לפעמים צריך לכתוב מיילים קשים.
אתה צריך לשתף משוב עם מישהו במשרד אחר, או לא להסכים עם בעל עניין, או לספר למישהו שהוא פישל - והקמת שיחה או פגישה פנים-אל-פנים תהיה תגובת יתר (והסיכון להפוך את המצב לעסקה גדולה עוד יותר) .
עם זאת, כאשר ניתן לפרש את התווים הכי שפירים, ההימור גבוה אפילו יותר כשיש לך משהו קריטי לומר.
כמי שעובד מרחוק - אני כל הזמן שולח דוא"ל לאנשים עם משוב. ולמרות שעשיתי את זה מאות זמן, אני עדיין מקבל בור קטן בבטן כשאני כותב שעבודה של מישהו צריכה הרבה שינויים.
אבל אנשים לעתים קרובות מגיבים הרבה יותר חיובי ממה שהייתי מדמיינת. אני נותן אשראי בנוסחה שאני משתמש בה שגורם להודעות דוא"ל קשות להיות חביבות ועוזרות ככל האפשר.
כך הוא מתפרק:
שורה 1: תגיד משהו ידידותי
כשאתה כותב את שורת הפתיחה (אחרי ההצדעה, כלומר), יכול להיות מועיל לדמיין שזו שיחה. אם מישהו היה ניגש אליך ונכנס ישר לנקודה שלו, היית דוחה.
זו הסיבה שורה כמו איך היה סוף השבוע שלך? או שאני מקווה שהפתק הזה ימצא אותך טוב, מיותר ככל שזה יכול להיראות, עוזר לבעוט את הדברים בנימה הנכונה.
שורה 2: תודה לו או לה
אם ישים, נחמד לציין את המאמצים של האדם האחר. אתה לא רוצה לצלול נכון למה שהם עשו לא נכון בלי להכיר את הזמן שהם בילו בכל מה שהם שלחו.
זה קל כמו: תודה רבה לך על זה.
שורה 3: הצבע על משהו חיובי
אף אחד לא רוצה להרגיש כמו אידיוט (או כמו שאתה חושב שהם טיפשים). לכן, למרות שלא תרצו להכות סביב השיח, חשוב להקדיש זמן להצביע על כוח אחד בעבודתו של האדם האחר.
נסה, אני יכול לראות לאן יוביל לדוגמא, אתה יכול לומר לדוח ישיר שתוכל לראות כיצד האסטרטגיה שהטמיעו תעזור לצוות להתנהל טוב יותר. לחלופין, תוכלו לומר לעמית כי הם עשו עבודה נהדרת בהתייחסות לדאגתו העיקרית של הלקוח.
כמובן שחשוב לשמור על ההערה הזו כנה. עליכם להזכיר דבר שהוא מועיל, ואסור להרעיף שבחים כל כך רחבים, עד ששאר ההודעה שלכם מסנוורת לחלוטין את הנמען.
גוף הדוא"ל: לעבור שינויים (ותוצאות)
תאמינו או לא: אנשים מעריכים לדעת מדוע בחרתם לעשות דברים אחרת. זה נגד אינטואיטיבי (כי מי רוצה לשמוע איך פישלו בפירוט?), אבל בפועל, זה מראה שיש לך דעה גבוהה עליהם.
זה מדגים שלא תסכים איתם רק לשם זה. מעבר לכך, זה מראה שאתה חושב שהם מספיק חכמים כדי ללמוד ממשוב ולספק את הציפיות שלך להתקדם.
כדי להימנע מהרחבה יתר על המידה על מה שהשתבש, הגבל את עצמך למשפטים העוקבים אחר הפורמט של … ואם יש לך יותר משינוי אחד, השתמש בכדורים.
זה נראה כמו זה:
או:
- תראה שביצענו כמה שינויים בסיפון המגרש, על סמך משוב מצוות ההנהגה.
- לאורך השורות האלה, אשמח לראות את השינויים הללו המובאים דרך היבטים אחרים של המצגת, מכיוון שהיינו רוצים שהם יהיו עקביים.
שורה אחרונה
סיים תמיד בשאלה אם אתה יכול להבהיר משהו או לענות על כל שאלה.
אמנם אנא הודע לי אם אוכל לענות על כל שאלה, אך אולי נראה ברור מאליו, אך זה משרת מטרה. זה הופך את כל רוח הדוא"ל שלך לשיתופית יותר.
לפתע, זה אומר: "הנה שינויים - תקופה" ל"הנה שינויים "- האם תודיע לי אם מישהו מהם לא הגיוני?" זה מראה שאתה עדיין מעריך את דעתו של האדם האחר.
ואז כל שנותר לך הוא כניסה - כל כניסה רגילה (הכי טוב, בכנות, תודה!) תעשה.
לשים את הכל ביחד
- דוגמא לשינוי וכיצד הוא יביא לתוצאה חיובית
- אם ישים: דוגמא לשינוי שני וכיצד הוא יביא לתוצאה חיובית
- אם ישים: דוגמא לשינוי שלוש וכיצד הוא יביא לתוצאה חיובית
כעת, לאחר שחיברת משוב בונה באמת, קח רגע לחשוב על שורת הנושא שלך. אולי כל מה שאתה צריך זה להכות תשובה, אבל יכול להיות ששינוי קטן משפיע על כל הטון. (האם ידעת ש"היום "עדיף על" דחוף "? עוד על זה - ומילים אחרות להימנע - כאן.)
לא כל הודעה שתשלח הולכת להיות מלאת שבחים - וזה בסדר. אם אתה לוקח את הזמן לכתוב את זה מהורהר זה יעבור דרך ארוכה.
