בעוד אובדן נתונים משפיע על כל מי שמשתמש במחשב, זה בעייתי במיוחד עבור אלה המשתמשים בתוכנות עיבוד תמלילים. איבוד המסמכים החשובים שהשקעתם כל כך הרבה זמן יוצר מתסכל - במיוחד אם אתם כמו רוב המשתמשים, שיוצרים מסמכים ישירות במחשב ואינם נהנים מהעתקה בכתב יד. שאלות וסיפורים של צער על שחזור קבצים אבודים בשפע בפורומים מקוונים ומפציצים תמיכה טכנית מחלקות. הדרך היחידה בטוחה לשחזר קבצים לאיבוד היא לשחזר אותם גיבוי. זו הסיבה מערכת כדי למנוע אובדן נתונים מלכתחילה הוא כל כך חשוב. הנה חמש דרכים לשמור את המסמכים המעובדים במילה שלך בטוחים.
לעולם לא חנות המסמכים שלך על אותו כונן כמו מערכת ההפעלה שלך
בעוד שרוב מעבדי התמלילים ישמרו את הקבצים שלך ב- המסמכים שלי תיקייה, זה המקום הגרוע ביותר עבורם. בין אם מדובר בכשל וירוס או תוכנה, רוב בעיות המחשב משפיעות על מערכת ההפעלה, ולעתים קרובות, הפתרון היחיד הוא לאתחל מחדש את הכונן ולהתקין מחדש את מערכת ההפעלה. במקרה כזה, הכל על הכונן יאבדו.
התקנת כונן קשיח שני במחשב שלך היא דרך זולה יחסית לטפל בבעיה זו. כונן קשיח פנימי שני לא יושפע אם מערכת ההפעלה פגומה, והוא יכול להיות מותקן גם במחשב אחר אם אתה צריך לקנות אחד חדש; יתר על כן, אתה תהיה מופתע כמה קל הם להקים. אם אתה סקפטי לגבי התקנת כונן פנימי שני, כונן קשיח חיצוני הוא אופציה מצוינת. כונן חיצוני יכול להיות מחובר לכל מחשב בכל עת פשוט על ידי חיבור אותו ליציאת USB או FireWire. כוננים חיצוניים רבים יש גם את היתרון הנוסף של לגעת אחת ו / או גיבויים מתוזמנים; אתה פשוט לציין את התיקיות ואת לוח הזמנים, ואת התוכנה דואגת לכל השאר.
לגבות את הקבצים שלך באופן קבוע, לא משנה איפה הם מאוחסנים
רק אחסון הקבצים שלך במקום אחר מאשר מערכת ההפעלה שלך אינו מספיק; אתה צריך ליצור רגיל גיבויים של הקבצים שלך. ובואו נודה בזה: אפילו הגיבוי שלך כפוף לכישלון: תקליטורי DVD מקבלים שריטות ושבר כוננים קשיחים. זה הגיוני להגדיל את הסיכויים שלך להיות מסוגל לאחזר קובץ על ידי בעל גיבוי השני של זה; אם הנתונים חשובים באמת, ייתכן אפילו רוצה לחשוב על אחסון גיבוי בכספת חסין אש.
היזהר של קבצים מצורפים לדוא"ל
גם אם אתה בטוח שהם לא מכילים וירוסים, קבצים מצורפים לדוא"ל עלולים לגרום לך לאבד נתונים. תחשוב על זה: אם אתה מקבל מסמך עם אותו שם כמו אחד בכונן שלך, ואת תוכנת הדוא"ל שלך מוגדר לשמור קבצים מצורפים באותו מיקום, אתה מסתכן להחליף את הקובץ שכבר נמצא שם. הדבר קורה לעתים קרובות כאשר אתה משתף פעולה במסמך ועמיתים שולחים עדכונים בדוא"ל. אז, ודא שאתה מגדיר את תוכנית הדוא"ל שלך לשמור קבצים מצורפים במיקום ייחודי, או, חסימת זה, לחשוב פעמיים לפני שמירת קובץ מצורף לדוא"ל על הכונן הקשיח.
היזהר שגיאה המשתמש
אנחנו לא אוהבים להודות בזה, אבל אנחנו לעתים קרובות מהנדס הבעיות שלנו. נצל את אמצעי ההגנה הכלולים במעבד התמלילים שלך, כגון תכונות גרסאות ושינויים במעקב. בדרך כלל משתמשים לאבד נתונים כאשר הם עורכים מסמך בטעות למחוק חלקים. לאחר שמירת המסמך, החלקים שמשתנים או נמחקים אבדו, אלא אם הפעלת תכונות שמאחסנות שינויים עבורך.
אם אתה לא רוצה להתעסק עם תכונות מתקדמות, השתמש F12 לפני שתתחיל לעבוד כדי לשמור את הקובץ תחת שם אחר. זה לא מאורגן כמו כמה שיטות אחרות, אבל זה טריק שימושי בכל זאת.
עבור אל ענן
אחסון של קבצים והגיבויים שלהם בענן - כלומר, שרת מרוחק - נהיה יותר ויותר נפוץ. הוא מציע יתרונות רבים, כגון הקצאות שטח נדיב, קלות שימוש, גישה מכל מקום שבו אתה וכל מכשיר אתה משתמש, ואמינות. שירותי אחסון ענן לגבות את השרתים שלהם, ולכן יש שכבה כפולה של הגנה על קבצים המאוחסנים בדרך זו. מסיבות אלה, אחסון ענן הוא יותר ויותר האפשרות הטובה ביותר עבור רוב האנשים.
ישנן מספר אפשרויות חינם המיינסטרים:
- Google Drive מציע 15GB לכל חשבון Google.
- משתמשי מקינטוש מקבלים 5GB עם iCloud, שנבנה בתוך כל מכשיר אפל.
- Microsoft מספקת 5BG של שטח עם OneDrive, שמגיע עם חשבונות Office 365 ו- XBox.
אם יש לך יותר מזה כדי לאחסן, את השירותים לעיל מציעים אפשרויות בתשלום, כמו גם חברות רבות אחרות אחסון ענן
שמור עותקים קשיחים של המסמכים שלך
זה לא אלגנטי וזה לא ימנע ממך את הצורך להקליד ולעצב את המסמך שוב, אבל שמירה על עותק מודפס של מסמך חשוב יהיה לפחות להבטיח לך את התוכן של הקובץ - וזה יותר טוב מאשר שום דבר בכלל.
