מכל סיבה שהיא, אתה מאחור בעבודה שלך. רשימת המטלות שלך אינה בשליטה, חסרים לך מועדים ותיבת הדואר הנכנס שלך מלאה בהודעות דוא"ל של עמיתים לעבודה אחר דברים שהבטחת להם לפני שבועות.
כאשר הדברים באמת נוראים, תיקון מהיר או אפליקציית רשימת מטלות חדשה לא מתכוון לתקן את המצב. כדי להשתלט שוב, זה הזמן לקחת צעד אחורה, להעריך את המצב ולבצע כמה מהלכים אסטרטגיים נוספים כדי לפנות את הצלחת שלך.
ראשית, עליך להכין את מה שאני מכנה "רשימת כיורי מטבח." חסום זמן בלוח הזמנים שלך לפגישה עם עצמך (אני ממליץ על ארוחת בוקר מחוץ למשרד). ואז, באותה פגישה, רשמו באופן מוחלט את כל מה שקורה לכם כרגע. התחל בזיהוי הקבוצות העיקריות של העבודה (למשל: תקשורת לקוחות, דיווח פנימי, שכירה), וודא להוסיף דלי "אחר" עבור כל הפריטים השונים המופיעים בהכרח. ואז, כתוב את כל מה שאתה צריך כדי לעשות על הנייר. אף פריט לא קטן מדי או לא חשוב מכדי להכין את הרשימה. חשוב להתמודד עם המציאות של בדיוק מה שאתה צריך לעשות כדי לקבוע את רצינות המצב - וכמה קיצוני של אסטרטגיה שתצטרך להוציא לפועל.
בדרך כלל, לאחר עריכת רשימת כיורי מטבח, אתה תמצא את עצמך באחד משני מחנות. המחנה הראשון הוא אם מסתכלים על הכל וזה מרגיש כמו הרבה, אבל עם קצת פרספקטיבה, כמה דברים שמאורגנים מחדש, וכמה שבועות של מצב של חיה, זה יכול לקרות. זה פשוט יהיה כמה שבועות עמוסים.
אבל, אם אתה מסתכל על רשימת כיורי המטבח שלך ויודע שאי אפשר לעשות את כל זה, אתה נמצא במחנה שני. איכשהו, נשכת הרבה יותר ממה שאתה יכול ללעוס, ואתה לגמרי מוצף ומאחור נואשות. ובכן, אני כאן כדי לומר לך שהגיע הזמן להתמודד עם המציאות הזו ולבצע שינויים.
להקל על עצמך הרופף, הנה שבע אסטרטגיות שיכולות לעזור להחזיר את חיי העבודה שלך לשליטה:
1. גזם את העץ
עיין במשימות ברשימת כיורי המטבח שלך והחליט אילו מהן ניתן להוריד לחלוטין. אני יודע, זה נשמע מפחיד - אפילו בלתי אפשרי. אבל אני מוכן להמר שיש כמה דברים שלא באמת צריכים להיעשות ברגע זה (לפחות לא על ידך). כל דבר שאינו קריטי צריך להשיג את הגרזן.
2. פשט את הפלט באמצעות הכלל 80/20.
האם יש משימות או פרויקטים שבהם 20% מהמאמץ יניבו 80% מההשפעה? לדוגמא, הבוס שלך רוצה ניתוח תחרותי עבור מוצר חדש שהיא חושבת להשיק. לפני שתעביר לה רומן על הנוף התחרותי, האם מספיק עמוד אחד בכל מתחרה רציני בכדי לעזור לקבל את ההחלטה? לחלופין, אם מרבית ההכנסות שאתה מביא כחבר מכירות נובעות מעסקאות גדולות יותר, אך אתה מבלה חצי מזמנך על עסקאות קטנות שבקושי מזיזות את המחט, האם תוכל להזיז את זמנך ותשומת ליבך לעסקות הגדולות יותר במקום זאת? כן? עבור עם המשימות או הפרויקטים האלה.
3. אוטומציה או מיקור חוץ
מומחה הפריון, סטבר רובינס, כתב קטע נהדר על כלל 30/3. זה מסביר שמשהו שלוקח לך 30 דקות ביום מסתכם לשלושה שבועות בשנה. שלושה שבועות שלמים! קבל את הזמן הזה בחזרה על ידי בדיקה אם יש משימות קטנות יותר שתוכל לבצע אוטומציה או למיקור חוץ באמצעות כלים של צד שלישי, כגון Assistant.to, כדי להאיץ את התזמון.
4. בקש עזרה
שוחח עם הבוס שלך, עמיתים, עובדים או אפילו מחלקות אחרות כדי לבדוק אם מישהו יכול לעזור לקחת חלק מעומס העבודה. מי יודע - אולי המתמחה שלך מתה להרטיב את רגליה ב- PowerPoint, או שאולי לדן ממכירות יש מודל של Excel שתוכל להתאים בקלות כדי לחזות את התקציב שלך. התבונן באזורים שבהם יש חפיפה מסוימת עם עבודת הקולגות לצורך העבודות הברורות ביותר. (עיין בטיפים למשלחות אלה אם אתה זקוק לעזרה בהתחלת השיחה.)
5. התחל ברצף
אם כל מה שנשאר ברשימה שלך צריך לקרות ואתה לא תקבל שום עזרה, זה יצטרך לקרות - רק לא בבת אחת. התבונן במועדי הזמן שלך כדי לקבוע אילו פריטים דחופים באמת ואילו לוחות זמנים ניתן לדחוף אחורה. המנהל שלך יכול וצריך לעזור לך בתעדוף ורצף.
6. העבירו מורטוריום על כן
אסטרטגיה זו אינה מסייעת להתמודד עם הבעיה הקיימת שלך, אך היא קריטית בכדי לשמור אותה על הסימון. עד שהדברים שוב בשליטה, אתה צריך להיות המלך או המלכה של "לא!" אל תיקח על עצמך פרויקטים נוספים עד שתוציא את עצמך מהבלאגן הזה.
7. הצע שכור
אם ניסית את כל האמור לעיל ועדיין מוצא את עצמך שוחה בהזמנה, יתכן שהגיע הזמן לבקש להוסיף מישהו לצוות שלך. בהתאם לתרבות ולתקציב של החברה שלך, שקול עזרה במשרה חלקית, מתמחה או זמנית כאפשרות בעלות נמוכה יותר.
ואם כל שאר הדברים נכשלים, הצהירו על פשיטת רגל ברשימת המטלות ועברו לבאלי. פשוט צוחק, לא תיכשל. אתה פשוט יהיה תחת קצת יותר לחץ מהרגיל עד שתבין את זה - אבל אני מבטיח שתגיע לשם.
