Groupware הגדרה ויתרונות של תוכנת שיתוף פעולה

התנאי groupware מתייחס למספר סוגים של סביבות עבודה שיתופיות הנתמכות על ידי מחשב. עם דגש על יכולת פעולה הדדית ועבודה קולקטיבית בהגדרה מרובת משתמשים, תוכנת שיתוף הפעולה פועלת כפורטל שממנו משתמשים יוצרים ומעדכנים מסמכים בשליטת גרסאות, מנהלים תוכן מקוון, משתפים נכסים כמו לוחות שנה ודואר נכנס, ומעניקים תכונות צ'אט ותכונות העברת הודעות .

במקרים מסוימים, groupware הוא כלי עצמאי, כמו בפלטפורמת OnlyOffice לשיתוף פעולה במסמכים או לפלטפורמת Intuit Quick Base לניהול נתונים. במקרים אחרים, פונקציות groupware כמו מערכת לניהול תוכן (כמו עם וורדפרס) או כמו אינטראנט מלא (כמו עם SharePoint).

התנאי groupware מכסה הן יישומים רחב מאוד מאוד ספציפיות תוכנה. מה משותף לכל הגדרה, עם זאת, הוא כי יותר ממשתמש אחד משתפת פעולה באותה סביבה באמצעות אותם כלים ותהליכים.

היתרונות והתכונות של Groupware

Groupware מאפשר הן עובדים באתר והן חברי צוות מפוזרים מבחינה גיאוגרפית לעבוד אחד עם השני דרך האינטרנט או אינטראנט. יישומי תוכנה אלה מספקים בדרך כלל יתרונות רבים:

אימות ורישוםדרכים מובנות לגישה ל groupware, יומנים של מי עושה מה, רשומות שעומדות בדרישות גילוי משפטי
תקשורתכלי צ 'אט, קבוצות דיון מושחל, תיבות דואר פרטיות
עבודה אינטראקטיבית-Polls, בזמן אמת עריכת קובץ, ניהול משימות משותפות
יכולת הגילוי- אחסון מרכזי של קבצים ונכסי מידע הנתמכים על ידי כלי חיפוש חזק
זרימות עבודה מתואמות- תהליכים המנוהלים על ידי groupware כי לטפל באישורים, ביקורות, הגהה, וכו ', כמו גם תמיכה עבור תהליכי ניהול הפרויקט
ניהול ידע ארגוני-ויקיס פנימי, מסמכי הפניה מוגנים, סימניות קבוצתיות, מאגרי סיסמאות משותפים, היסטוריות של בקרת גרסאות
מעורבות חברתית וניהול מוניטיןקבוצות משתמשים, תגי פרופיל, התאמה אישית של פרופיל על ידי משתמשים, gamification דרך רמות משתמשים ותחרויות מעורבות של משתמשים

זה לא רק עובדים גדולים החברה נהנים באמצעות groupware. עבור יזמים ופרילנסרים, כלים אלה מאפשרים שיתוף קבצים קל, שיתוף פעולה ותקשורת על פרויקטים עם לקוחות מרוחקים, כולם מהנוחות של המשרד הביתי.

פתרונות groupware שונים תומכים בתכונות שונות. רוב סביבות groupware אינן מציעות את כל התכונות המפורטות לעיל, אך רבים מציעים קבוצת משנה בשילובים שונים. אחד האתגרים בבחירת הפתרון הקבוצתי הנכון עבור צורך עסקי נתון טמון באיזון התכונות שכל פלטפורמה פוטנציאלית מציעה ביחס לצרכי הארגון.

דוגמאות תוכנה

Lotus Notes של IBM (או תוכנת Lotus לכל אתר האינטרנט של IBM Lotus) היתה אחת מחבילות התוכנה המוקדמות ביותר לשיתוף פעולה והיא עדיין בשימוש במשרדים רבים כיום. Microsoft SharePoint הוא עוד פתרון groupware גדול זה מבוסס היטב בארגונים גדולים.

חבילות תוכנה מקיפות מקיפות, מעבר להצעותיהם של יבמ ומיקרוסופט, כוללות:

G-Suite - פלטפורמת הדוא"ל של Google, מסמכים ושיתוף פעולה חברתי
Zoho One - סוויטה ממוקדת עסקים עבור חברות קטנות ובינוניות
Salesforce - פלטפורמה לניהול קשרי לקוחות

בנוסף, מערכת אקולוגית פורחת של תוכנות קבוצתיות עם תיקי שימוש ממוקדים מציעה גמישות כדי לרדוף את הטוב ביותר של פתרונות גזע לשימוש עם, או במקום, חבילת תוכנה מקיפה יותר יקר: