מה הנתונים יש לך, א גיליון אלקטרוני, כמו Excel, הוא מקום נהדר לאחסן אותו. ל- Excel יש כלים מובנים שיסייעו לך לעקוב אחר נתונים ולמצוא מידע ספציפי כאשר תרצה בכך. עם מאות הטורים שלה ואלפי השורות, גיליון אלקטרוני של Excel יכול להכיל כמות עצומה של נתונים.
Excel הוא פשוט יותר לשימוש מאשר תוכנית מסד נתונים מלא כגון Microsoft Access. הנתונים ניתן להזין בקלות לתוך הגיליון האלקטרוני, ועם רק כמה קליקים של העכבר אתה יכול למיין את הנתונים שלך ולמצוא מה שאתה רוצה.
הזנת נתונים לטבלאות Excel
הפורמט הבסיסי לאחסון נתונים ב- Excel הוא טבלה. בטבלה, הנתונים מוזנים בשורות. כל שורה ידועה כרשומה. לאחר יצירת טבלה, ניתן להשתמש בכלי הנתונים של Excel כדי לחפש, למיין ולסנן את הרשומות כדי למצוא מידע ספציפי.
הזנת נתוני הטבלה
השלב הראשון ביצירת טבלה הוא להזין את הנתונים. כאשר עושים זאת, חשוב לוודא שהוא נכנס כראוי. לדוגמה, הקפד לא להשאיר תאים ריקים בעת יצירת הטבלה, פעולה כזו עלולה לגרום לבעיות בעתיד.
שגיאות בנתונים, הנגרמות על ידי הזנת נתונים שגויה, הן המקור לבעיות רבות הקשורות לניהול נתונים. אם הנתונים מוזנים כהלכה בהתחלה, סביר להניח שהתוכנית תחזיר לך את התוצאות הרצויות.
שורות של Excel ועמודות
שורות בטבלה
כפי שצוין לעיל, שורות של נתונים ידועים רשומות. בעת הזנת רשומות, זכור את ההנחיות הבאות:
- אין להשאיר שורות ריקות בטבלה שנוצרת, אפילו לא בין הכותרות לבין השורה הראשונה של הנתונים.
- רשומה יכולה להכיל נתונים על פריט ספציפי אחד בלבד.
- רשומה חייבת לכלול גם את כל הנתונים ברשימה על פריט זה. לא יכול להיות מידע על פריט ביותר משורה אחת.
- כדי ליצור רשימה, טבלת נתונים צריכה להכיל לפחות שתי רשומות נתונים.
עמודות בטבלה
בעוד ששורות בטבלה נקראות רשומות, העמודות ידועות בשם שדות. כל עמודה זקוקה לכותרת כדי לזהות את הנתונים שהיא מכילה; כותרות אלה נקראות שמות שדות.
- שמות שדות משמשים כדי להבטיח שהנתונים עבור כל רשומה מוזנים באותו רצף.
- ודא שכל הנתונים בעמודה מוזנים באותו פורמט. אם אתה מתחיל להזין מספרים כמו ספרות (כגון 10 או 20) לשמור את זה. אין לשנות חלק דרך דרך ולהתחיל להזין מספרים כמו מילים (כגון עשרה או עשרים). היה עקבי.
- אין להשאיר עמודות ריקות בטבלה.
- כדי ליצור רשימה, טבלה צריכה להיות לפחות שתי עמודות.
יצירת רשימה ב - Excel
שימוש באפשרות סינון
לאחר שהנתונים הוזנו כראוי לתוך שולחן עם כותרות ראוי, ניתן להמיר לרשימה משתמש ב מסנן אפשרות.
- בחר כל תא אחד בטבלה.
- בחר דף הבית> מיון ומסנן> סינון מהכרטיסייה דף הבית.
- הטבלה תציג כעת חצים קטנים הנפתחים לצד כל כותרת.
ניהול רשימות הנתונים שלך
- יהיו חצים למטה לצד כל שם שדה שיפתח תפריטים נפתחים בעת לחיצה עליהם.
- התפריטים הנפתחים מכילים אפשרויות למיון הרשימה לפי שמות השדות ולחיפוש ברשימה לרשומות התואמות לקריטריונים מסוימים.
