקף גם לפגישות! תמונות, גרפים ותרשימים יכולים לעתים קרובות לעזור לכם לתקשר בצורה ברורה במקום לדבר לכל נקודה - שלא לדבר על לחסוך לכולם זמן.
אז כשאתה מתכונן, חשוב על חזותיים שיכולים להקל על העברת מחשבותיך. מדוע להקדיש זמן להסביר עדכון מוצר כשאתה יכול להדגים אותו בשידור חי? מדוע לנסות להמציא מילים לחלוק רעיון מורכב כאשר דיאגרמה יכולה לעשות זאת תוך שניות?
אם אתה בחדר עם כל הקולגות שלך, אל תפחד לקפוץ ולהשתמש בלוח הלוחות או להעיף את המחשב סביבך כדי להשוויץ על מה אתה עובד. אם אתה נפגש עם אנשים מרוחקים זה יכול להיות מסובך יותר, אך מוצרים כמו פגישות Skype בחינם מציעים לעתים קרובות שפע של כלי שיתוף פעולה שהופכים את זה לרוח לשתף מחשבות וממצאים חזותיים על המסך. לדוגמה, העלאת ה- PowerPoint הקלה של סקייפ פגישות בחינם (עם כלים אינטראקטיביים כמו מצביע לייזר וירטואלי) או תכונת שיתוף מסך מאפשרת לכם לאנשים דרך חזותיים שהכנתם מהורהר מראש, וכלי הלוח הווירטואלי מאפשר לקולגות שלכם לשרטט רעיונות בזמן אמת.
5. לדעת לתת לכל אחד לשקול
כן, פגישה צריכה להיות עניינה בשיתוף פעולה, אבל כשכולם מנסים לדבר את היצירה שלהם, השיחה יכולה להתארך מהר ממה שהתכוונו כולם. לכן, נסו לחפש דרכים יצירתיות עבור כולם לשקול בלי בהכרח לקחת זמן מפגש.
לדוגמה, סקרים או מופע ידיים מהיר הם דרכים שימושיות להימנע מקבלת יותר מדי דעות או דיון שהופך במהרה לכולם שמדברים זה על זה כשמנסים להשיג קונצנזוס מהיר - בזבוז זמן מתסכל. אם אתה מקיים פגישה וירטואלית, אתה יכול להשתמש בתכונה IM משולבת כמו ההצעה החינמית של סקייפ פגישות המוצר המציעה לאנשים להגיש שאלות שיענו עליהם בסוף, או לאפשר לאנשים להשמיע מעקב אחר מחשבות לא דחופות. לאחר הפגישה.
6. גזור פגישות שאינך באמת צריך ללכת אליהן
למרות שזה אולי נראה שאתה צריך להשתתף בכל מפגש אליו אתה מוזמן, זה בסדר לבטל את הסכמתך למפגש שאתה יודע שלא יעשה לך שימוש טוב בזמנך. אם אינך מציג או שזה לא מתאם מקרוב לדבר שאתה עובד עליו, עדיף יהיה להתעדכן אחר נקודות המפתח לאחר מכן.
זכור שעובד טוב וחבר צוות חזק יודע לתעדף ולהיות פרודוקטיבי. ההחלטות והתפוקה שלך משפיעות על כולם, אז הזכר לעצמך שגם לאופן השימוש בזמן שלך יש השפעה על הצוות שלך.
לא בטוח כיצד לבטל את הסכמתך בחינניות? שוחח ישירות עם המארגן כדי ליידע אותו או אותה כי בזמן שאתה מעריך שאתה מתקשר, אתה נמצא בחריץ נהדר עם כל מה שאתה עובד עליו ומעדיף להדביק אותו אחר כך. אם המארגן הוא הבוס שלך, הקפד לכלול הערה על ההתקדמות שלך והתכנית הספציפית שלך להתקדם עם משהו כמו, "אני נרגש מהדיון של היום, אבל עדיין מושך מספרים לפרויקט כחול. אכפת לך שאחזיק את הראש למטה ואספג פתקים אחר כך? "
פגישות יכולות להיות כמה מהזמן הטוב ביותר בימינו, כל עוד הם מתוכננים בקפידה ומתנהלים בצורה אדנית. הטריקים האלה צריכים לעזור לך להגיע לשם!
