שימוש ב- Microsoftמיזוג דואר , תוכל לשלוח את אותו מסמך עם שינויים קלים למספר גדול של נמענים. המונח מיזוג נובע מהעובדה כי מסמך אחד (מכתב, לדוגמה) ממוזג עם מסמך מקור נתונים, כגון גיליון אלקטרוני.
ניתן לאסוף נתונים עבור ערכת לימוד זו עם רוב הגירסאות של Microsoft Excel, כולל 2007, 2010, 2013, 2016 ו- Office 365.
התכונה 'מיזוג דואר' של Microsoft Word תואמת ל- Word 2010, 2013, 2016 ו- Office 365.
מילים מיזוג דואר תכונה פועלת בצורה חלקה עם נתונים מ- Excel. בעוד ש- Word גם מאפשר לך ליצור מקור נתונים, האפשרויות לשימוש בנתונים אלה מוגבלות. אם כבר יש לך את הנתונים בגיליון אלקטרוני, אין זה הגיוני להקליד מחדש את כל המידע למקור הנתונים של Word.
הכנת הנתונים למיזוג דואר
תיאורטית, אתה יכול להשתמש בכל גליון Excel בפונקציה מיזוג דואר Word ללא כל הכנה מיוחדת. עם זאת, אתה צריך לקחת קצת זמן כדי להכין את גליון העבודה שלך כדי לייעל את תהליך מיזוג דואר.
ארגן את נתוני הגיליונות האלקטרוניים
נתוני ה- Excel שלך צריך להיות מאורגן היטב שורות ו עמודות. תחשוב על כל שורה בתור רשומה אחת וכל עמודה כשדה שאתה הולך להכניס לתוך המסמך שלך. אם אתה צריך רענון, לבדוק את ערכת הנתונים של Excel הזנת נתונים.
צור שורת כותרת
צור שורת כותרת עבור הגיליון שבו אתה מתכוון להשתמש למיזוג הדואר. אשורת כותרת היא שורה המכילה תוויות המזהות את הנתונים בתאים שמתחתיו. Excel יכול להיות דקיק לפעמים על הבחנה בין נתונים ותוויות, כדי להפוך את אלה ברורים באמצעות טקסט מודגש, גבולות תאים הצללה התא כי הם ייחודיים לשורה כותרת - זה מבטיח Excel מבדיל אותו משאר הנתונים.
מאוחר יותר, כאשר אתה ממזג את הנתונים עם המסמך הראשי, התוויות מופיעות כשמות שדות המיזוג, כך שאין בלבול לגבי הנתונים שאתה מכניס למסמך.
זה טוב לתרגל את העמודות בגיליון האלקטרוני של Excel, כפי שהוא עוזר למנוע שגיאת משתמש בעתיד.
שים את כל הנתונים על גיליון יחיד
הנתונים שאתה מתכוון להשתמש בהם למיזוג הדואר חייבים להיות על גיליון אחד; אם הוא מופץ על פני גיליונות מרובים, אתה צריך לשלב את הגיליונות או לבצע מיזוגים דואר מרובים. כמו כן, ודא את הגליונות נקראים בבירור, כמו שאתה צריך לבחור את הגיליון אתה מתכוון להשתמש מבלי להציג אותו.
שיוך מקור נתונים במיזוג דואר
כדי לקשר גיליון אלקטרוני מוכן של Excel עם מסמך Word:
-
הקלק על ה דיוור לשונית של ה סרט.
-
בחר את התחל מיזוג דואר כדי לגשת אל להפיל.
כפי שאנו נכתוב את הנתונים שלנו לתוך מכתב עבור דוגמה זו, נוכל לבחור את מכתב אפשרות מתוך להפיל.
-
בחר את בחר נמענים כדי לגשת אל להפיל.
אנחנו רוצים לייבא את הנתונים שלנו גליון עבודה של Excel שנשמר, אז לבחור את השתמש ברשימה קיימת … אפשרות.
-
מתיבת הדו-שיח, למצוא ולבחור את קובץ ה- Excel שלך.
לחץ על בסדר להמשיך.
-
מ ה בחר טבלה תיבת דיאלוג, בחר את הגיליון עם הטבלה שלך, ולחץ על בסדר כפתור.
אם ל- Excel יש כותרות עמודות, ודא שה- Excel שורה ראשונה של נתונים מכילה כותרות עמודות האפשרות מסומנת.
-
לחץ עלבסדר.
כעת, כאשר מקור הנתונים משויך למסמך הראשי, באפשרותך להתחיל להזין טקסט או לערוך את מסמך Word. עם זאת, לא ניתן לבצע שינויים במקור הנתונים שלך ב- Excel. אם עליך לבצע שינויים בנתונים, עליך לסגור את המסמך ב- Word לפני שתוכל לפתוח את מקור הנתונים ב- Excel.
הוספת שדות מיזוג למסמך
-
לחץ עלהוסף שדה מיזוג כפתור בסרגל הכלים מיזוג דואר כדי לפתוח אתהוסף שדה מיזוג להפיל.
-
הדגש את שם השדה שברצונך להוסיף מהרשימה ולחץ עלהוסף.
הצגת מסמכי מיזוג דואר
בעת הוספת שדות מיזוג למסמך, Word אינו נושא את העיצוב של הנתונים ממקור הנתונים. אם ברצונך להחיל עיצוב כגון נטוי, מודגש או מודגש, עליך לעשות זאת ב- Word.
אם אתה מציג את המסמך עם שדות, אתה בוחר את החצים הכפולים משני צדי השדה שאליו ברצונך להחיל את העיצוב. אם אתה מציג את הנתונים הממוזגים במסמך, סמן את הטקסט שברצונך לשנות.
כל שינויי עיצוב מתבצעים לאורך כל המסמכים הממוזגים, לא רק את הפרטים האישיים.
תצוגה מקדימה של המסמכים הממוזגים
כדי להציג את המסמכים הממוזגים בתצוגה מקדימה, לחץ עלהצג נתונים ממוזגים כפתור בסרגל הכלים 'מיזוג דואר'. לחצן זה פועל כמו מתג להחלפה, כך שאם אתה רוצה לחזור לצפייה רק בשדות ולא בנתונים שהם מכילים, לחץ עליו שוב.
נווט בין המסמכים הממוזגים באמצעות לחצני ניווט על מיזוג דואר סרט. הם, משמאל לימין:שיא ראשון, רשומה קודמת, עבור להקליט, הרשומה הבאה, ו רשומה אחרונה.
לפני שתמזג את המסמכים, הצג את כולם בתצוגה מקדימה, או כמה שיותר כדי לוודא שהכול התמזג כהלכה. הקדש תשומת לב מיוחדת לפיסוק ולריווח סביב הנתונים הממוזגים.
כאשר אתה מוכן למזג את המסמכים, יש לך שתי אפשרויות. בכל שיטה שתבחר, תוצג לך תיבת דו-שיח שבה תוכל לומר ל- Word למזג את כל הרשומות, הרשומה הנוכחית או טווח רשומות. לחץ על לחצן האפשרות שלצד הבחירה שלך ולאחר מכן לחץ על אישורבסדר. אם אתה רוצה למזג טווח, אתה מכניס את מספר ההתחלה ואת המספר הסופי של הרשומות שברצונך לכלול במיזוג לפני הלחיצהבסדר. אם בחרת להדפיס את המסמכים, לאחר תיבת הדו שיח עולה, אתה מוצג עם הדפס תיבת דיאלוג. אתה יכול לתקשר עם זה כמו שאתה עושה עבור כל מסמך אחר. סיים את מסמך מיזוג הדואר
