זה כבר לא נחשב מטורף ללבוש ג'ינס במקום העבודה או לתפוס שתייה עם הבוס שלך אחרי שעות, אבל כשמדובר בשימוש באמוג'ים במייל, הקווים נהיים מעט מטושטשים יותר.
זה יכול להיות קשה לניווט בין התוספות והתמונות של נימוסי הדוא"ל המקצועיים. אבל ככל הנראה הדרך העיקרית בה אתה מתחבר לבוס שלך ועמיתים לעבודה (חוץ מזה, אתה יודע, באופן אישי). וזה אומר שכל הודעה שתשלח היא הזדמנות לעשות רושם טוב … או הודעה רעה.
להלן תשעה כללים של דוא"ל עבודה שעליך לבצע - אם ברצונך לשמור על המוניטין המקוון שלך על כנו.
1. התחל עם קו נושא מוצק
אם אתה שולח דוא"ל לאחד הממונים עליך, זכור כי ככל הנראה יש להם מאות הודעות בתיבת הדואר הנכנס.
אז מה הבוס שלך עושה עם רובם? לחץ על מחק או סמן בכוכב אותם למועד מאוחר יותר (ולעולם לא קרא אותם בפועל). זה אומר שיש לך רק הזדמנות אחת לקבל את תשומת ליבם: שורת נושא מפתה יכולה לעזור להבטיח שהם פותחים אותה בפועל.
2. צפו במילותיכם
האם קיבלת אי פעם הודעת טקסט שהסתיימה בתקופה? אם כן, כנראה שחשבת שהאדם ששלח לך את זה כועס עליך (למרות שהם באמת רק ניסו להשתמש בפיסוק נכון).
הסיבה לכך היא שמספר המילים בהן אתה משתמש יכול לפייס או להרגיז מישהו באופן מיידי. הימנע משימוש במילים כמו "היי" או "דחוף" והשתמש במקום זאת בך "או" היום. (מבולבל? הסבר נוסף בהמשך.)
3. כתוב כמו עורך
יתכן שאתה לא כותב מאמר במכללה, אבל זה לא אומר שאתה לא מקבל ציונים. דקדוק רע, טעויות כתיב ואפילו חוסר היכרות, גוף ומסקנה גורמים לך להישמע כאילו אתה מנסה להגיע לאפס תיבת הדואר הנכנס, לא להיות עובד אחראי.
4. היה אדיב בזמן של האדם
אם אתה מתכוון לשלוח למישהו דוא"ל, ספר לו מדוע אתה שולח אותו.
אם, למשל, אתה מצרף מצגת, ספר להם בדיוק מה ברצונך שהצעדים הבאים שלהם יהיו (האם אתה זקוק לאישורם? האם אתה רוצה שהם יוסיפו שקופית?). אם אתה הולך למישהו CC, ספר לו מדוע הוא נכלל.
5. השתמש באמוג'יס בזהירות
הנה הקטע באמוג'ים: לא כולם אוהבים אותם. גם אם אתה עובד בסביבה מזדמנת, עדיין יש אחוז משמעותי מהאוכלוסייה העובדת הרואה בהם לא מקצועיים. אל תסתכן בכך אם אינך בטוח כיצד יתקבל.
6. צרף את הקובץ המצורף
זה נשמע ברור, אך כולנו היינו אשמים בהפרת הדוא"ל הזו יותר מפעם אחת.
בדוק לפני שלחצת על שלח: צירפת את הקובץ המצורף שאמרת שתצרף? (נניח ש 10 פעמים מהר.)
7. מסמר את הכניסה שלך (ללא "הטוב ביותר" הרגיל)
אתה צריך לסיים את הדוא"ל שלך על ידי כניסה למערכת, אך זה לא אומר שאתה צריך להגיד "הכי טוב" או "תודה" בסוף כל הודעה (במיוחד אם אין לך באמת על מה להודות).
במקום זאת, בחר הצדיעה מקצועית ועם זאת פונקציונלית. נסה "ברכות", "בכבוד", או "אני אדבר איתך בקרוב."
8. השתמש בחתימה מקצועית (אפילו בטלפון שלך)
אם בדיוק יצרת דוא"ל מקצועי כתוב היטב, מדוע תרצה לסיים אותו עם "נשלח מהאייפון שלי"? במקום זאת בחר חתימה פשוטה ומרתקת הכוללת את הכותרת שלך, פרופילי המדיה החברתית שלך, אתר האינטרנט שלך, ואולי אפילו תמונה של הפנים שלך.
9. דע מתי לא לשלוח דוא"ל
כמובן, לא משנה כמה טובות הנימוסים שלך, הכל תועלת אם אתה שולח בדוא"ל משהו שאתה לא אמור להיות.
לדוגמה, אם אתה זקוק לתגובה סופר מהירה של מישהו, התקשר אליו במקום זאת. ואם אתה רוצה לבקש מהבוס שלך העלאה, קבע פגישה (אתה לא רוצה לנהל את השיחה באמצעות הדוא"ל).
כל עוד אתה עוקב אחר תשעת הכללים האלה, כמעט תמיד תקרא את הדוא"ל שלך ותגיב אליו. היי, אתה יכול לעשות רושם טוב על הבוס שלך כשאתה בעניין!
