כאשר ניהלתי לראשונה אחרים, אני זוכר שעמדתי בסבלנות בזמן שאנליטיקאי בצוות שלי ניסה למצוא מסמך הדרוש לי במחשב שלה. כאשר - חמש דקות אחר כך - היא אמרה שהיא לא מצליחה למצוא אותה ותשלח לי אימייל ברגע שהיא איתרה את הקובץ, זה השאיר עלי רושם ממש גרוע (וגרמה לי לתהות איזה עוד כדורים היא אולי מפילה ).
אז קחו את זה ממני: בעוד ששינוי וארגון הקבצים והתיקיות שלכם עשוי להיות לא הנושא הכי סקסי שכיסיתי (אומרת האישה שהביאה לכם תקצוב וטיפים לאקסל), אני מבטיחה לכם שזה נושא חשוב. לא רק שתהיה מערכת אחסון מקוונת יעילה תקל על חייך ותחסוך לך זמן רב, היא גם תגרום לך להיראות מסודר יותר ועל גבי הדברים שלך בפני הבוס והקולגות שלך. להלן ההנחיות שלך לחיות.
1. שולחן העבודה שלך הוא שולחן העבודה הווירטואלי שלך
אתה יודע איך אנשים אומרים לך להשאיר את שולחן העבודה שלך מספיק ברור שהבוס שלך לא חושב שאתה טיפש? זה חל גם על שולחן העבודה של המחשב. זה המקום לשים את הקבצים עליהם אתם עובדים השבוע, ולא המקום אליו עליכם לגרור כל קובץ מצורף שאי פעם קיבלתם.
אני ממליץ להצמיד את שולחן העבודה לכמה שפחות תיקיות. היה לך אחד לכל פרויקט גדול שאתה עובד עליו כרגע, כמו גם את תיקיית העבודה הראשית שלך, שבה אתה יכול לגשת בקלות לכל השאר. אם טרם הוגדר, קבע את שולחן העבודה שלך לרשת (כך שהאייקונים שלך לעולם לא יחפפו) וגלה את השמחה הגדולה של קיצורי הדרך.
אם אתה זקוק לעזרה נוספת בהבאת מבנה למסך הבית שלך, נסה לארגן יישומים שולחניים, כמו ניקוי או DragThing במחשבי Mac או גדרות במחשבים אישיים.
2. לתיקיות צריכה להיות אסטרטגיה
שמתי לב שרוב האנשים הם בתיקייה מוגזמת או בתיקיית תיקיות, אך מעטים מבינים את זה בדיוק. איך לדעת איפה אתה נופל? עיין בכמה מהתיקיות הנפוצות ביותר או שהשתמשת לאחרונה, וספור את המסמכים שבתוכן. אם יש עשרות ועשרות קבצים, סביר להניח שתוכל להשתמש במעט יותר מבנה; בעוד שאם יש רק מסמך אחד תחת קבצי עבודה> לקוח A> 2012> נובמבר> דוח מכירות , אתה בהחלט תיקיית יתר כרונית.
הנה כמה כללים שאני מנסה לדבוק בהם:
3. שמות קבצים יש להם מטרה
כשאתה שם את הקובץ, בחר ביטוי שמשמעותו משהו. אם אני מקבל קובץ מצורף בשם DSC1045.jpg או Draft Idea.doc , אין לי דרך קלה לדעת מה זה - או יותר חשוב, לחפש אותו אחר כך. מבחן טוב: דמיין למצוא את הקובץ בשולחן העבודה שלך לאחר מספר חודשים. האם תוכל בקלות לדעת מה זה? אם לא, שנה שם.
למסמכים שאתה יוצר באופן קבוע, כמו הערות לישיבות דירקטוריון חודשיות, יכול להיות קל יותר להבחין בין המסמכים לפי תאריך הפגישה ולא לפי נושא. לעולם אל תשתמש בשנה-חודש-שנה, מכיוון שהוא ימיין תחילה לפי חודש, אחר-כך אחר יום, ואחריו שנה. במקום זאת, השתמש בתאריך שנה-חודש (עם חודש במספרים) כך שתוכל למיין בצורה כרונולוגית בקלות. לדוגמה: השתמש ב- 2012-10-27 מצגת מועצות.pdf במקום ב- 27-27 אוקטובר מצגת מועצות.pdf או 10-27-2012 מצגת מועצות.pdf . זה יחסוך לך המון זמן כשאתה גולש ומחפש אחר כך.
4. בקרת גרסאות, בקרת גרסאות, בקרת גרסאות
אם אתה זוכר משהו לגבי שמות קבצים, תן לזה להיות שליטת גרסאות. זה קל. כאשר אתה יוצר מסמך לראשונה, הוא אמור להסתיים ב- v1. לדוגמה, הייתי שם הצעה: ClientA Proposal_v1.ppt . בכל פעם שאתה שומר שינויים ושולח אותם ללקוחות או עמיתים, עדכן את זה לגירסאות 2, 3, 4 וכן הלאה. לאחר סיום המסמך, תרצה לשמור את ClientA Proposal_vf.ppt או את ClientA Proposal_final.ppt לגישה קלה בהמשך. כי אין דבר גרוע יותר מלהצטרך לתהות אם הייתה גרסה 14, או אם גרסה 13 הייתה באמת הסופית האחרונה.
