אם אתה כמו רוב המשתמשים, אתה כנראה לא להשקיע יותר מדי זמן לחשוב על מה שם המסמכים שלך כאשר אתה שומר אותם. למרבה הצער, זה יכול להקשות על מציאת הקובץ הרצוי ללא קצת חיפוש - ייתכן אפילו צריך לפתוח מספר קבצים שונים כדי למצוא את אחד שאתה רוצה.
פיתוח מערכת שמות עבור המסמכים שלך מקבל את הרגל של השימוש בו יחסוך לך זמן ותסכול כאשר מגיע הזמן לאתר את המסמך שאתה צריך. במקום לחפש אינספור מסמכים עם שמות קבצים לא מדויקים, מערכת מתן שמות תעזור לך להאיץ את החיפוש שלך.
מערכת השמות הנכונה
אין דרך אחת נכונה שם הקבצים שלך, ומערכות מתן שמות ישתנו ממשתמש למשתמש. מה שחשוב הוא למצוא את השיטה הגיוני לך, ולאחר מכן להחיל אותו באופן עקבי. הנה כמה טיפים שיעזרו לך להתחיל:
- כלול את התאריך שבו המסמך הוכן בשם הקובץ שלך:זה פוטנציאל אחד האלמנטים מועיל ביותר לכלול שם קובץ, במיוחד כאשר אתה מתמודד עם התכתבות. גם אם אינך זוכר בדיוק מתי חיברת מסמך, סביר להניח שתוכל לצמצם את החיפוש שלך לתקופת זמן מסוימת.
- כלול את שם הנמען בשם הקובץ שלך:זהו תרגול יקר במיוחד כאשר עובדים עם אותיות, אבל זה יכול להיות מרכיב שימושי עבור סוגים אחרים של מסמכים, כגון חוזים, תזכירים, ואפילו הערות.
- ציין איזה סוג של מסמך הקובץ:שוב, זה ייראה כמו נתון עבור חלק מהמשתמשים, וזה בגלל שזה חלק כל כך חשוב של שם הקובץ. אם אתה מחפש מכתב שכתבת, תוכל לבטל קובץ בעל "חוזה" או "הערות" בשם.
- שים לב לאופן שבו אתה מזמין את האלמנטים של שם הקובץ:אמנם זה לא יכול לעזור לך להבדיל את הקבצים שלך, זה יעזור לך להזמין אותם בעת חיפוש. באמצעות פקדי המיון בתיבת הדו-שיח פתיחה ב- Word או בסייר Windows, באפשרותך למיין את הקבצים שלך לפי סדר אלפביתי (או מספרי), כך שהם ימוינו לפי התו הראשון בשם הקובץ.
זה לא רשימה ממצה של טיפים על שמות קבצים, אבל זה מקום טוב להתחיל. לאחר שתתחיל בפועל של שמות הקבצים שלך באופן עקבי, תוכל לפתח מערכת שעובדת הכי טוב בשבילך - סביר להניח לבוא עם כמה טריקים משלך.
