אורך הכתובת בגטיסבורג היה 271 מילים.
אתמול קיבלתי דוא"ל על שינוי מדיניות החברה בנוגע לבחירת קפה ותה שהיה 350.
אני יודע - קפה חשוב. אבל אם לינקולן היה מסוגל לספר ברהיטות לאומה מפולגת על חשיבות האנושיות והשוויון במילים של 271 מילים, אני חושב שעלינו להיות מסוגלים לשלוח מיילים הקשורים לעבודה שקצרים מעט יותר.
פעמים רבות אנו חוששים להיות קצרים בהודעות דוא"ל מכיוון שאיננו רוצים להישמע מרושעים, או משום שאנו חושבים שעלינו לתת מידע רב או הנחיות כדי לעקוב אחר נקודתנו. וזה הוגן. אבל אני חושב שכולנו מסכימים שפחות אימיילים יקלו על חיינו הרבה יותר. וזה מתחיל בכך שכל אחד מהם קצת יותר קצר.
להלן מדריך מהיר וקל לשמירת הדוא"ל שלך קצרים ומתוקים (בלי להישמע כמו אידיוט).
חתוך את המוך
יש לי הרבה מיילים שמתחילים עם מטרפה. ובעוד, בטוח, זה נעים, זה יכול להיות בזבוז זמן, במיוחד אם אני לא באמת מכיר אותך, או אם אני הולך לראות אותך בפגישה בארבע אחר הצהריים.
במילים אחרות, אינך צריך להתחיל כל דוא"ל שאומר לאנשים שאתה מקווה שיהיה להם סוף שבוע טוב. אלא אם כן אתה פונה באמת למישהו להתעדכן, בואו נניח שכולנו מקווים שלכולם היה סוף שבוע טוב, מצפים לקראת העתיד ובדרך כלל מצליח. ואז לרדת לעניינים.
גזור מילים נוספות
כולנו מוסיפים מילים נוספות לכתיבה שלנו מדי פעם מסיבות שונות ומגוונות. זה הופך את המעברים לחלקים יותר. זה מרכך שפה קשה. לפעמים זה גורם לנו להישמע חכמים יותר.
עם זאת בדוא"ל, תפקידך הוא לא ליצור את המכתב המושלם ביותר בעולם, אלא לתקשר במהירות ובקלות. למען האמת, אני מאתגר אתכם להסיר את המילים או הביטויים שאינם הכרחיים לחלוטין.
קח את המשפט הבא מהודעה שקיבלתי לאחרונה:
בנקודת זמן זו אני חושב שזה הגיוני מאוד שכולנו יתארגן מחדש על הנושא ויצא עם כמה נקודות מפתח לדיון בפגישתנו בעוד שבועיים שיעזרו לנו להתקרב למציאת פיתרון עובד עבור כל הצדדים.
מה הנקודה העיקרית כאן? קשה לומר עם כל כך הרבה מילים נוספות. ביטוי כמו "בנקודת זמן זו" אינו מוסיף דבר, ולכן אינו צריך להיכלל. למה לא לכתוב את זה מחדש ככה?
"בואו ונצא 2-3 נקודות דיון בנושא לפני הפגישה הבאה שלנו."
כולם על החוט יודעים על מה אתה מדבר, יש נקודה ברורה למשפט, ופשוט צמצמת את ספירת המילים שלך בכ- 70%.
היה תמציתי, לא מבלבל
היה לי פעם בוס שישלח לי אימיילים קצרים וקריפטיים שלא היו הגיוניים. הייתי מקבל דוא"ל בשמונה בבוקר ובו נכתב רק את הדברים הבאים:
"התמודד עם הדבר הראשון בפייסבוק היום. -MJ ”
למה התכוון בטיפול? מה עם פייסבוק צריך לטפל? הדוא"ל שלו גרם לי לשאול כמה שאלות בחזרה, עליהם היה צריך לענות. אף על פי שהדוא"ל הראשוני שלו היה קצר, בסופו של דבר החלפנו יותר מיילים ובזבוז זמן רב יותר מאשר אם היה כולל מעט מידע נוסף בפעם הראשונה. אם הוא היה מוסיף עוד כמה מילים, נאמר, "טפל בתגובות המשתמשים בפייסבוק דבר ראשון היום מכיוון שהיו לנו הרבה תלונות בן לילה", היינו יכולים להימנע מיותר קדימה ואחורה.
להיות חכם עם המילים שלך וקצר בביצוע שלך לא אומר רק להיות קצר. וודא שאתה עדיין ברור עם ההודעה שלך.
לסכם מחדש
לפני שתפטר דוא"ל, קח 30 שניות נוספות וקרא אותו. שאל את עצמך את השאלות הבאות:
- האם יש נקודה ברורה וקל להבנה למייל זה?
- האם יש משהו שאני יכול להוציא שלא מוסיף לעיקר?
- האם ניתן לפשט משהו?
ככל שתאמן את עצמך לבחון את הכתיבה שלך, כך תראה שיש תחומים לשיפור. וחשוב מכך, ככל שתתחיל לבצע שינויים אלה באופן אוטומטי בהודעות דוא"ל עתידיות.
טיפ אחרון: הכנס את הדוא"ל לדלפק מילים כדי לראות כמה מילים אתה ממוצע כעת בדוא"ל - זה עשוי לזעזע אותך. עקוב אחר ההתקדמות שלך ובדוק כמה נמוך אתה יכול להגיע.
