בהתחשב בכך שדוא"ל הוא סוג התקשורת העיקרי ברוב המשרדים, אנו לא תמיד בוחרים את המילים הכתובות שלנו בצורה חכמה כמו שצריך. במיוחד כשאנחנו מנסים לעבור במהירות על תיבת הדואר הנכנס או לענות להודעות בין פגישות בטלפונים שלנו, קל להיות מעצבן, שוחק או סתם גס רוח מבלי להבין זאת. עם מספר מילים שהוקלד (או הושמט), דוא"ל מהיר יכול לעבור מהודעה ידידותית לאסון מוחלט.
ובכן, הגיע הזמן להתערבות בדוא"ל. להלן כמה מהתקלות הנפוצות ביותר במקום העבודה שאנו מבצעים באופן לא מודע - וכמה אסטרטגיות לתיקון מהיר כדי להימנע מהן בעתיד.
1.
האם קיבלת אי פעם הודעת דוא"ל עם נושא בלבד? ראיתי שאתה בטלפון - התקשר אלי כשיהיה לך סיכוי או איפה הדוח שלך בסוף חודש? כן - ואתה בטח מצאת את זה מעליב, מעצבן או את שניהם. זכור, בין אם אתה מקורב או מנהל, דוא"ל וכתובת SMS אינם אותו דבר - והם לעולם לא יהיו כאלה. ודוא"ל עם נושא כתוב כמו טקסט תמיד ישלח את אותה הודעה: אתה לא שווה את זמני.
תיקון מהיר: לכולנו יש ימים מטורפים במשרד, כשאתה רק צריך לגעת בבסיס עם עמית או דו"ח ישיר בלי לכתוב רומן. אז אל תעשו. השתמש בנושא של מילה אחת או שתיים כמו פגישה או סוף חודש עם שורה או שתיים מהירות בהודעה שלך:
גישה זו תמיד תהיה שווה את 15 השניות הנוספות של זמנך.
2.
כשיש לך פרויקט או דוח חשוב שאתה מדבר עליו באמצעות אימייל, איות מילים שלמות בכל בירות ( אני זקוק לכניסה שלך בסוף היום ) והדגשת, נועזות או הדגשת משפטים מלאים יכולות להתבטא כשמדברים. לעמיתים שלך.
עבדתי פעם עם מישהו שישלח לי אימיילים עם אישור צרכים באדום וכל הכובעים לאורך כל ההודעות שלה, או עם פסקאות מלאות שהודגשו בצהוב. היא ניסתה להיות אינפורמטיבית ולקרוא פרטים חשובים - אך הגישה שלה יצאה כמגרדת מדי.
תיקון מהיר: השתמש בכותרות מודגשות או נטולות נטייה או בנקודות תבליטים בכדי לקרוא את הפרויקטים או הנקודות החשובות שאתה מבצע - ושמור על העיצוב למילים זוגיות, ולא לפסקאות שלמות. אם אתה חושש שהקורא שלך עשוי לסרוק באמצעות דוא"ל ולהחמיץ פריטים דחופים, וודא שאתה משתמש בנושא דוא"ל אינפורמטיבי, כמו פרויקטים המגיעים לאישור בסוף היום. לבסוף, וודא שאתה שומר על הודעות דוא"ל מהירות ותמציתיות, מה שיהפוך את הסבירות גבוהה יותר לכך שהנמען יקבל את כל המידע הדרוש.
3.
כשאתה שולח דוא"ל לעמית שלך בחזרה עם רמז מועיל או עם פרט שלא התעלם ממנו בהודעה קודמת, לחץ על "השב לכולם" יכול לגרום לתשומות או לייעוץ ידידותי להתנשאות או לתחרותיות, במיוחד כאשר מנהל הניהול של האדם. (העתקת הבוס של מישהו בדואר אלקטרוני בתיקון זה בעצם אותו הדבר כמו לתת לה ביקורת בונה בזמן שהבוס שלה עומד ממש שם - זה לא מוערך על ידי אף אחד ממש).
תיקון מהיר: אם יש לך הצעה לשולח, שלח אותה ישירות בדוא"ל, באופן אידיאלי על פתיל אחר כך שלא יהיה שום סיכון לפגוע בטעות ב"תשובה לכולם. "עדיף, הרם את הטלפון! שיחת טלפון מהירה מקלה על ניקוי הפרטים - ללא סיכון לפגוע באיש.
4.
אני יודע שכאשר ממהרים לך זמן ומעבירים את תיבת הדואר הנכנס, זה יכול להיראות כמו צעד מיותר להקליד תודה, שמך , במיוחד כאשר חתימת הדוא"ל שלך שם. ובכן, עשו זאת בכל מקרה. סיום דוא"ל ללא שמך דומה להתרחק משיחה מבלי להיפרד. זה גורם לך להיראות ממהר ומרושל, וזה גס רוח.
תיקון מהיר: הוסף את תודה ושמך לחתימה המותג שלך, והגדר אותו לאכלס את הדוא"ל שלך באופן אוטומטי כשאתה לוחץ לשלוח. יציאה בדרך ידידותית ומקצועית תיעשה בכל פעם מחדש - מבלי שתצטרך לעשות דבר.
5.
שליחת דוא"ל שלא תרצה שהמנהל שלך יראה יכול להכניס אותך לכריכה מקצועית אם הדוא"ל יועבר. וכן, זה צריך להיות מובן מאליו, אבל זה עדיין קורה כל הזמן. חברה שלי עבדה עם אישה שהתלוננה עליה ברשת אימיילים, ונחש מה? דוא"ל זה בסופו של דבר הגיע לתיבת הדואר הנכנס שלה.
זכור כי דוא"ל של החברה הוא רכוש של חברה ונחשב למשחק הוגן אם משאבי אנוש מחליטים שהם זקוקים לגישה לחשבונך. ייעוץ מועמד לעמית, תלונות על עמיתיך לעבודה, או פרטים על תכניות סוף השבוע שלך לעולם אינם צריכים לעזוב את תיבת הדואר הנכנס שלך.
תיקון מהיר: היה המקצוען המושלם והעמד פנים כאילו הבוס שלך מוגש בכל מייל שאתה שולח. סוף הסיפור.
