אנשים שואלים אותי כל הזמן איך לעשות דברים מהר יותר, טוב יותר ויעיל יותר ואילו כלים אני ממליץ לעזור להם לעשות זאת. אבל יש שאלה אחת שאני מקבל הרבה פחות, שהיא חשובה לא פחות: כיצד אוכל לחסוך זמן - בכך שאני עושה פחות?
אכן, לדעת מה לא לעשות ומה להפסיק לעשות, יכול לעשות הבדל עצום באושר ובפריון שלך.
בחן את עצמך עם רשימה זו של שבע שאלות כדי לוודא שאתה משקיע את זמנך היטב.
1. האם אתה אומר לא?
לרוב האנשים יש צורך עמוק לחבב אותם. כתוצאה מכך אנו אומרים שכן כמעט לכל מה שמבקש מאיתנו, מה שלא מאפשר לעשות הכל טוב, ומפחית את זמננו ופרודוקטיביות. התבונן בעשר הבקשות האחרונות שקיבלת (התעלמות ממשימות מהבוס שלך, שייתכן שלא תהיה לך שליטה עליהן). אם אמרת כן ליותר ממחצית, כנראה שהגיע הזמן לדחוף את עצמך להתחיל להגיד לא (הנה כמה דרכים לעשות זאת יפה).
2. האם אתם משלחים מספיק?
בין אם אתה מנהל ובין אם לאו, יש הזדמנויות להאציל לקולגות. אם אתה עושה הכל בעצמך, וחושב "פשוט מהר יותר לי לעשות את זה", אתה יכול להיות דלטופוב. התבונן היטב במשימות שלך במהלך השבוע האחרון - האם כל אלה הם באמת תיאור התפקיד שלך? אם לא, עיין בטיפים שלי למשלחת מוצלחת כדי להתחיל לדחוף כמה דברים מהצלחת שלך.
3. האם הכל ברשימת המטלות שלך הכרחי?
אל תחשיב אתגר המטלות האינסופי כדי לאתגר את הכל, כאשר זהו למעשה אתגר לתעדוף. אם לא ביצעת משימה בשבועות, או שזה תמיד מה שנדחף למועד מאוחר יותר, זה עשוי להיות סימן לכך שהיא לא ממש נחוצה. השתמש במנהל ובקולגות שלך כדברים נשמעים כדי לנסות להסיר פריטים מיותרים מרשימת המטלות שלך, כך שתוכל להקדיש זמן רב יותר לפריטים בעלי עדיפות גבוהה שתעביר את היעדים שלך קדימה. טיפ למקצוענים: מתקשים בהסרה של כל יום בעבודה? עברו על כל אחד ורשמו את ההשפעה שתהיה לו (למשל “הזדמנות הכנסה” או “צמיחת משתמשים”). תתפלאו כמה פריטים אינם מיושרים עם החברה או היעדים האישיים שלכם.
4. האם כל הפגישות החוזרות בלוח השנה שלך נחוצות?
בטל כל מה שלא משפיע או שיכול להיות מוחלף בעדכון דוא"ל. לפגישות שאתה מקיים, הערך מחדש אם הפורמט, האורך והמשתתפים תורמים ליעילותם. כפי שמסביר היזם ג'ים בלוסיץ ', זה חוסך זמן וגם כסף - פגישה של שעה עם 17 עובדים שמרוויחים בממוצע 40, 000 דולר לשנה עולה 232.88 דולר. ייקס.
5. לישיבות חד פעמיות, האם אורך ברירת המחדל שלך ארוך מדי?
מרבית האנשים משתתפים בפגישות בת 60 דקות, כאשר שיחות ראשוניות כמעט ולא זקוקות לזמן כה רב. נסה להגדיר את לוח השנה שלך לברירת מחדל של 30 או 20 דקות. תקבל את הזמן הזה בחזרה, וסביר להניח שיש לך פגישות הרבה יותר פרודוקטיביות.
6. האם אתה בכלל צריך פגישה בכלל?
הבזק חדשותי: אינך צריך להסכים לכל פגישה שאתה מתבקש להשתתף בה. זה חל כפליים עבור אותם אנשים שמוסיפים פגישות ללוח השנה שלך מבלי לשאול - יש לך הרשאה לדחות כל דבר שאינו קריטי לתפקיד שלך. הגדר רף גבוה שיעניק לאנשים את הזמן שלך, ותגלה ששאלות נוספות ממוינות באמצעות דואר אלקטרוני, או לעיתים קרובות בצורה יעילה יותר, על ידי הרמת הטלפון.
7. האם אתה עבד לתיבת הדואר הנכנס שלך?
אם כבר מדברים על דברים שאינך צריך לעשות: אינך צריך לענות על כל דוא"ל שנכנס. תן לעצמך הרשאה לארכיב דוא"ל קר לא רלוונטי והודעות דוא"ל של FYI עליהן אתה עותק או עותק מוסתר. ובעודך, בטל את הרישום לשום דבר שאתה לא קורא (לא, אינך צריך לקרוא כל עלון מסחר אלקטרוני אליו נרשמת). אמירת לא למייל היא המפתח לפנות זמן לעבודה אמיתית.
לפעמים, הפרודוקטיביות אינה קשורה למערכות שהצבתם או לאפליקציות שהורדתם - היא מסתכלת היטב על האופן בו אתם מבלים את זמנכם ומשחררים את לוח הזמנים שלכם מיותר מיותר. שעות נוספות ביום? אני חושב שכולנו יכולים להסכים שזה דבר טוב.
