רוב הודעות הדוא"ל שלנו נחשבים כנראה חשוב, אבל בהחלט לא כולם. היכולת להבחין בין מסרים חשובים מאחרים כמו דואר זבל או הודעות שאינן זקוקות לתשומת לבנו באופן מיידי, יכולה להשפיע באופן דרסטי על משך הזמן שבוחן באמצעות הודעות אימייל.
רוב שירותי הדוא"ל ותוכניות להשתמש מה שנקרא סדרי עדיפויות כדי לייחד את מה שחשוב ומה לא חשוב. ישנן שתי דרכים עיקריות שבהן ניתן להשתמש בסדרי עדיפויות של הודעות באופן ידני ואוטומטי, ואף על פי שזה נראה מוזר לעשות, תוכל אפילו לסמן הודעה כעדיפות נמוכה, או לא חשובה.
איך זה עובד
בהתאם לשירות הדוא"ל ולתוכנית שבה אתה משתמש, ייתכן שתוכל לסמן ידנית הודעה כחשובה או לא חשובה. כאשר אתה מוכן לשלוח את הדוא"ל, אם זה תכונה כלולה, אתה יכול לומר כי הדוא"ל הוא חשוב צריך להיות מסומנת ככזה על הנמען, או שאתה יכול להקטין את החשיבות, כך שהם לא מרגישים מחויבים כתובת את הדוא"ל מיד.
הודעות אימייל בעלות חשיבות עליונה עשויות להיות מודגשות בתיבת הדואר הנכנס, או מסומנות באדום, בעוד שההודעות החשובות פחות עשויות להיות אפורות או להעביר את הרשימה. הפרטים תלויים בתוכנית הדוא"ל של המקלט.
ספקי דוא"ל מסוימים קובעים את העדיפות של דוא"ל באופן אוטומטי גם אם רמת החשיבות לא צוינה על ידי השולח. הוא מניח רמת עדיפות ומסנן אותו לקטע "חשוב" של תיבת הדואר הנכנס. תכונה זו מבוססת על התנהגות חזויה ומשתנה ללא הרף על ידי השירות על סמך מי שאתה שולח הודעת דוא"ל והאם הודעה נוצרת באופן אוטומטי או מאדם אמיתי.
לקוחות דוא"ל אחרים עשויים אפילו לתת לך לשנות את מצב החשיבות של הודעות דוא"ל. לעתים קרובות הדבר נחוץ כאשר נמען משתמש תמיד בדגל עדיפות גבוה / חשוב כאשר הוא אינו אמור להופיע, אך הוא שימושי באותה מידה אם ברצונך שכל הודעות הדוא"ל משולח אחד יסומנו כחשובות כדי שלא תאבד אותן.
למה זה משנה
מה אתה מעדיף יש: תוכנית דוא"ל זה מתריע לך בכל פעם שאתה מקבל הודעה אפילו דואר זבל - או כי באופן אוטומטי מסנן את מה שהוא חושב הוא לא חשוב ומשאיר אותך עם הודעות דוא"ל קריטיות ביותר בתיקייה נפרדת או, טוב יותר, בחלק העליון של תיבת הדואר הנכנס שלך?
כשאתה מבלה פחות זמן בחיפוש הודעות אימייל חשובות, תוכל להקדיש זמן רב יותר לעבודה או להשיב להודעות דוא"ל שצריכות את המיקוד ואת תשומת הלב שלך כעת. זוהי אחת הדרכים הטובות ביותר לא רק לתקשר טוב יותר להישמע מהר יותר, אבל כדי לראות בקלות מה חשוב כאשר אתה מקבל עשרות או יותר הודעות חדשות בכל יום.
בהתאם לאפליקציה שבה אתה משתמש, לקוח הדוא"ל עשוי לספק הודעה על אימייל חדש רק אם הוא רואה את ההודעה חשובה. אתה יכול בקלות לראות איך זה מועיל כדי לסלק את כל הודעות דוא"ל לא קריטי מן ההודעות שלך מבלי למחוק אותם.
תקשורת החשיבות של המסר חשובה כמו בדוא"ל כפי שהוא במגע פנים אל פנים, וזה לא הרבה יותר קשה. כל מה שנדרש הוא להחליט בין עדיפות גבוהה או נמוכה כאשר אתה שולח את הדוא"ל.
איך לעשות את זה
רוב לקוחות הדוא"ל מאפשרים לך להגדיר את עדיפות ההודעה בעת כתיבת הודעת האימייל. זה בדרך כלל ממוקם בתיבה לחבר מאז אתה יכול להגדיר את רמת חשוב על בסיס לכל דוא"ל.
באפשרותך לשנות עדיפות של הודעה, או לאפשר אפשרות מיוחדת, מסוננת חשוב להציג, בכל מיני לקוחות דוא"ל ושירותי דואר אלקטרוני. כמה דוגמאות כוללות דואר, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com ו- Yahoo Mail.
