עימות (במיוחד עימות בעבודה) הוא אף פעם לא כיף לאף אחד. אבל אפילו יותר לא נוח מאשר לנסות להגיד משהו לא נעים בפניו של מישהו מנסה לבטא את הרגשות האלה באמצעות דואר אלקטרוני.
כמייסד-שותף של ארגון וירטואלי לחלוטין שיש לו יותר מ -120 תורמים בכל רחבי העולם, היה לי חלק לא מבוטל בהודעות דוא"ל מסורבלות. אז מה עליכם לעשות אם אתם מוצאים את עצמכם במצב של דוא"ל? להלן מספר טיפים.
1. אל תעבור לדואר אלקטרוני אלא אם כן אתה צריך
זה צריך להיות מובן מאליו, אבל זה חשוב: אימייל לעולם לא אמור לפני הבחירה הראשונה שלך לתקשורת עימות. למעשה, יש להשתמש בו רק כמפלט אחרון.
אל תשלח דוא"ל לעימות למישהו אלא אם ניסית ליצור איתו קשר איתה או כל דרך אפשרית אחרת ללא הצלחה, או אם הבעיה כל כך דחופה שיש צורך לספר לו מייד או את הדבר הזמין היחיד האפשרות היא דוא"ל. בנוסף, כתובות דוא"ל עם עימות צריכות לשמש רק לנושאים קטנים יותר, לא לאירועים גדולים ומשנים חיים (כמו לירות מישהו; באופן אידיאלי, זה לפחות ייעשה בסקייפ או בפלטפורמה שבה אתה יכול לראות את הפנים של מישהו).
ישנן שתי סיבות עיקריות לרציונל זה. ראשית, אינטראקציה פנים אל פנים (גם אם זה דרך סקייפ או גוגל Hangout) מאפשרת לאדם האחר להצביע על רמזי פנים ושפת גוף במידה מסוימת, מה שיכול לעזור לך להשיג את נקודתך טוב יותר. שנית, ניתן להוציא מילים בדוא"ל מהקשרם בקלות רבה (וכך גם ההקשר של הדוא"ל עצמו), ואתה לא רוצה שמצב שיתפוצץ בפניך (קדימה שהאדם האחר ייגש לבוס שלך להתלונן על האימייל שלך).
עם זאת, בהחלט יהיו זמנים שבהם תצטרכו להשתמש בדוא"ל, ותסמכו עלי, במצבים אלה עדיף לתקשר באמצעות דואר אלקטרוני מאשר בכלל לא.
2. היו פשוטים וספציפיים ככל האפשר
החלק החשוב ביותר בכתיבת דוא"ל הוא פשוט לומר את מה שאתה רוצה לומר. הוצא מזה את הפרשנות שלך או מחשבות צדדיות אחרות (זה לא אמור להיות רומן) ופשוט ישר לעניין. כל אימייל העימות שלך צריך להיות רק כמה משפטים, והמטרה צריכה להיות להעביר תקשורת במצב לא מקוון ולחיים האמיתיים במהירות האפשרית.
מה זה אומר? אל תעבור סביב השיח, אל תמליא להקיא את כל מה שעולה על דעתך, ובהחלט אל תתנצל על דבריך. אתה עדיין יכול לעשות זאת מבלי להיות מרושע - כדוגמה, בדוק את הדוא"ל שלהלן ששלחתי לאחד הכותבים התורמים שלי.
כמו כן, אם אתה מרגיש שאתה לא יכול להסביר את המקרה שלך בשישה משפטים או פחות, אולי הנושא גדול ושעיר מדי לדוא"ל. אחרי הכל, אינך רוצה למזער מצב עדין. כתובת אימייל קצרה המפנה מועדים שהוחמצו, איכות ההקצאה, היעדרות או התקדמות היא בסדר - אבל אתה יכול רק לדמיין כמה נורא היה לשלוח דוא"ל שאומר, "היי ככה וככה, רק רצית ליידע אותך נכתב. מגניב."
3. הצעה להיות זמינה לצ'אט
בעיה נוספת שמתעוררת כשאתה מתעמת עם מישהו באמצעות דואר אלקטרוני הוא שהתקשורת המקוונת היא מאוד חד צדדית. מישהו אחר לא יכול לחלוק איתך מייד; במקום זאת, הם מקבלים את הדוא"ל שלך, קוראים אותו, מגיבים וכן הלאה. לפיכך, זה יכול לקחת זמן עד ששני הצדדים עוברים את נקודותיהם, ובדרך כלל לא מושגים הרבה.
למרות ששלחת את העימות בדוא"ל, עליך לתת לאדם השני אפשרות להגיב באמצעות מדיום אחר. מסיים מכתב עם משהו כמו "בהחלט הודע לי אם יש לך שאלות, ואם תרצה לדון בזה עוד, אנו יכולים בהחלט לתפוס ארוחת צהריים או לקפוץ בסקייפ."
4. חשוב לפני שאתה שולח
לפני שאתה שולח את הדוא"ל שלך ממלחץ ברשת, חשוב לעצמך, אם הממונים עלי היו רואים זאת, מה הם היו חושבים על מה שאמרתי? פעולה זו יכולה למנוע ממך לשלוח דוא"ל חריף מדי או שמעניק לך אווירה שונה ממה שקיווית. אם אתה חושב שהבוס שלך היה מקבל את ההודעה השגויה כשהוא מסתכל על הדוא"ל שלך ללא הקשר, זה הזמן לחזור ללוח השרטוט.
במידת האפשר, נסה לכתוב את הדוא"ל שלך ביום (או לפחות שעתיים) לפני שאתה שולח אותו. אם אתה כותב את ההתכתבויות שלך בעיצומה של כעס, אתה תרצה זמן להתקרר לפני שאדם אחר יראה את ההודעה שלך. לא הרבה החלטות נהדרות מתקבלות בלהט הזעם, ואתה בטח לא רוצה שהמוניטין שלך יכניס לסכנה מכיוון ששלחת דוא"ל אחד שאינו מנוסח בזהירות.
5. היו מוכנים לתשובה (או לא)
כמובן שהמיילים הם רחוב דו כיווני; וודא שאתה מוכן לכל התגובות כשאתה שולח כל סוג של עימות. בנוסף, קח קצת זמן לחשוב מה אתה הולך לעשות בתרחישים שונים, כמו אם האדם שבקצה השני לא יגיב או אם הוא או היא יפוצצו לך 10 דקות אחר כך.
לדוגמה, אם הכותב ששלחתי דוא"ל זה למעלה לא יגיב תוך שלושה או ארבעה ימים, אני אשלח דוא"ל למעקב עם תאריך יעד או אולטימטום (משהו כמו "אם אני לא שומע ממך בחזרה על ידי, אני מניח שאתה כבר לא מעוניין לכתוב עבור The Prospect "). זה מפעיל קצת יותר לחץ על האדם האחר להגיב.
ובמקרה שאתה מקבל תגובה גסה או כועסת, קח קצת זמן (לפחות כמה שעות) לפני שאתה מגיב. זה יכול להיות מפתה לירות חזרה וגם קל מאוד להודעה אחת להפוך לאזור מלחמה בדוא"ל. ושוב, המטרה העיקרית שלך צריכה להיות לצאת מאחורי מגן הדואר האלקטרוני ולדבר דברים פנים אל פנים.
