רק לפני שעזרתי לאחי בגיל הקולג 'לפרוץ (הקמה, הקמה) את תיבת הדואר הנכנס שלו והסברתי כמה מהניואנסים של שיטת התקשורת הכל-כך-ידועה הזו, הבנתי כמה כללי אי-מייל לא כתובים התפתחו במהלך השנים.
חלקם די ברורים, אך שווה לחזור עליהם (כי אני עדיין רואה אנשים שוברים אותם מדי פעם). ואחרים אינם אינטואיטיביים באופן מיידי - אך אם כל אחד מהם עוקב אחר כך, היה עוזר לכולנו לשלוח ולהגיב לדוא"ל טוב יותר.
אז אני מכניס אותם לכתיבה. עיין ברשימה וחזור אחריי: "אני נשבע בחגיגיות שאקיים לנצח אחר כללי הדואר האלקטרוני."
-
שורת הנושא שלך צריכה להיות תמיד תיאורית. "מבוא" אינו מספיק תיאורי. "מבוא: אלכס (המוזה) // ג'ניפר (XYZ Co)" עדיף.
-
שמור על כל דוא"ל קצר ככל שתוכל; זה חוסך לך זמן, וחשוב מכך, מכבד את הזמן של הנמען.
-
ככל שתגיב מהר יותר, מותר לך להיות בתגובה שלך.
-
כלול תמיד שורת הקשר אחת אם הנמען לא מצפה לדוא"ל זה. זה רלוונטי לאימיילים ראשונים ("זה המקום בו נפגשנו") כמו באימיילים למישהו שאתה עובד איתו באופן קבוע ("דוא"ל זה הוא השלב הבא של הפרויקט אותו אנו עובדים יחד").
-
הכנס קודם את ה"בקש "או" פריטי הפעולה "שלך בדוא"ל, לא אחרון והפוך אותם למפורשים. זה אמור להיות ברור מייד למקבל מה אתה רוצה.
-
אם יש תאריך יעד, תגידו זאת. אם הבקשה אינה דחופה, אמרו זאת.
-
אם אינך זקוק לתגובה והודעת דוא"ל היא FYI בלבד, אמור זאת.
-
הפוך את כל השאלות לספציפיות ככל האפשר. "מה אתה חושב על ההצעה?" אינה שאלה טובה. "האם נוכל להמשיך עם הצעת הספק של 20, 000 דולר עד יום שישי?" עדיף.
-
השתמש בכדורים או ברשימות ממוספרות במידת האפשר. אלה קלים יותר לדלוף מאשר בלוקים של טקסט.
-
כשמשהו באמת חשוב, תעיזו אותו.
-
אל תעבור יותר מדי שימוש מודגש בהודעות הדוא"ל שלך.
-
השתמש בגופנים קריאים. קומיקס סאנס אינו פונט קריא.
-
אם אתה מקבל בקשה ממישהו אחר אך אינך יכול להגיב מייד, השב ליידע אותו או אותה מתי תגיע לזה. זה יחסוך לך דוא"ל צ'ק-אין ולעזור לאדם האחר לתכנן.
-
תמיד CC את המספר המינימלי של אנשים הדרושים כדי לבצע את העבודה. ככל שאנשים יותר ברשת הדוא"ל, כך תחושת האחריות לענות נמוכה יותר.
-
השתמש "השב לכולם" רק בעת הצורך באמת. אף אחד לא אוהב את אותו אדם שסותם את כל תיבת הדואר הנכנס של המחלקה.
-
אם מישהו נמצא בשרשור דוא"ל הוא או היא כבר לא צריכים להיות פעילים, העבירו את אותו אדם ל- BCC בתשובה הבאה שלך, ואמר זאת בשורה הראשונה של הדוא"ל. ("סם, תודה שהצגת את מרי ואותי - אני אעביר אותך ל- BCC ואקח את זה מכאן.")
-
תמיד השתמש באינטראסים כפולים להצטרפות. אם לא, אנשים יתחילו לפחד לשמוע ממך.
-
אל תחטוף פתיל בנושא אחד כדי לדון בנושא אחר. התחל במקום זאת פתיל דוא"ל חדש, עם שורת הנושא והנמענים הרלוונטיים.
-
אל תערום הלאה. אף אחד לא זקוק למייל ה -20 "גם זה נראה לי נהדר!".
-
אם אתה שולח דוא"ל למטרות עסקיות, ציין את פרטי הקשר שלך ואת הכותרת שלך בכותרת התחתונה. ככל שפשוט יותר, כן ייטב.
-
אם אתה שולח דוא"ל לאדם עסוק מאוד, זה מקובל לחלוטין וקצת צפוי שתעביר את הדוא"ל הראשוני אליו או אליו באמצעות הודעת המשך לאחר שבוע-שבועיים. רוב האנשים העסוקים דורשים לפחות אחד כזה. אל תעשו יותר משלוש.
-
לא מקובל לבצע מעקב אחר דוא"ל תוך 48 שעות אלא אם כן הוא באמת דחוף. אנשים רבים מתייחסים לדוא"ל כאל סוג של התכתבויות וייתכן שהם בעלי עדיפות גבוהה יותר מאשר לענות לך מייד.
-
אם אתה מקבל או רוצה לשלוח דוא"ל זועם, המתן עליו. אם זה דחוף, התקשר בטלפון במקום זאת.
תגיד לנו! אילו כללי אימיילים תוסיף לרשימה זו?
תצלום של נשים עם מחשבים באדיבות Shutterstock
