האם היה לך פעם אחד מאותם ימים שבהם, אחרי תשע שעות ארוז ריבות במשרד, עדיין לא הסרת פריט מרכזי מרשימת המטלות שלך? כשאתה מרגיש שאתה יכול להיות פרודוקטיבי - אם רק היית עובד בתיבה שקטה ונטולת הסחת דעת ולא הופגזת בהודעות אימיילים, שיחות טלפון ועובדי עמיתים כל 30 שניות?
אבל כמובן, זה לא המקרה. רובנו אנשי המקצוע הצעירים יושבים בתאים קטנים ועמוסים, מוקפים בעשרות אנשי מקצוע צעירים אחרים בתאים קטנים ועמוסים, ומעורבבים בהסחות הדעת הדיגיטליות המתמשכות של הטלפונים, המחשבים והאוכמניות שלנו.
זו כמעט לא הסביבה הטובה ביותר לעבוד בה. אז איך ניתן לכוון את הסחות הדעת במשרד, להתכווץ ולמעשה לעשות דברים? להלן שישה פתרונות פשוטים.
1. בטל את עצמך מהדוא"ל
רק בגלל שאתה מקבל טונות דוא"ל מדי יום, אין פירושו שאתה צריך להיות קשור ל- Outlook שלך (או ל- Entourage או Gmail). למעשה, דוא"לך כל הזמן למסך יכול לגרום לך להיות פחות פרודוקטיבי.
שינוי קל אחד: אל תהיה דוא"ל פתוח על הצג שלך כל היום. במקום זאת, כבו את כל ההתראות שלכם ונסו לעשות מאמץ בודד רק לבדוק הודעות בזמנים קבועים (אני בודק את שלי בערך פעם בשעה). אם זה מלחיץ אותך - אם הבוס שלך הוא דוא"ל תכוף או שיש לך לקוח שזקוק לתגובות מיידיות באמת - אתה יכול להתאים אישית את האופן שבו Outlook מתריע בפניך כך שרק הדברים הגדולים יקבלו את תשומת ליבך.
2. אל תרימו את הטלפון
רק בגלל שזה מצלצל, זה לא אומר שאתה צריך לענות עליו. אם הקצבת שעה לפצות דוח עבור הבוס שלך ואתה מקבל שיחה ממספר לא ידוע, תן לזה לעבור לתא קולי. אלא אם כן אתה מצפה לשיחה, לא כדאי להפריע למיקוד שלך. סמוך עליי, אם זה חשוב, המתקשר ישאיר הודעה ותמיד תוכל להתקשר שוב בחזרה.
תוכלו גם לחסוך מעצמכם את הלחץ של להיות לא מוכנים לשיחה - אם כבר מכסים מספרים במשך שעה ומקום מתקשר למשלוח מאוחר, אתם תהיו יותר מפוצצים אם תרימו עכשיו מאשר אם תעצרו, להתמקד מחדש ולהתקשר שוב מאוחר יותר לאחר שעקבת אחר פרטי המשלוח.
3. איתות לעובדיכם לעבודה
האווירה החברתית היא אחד הדברים הטובים ביותר בעבודה במשרד - אבל זה גם אחד הדברים המסיחים את דעתך. אחת הדרכים להתנגד לכך היא להקים מערכת עם עמיתים לעבודה כך שכולכם יודעים מתי לא להטריד אחד את השני. זה קל כשיש לך דלת משרדית שתוכל לסגור - אבל אם לא תעשה זאת, צרו איתות משלך שאומר "אנא אל תפריע לי ברגע זה."
זה יכול להיות פשוט כמו להניח זוג אוזניות (גם אם אתה לא מקשיב למוזיקה) או להדביק את אביזר השולחן המועדף עליך בראש המסך. רק קח בחשבון שהדבר עובד רק אם אתה מעמיד את עצמך זמין לאורך כל היום - לפעמים אנשים זקוקים לתשומת לבך.
4. להיות מאורגן פיזית
עכשיו אתה לא בהכרח צריך לשמור על שולחן העבודה שלך ללא נייר או קוד צבע לתיקיות שלך, אבל אם אתה מסודר - בכל דרך שתעבוד עבורך - ותוכל למצוא דברים, אתה תהיה פרודוקטיבי יותר. (השולחן שלי יכול להיראות כמו קופסת פתקים שלאחר מכן התפוצצה על כל השטח שלה, אבל יש לי מערכת, אני נשבעת!) אף אחד לא אוהב לבזבז 10 דקות בחיפוש אחר דקות הפגישה של השבוע שעבר כשאת אמורה להקליד סדר היום של השבוע.
זה גם מקום בו הטכנולוגיה באמת יכולה לעזור. אני הרבה יותר קל לתייק דברים באופן דיגיטלי, אז אני מוודא לסרוק הכל ולשמור אותו בכונן המשותף של החברה שלי. ככה, אם אני בטלפון עם לקוח ואצטרך לבדוק חוזה חוזר, אני יכול פשוט להרים אותו על המסך שלי - אין צורך להשאיר אותה בהמתנה בזמן שאני מסתובב סביב התא שלי לימין. תיקיה.
5. תוסח!
לעתים קרובות אנשים מתמקדים בחיסול הסחות דעת כמו פייסבוק, אתרי קניות מקוונים וזרם מדיה במקום העבודה. אבל ככל שהבוס שלך עשוי לרצות לראות אותך מכווץ על המקלדת שלך בוהה בגיליון האלקטרוני ההוא במשך כל שמונה השעות (או יותר) ביום, זה לא יהפוך אותך לפרודוקטיבי יותר.
למעשה, מחקר שנערך לאחרונה הראה כי "גלישה באינטרנט יכולה למעשה לרענן עובדים עייפים ולשפר את הפרודוקטיביות שלהם, בהשוואה לפעילויות אחרות כמו ביצוע שיחות אישיות, טקסטים או מיילים, קל וחומר לעבוד ישר ללא מנוחה בכלל."
אז קדימה: הקדישו 15 דקות להתעדכן ברכילות הגוואקר שלכם, או גלשו במגיעים החדשים ב- JCrew. ההפסקה תהפוך אתכם ליותר פרודוקטיביים כשתחזרו להתמקד במשימות העומדות בפניכם.
6. ערכו יומן עבודה
לבסוף, והכי חשוב, להבין איך אתה עובד באופן הטוב ביותר. נסה לרשום את כל מה שאתה עושה במהלך היום וכמה זמן לוקח לך - בטח תופתע.
התחלתי לנהל יומן עבודה כדי שאוכל לספר כמה מהיום שלי נלקח על ידי משימות אדמיניסטרטיביות וכמה נותר לי להקדיש לפרויקטים ארוכי טווח. אבל בסופו של דבר זה הראה לי את דפוסי העבודה שלי - למשל, שאני מקבל את העבודה הרבה ביותר בשעות אחר הצהריים. ההכרה בכך עזרה לי לקבוע לוח זמנים טוב יותר: עכשיו, אני עובד מאוחר במקום להכנס מוקדם, ובדרך כלל אוכל לארוז הרבה יותר פרודוקטיביות ליומי.
לא תמיד קל לכוונן את ההסחות הדעת, אבל רק תחשוב: ככל שתהיה יותר פרודוקטיבי, כך תצאי מהר יותר מארץ התאים ולמשרד - שם תוכל לסגור את הדלת.
